新時期人事檔案數字化應用及解決方案分析

周 俊

（湖北省恩施州利川市人力資源和社會保障局，湖北 恩施土家族苗族自治州 445400）

數字化就是將信息轉變為數字信號，通過0和1來快速識別計算機技術的發展，能夠使人與數字融合為一體，任何一個數字化信息都有一個明顯的字節。隨著社會經濟的發展，數字化并不局限于計算機技術，與人們的日常生活緊密相連，通過數字化的方式為人們提供更多更好更優質的服務。人事檔案的重要性決定了其社會價值。人事檔案會成為社會歷史發展不可缺少的因素，是用來傳遞過去和現在的，可以為未來制定更好的計劃。

1 人事檔案管理的主要問題

1.1 人為因素

在人事檔案管理中，由于檔案管理人員自身素質較低，缺乏專業的培訓，這樣也使得檔案結構不合理，大量高層次檔案專業人才缺失，使得檔案管理無法達到預期要求，嚴重影響了人事檔案管理工作的開展效果。在數字化檔案建設中，由于人為因素的影響，導致各種操作不當，使得重要資料丟失或破壞，嚴重影響了人事檔案信息化技術的開展效果。

1.2 環境因素

在網絡環境高速發展的背景下，各種各樣的木馬、黑客、病毒軟件層出不窮，對信息安全造成極大破壞。人事檔案數字化建設如果不夠重視對人事資料的妥善保管，也很容易造成信息丟失。在檔案資料管理方面，缺乏完善的管理機制，這樣也會造成人事單位檔案資料存在明顯的問題，檔案無法得到有效利用，不符合為人民群眾服務的要求。

1.3 職業道德因素

在人事資料檔案管理方面，最主要的是有管理人員對檔案進行收集和整理，所以管理人員的職業道德水平會直接影響檔案管理工作的開展效果，一旦管理人員出現職業操守的問題，必然會導致傳統檔案受到嚴重影響。很多單位忽視了對人事資料檔案管理的正確認識，管理人員缺乏足夠的責任心，沒有保證檔案資料的有效發展，甚至沒有將檔案管理工作納入單位管理工作之中，使得單位缺乏完善的檔案管理制度。

2 人事檔案數字化建設的作用

2.1 提高經濟效率

過去檔案管理使用廣泛模式，即增加辦公室職員和辦公室費用是解決這個問題的唯一手段，結果是管理費用大幅增加。檔案的數字化管理不僅可以將傳統的紙質檔案信息對象轉變成機器可讀的檔案，節省儲存成本和空間，而且還可以非常方便快捷地確認，防止資料復制的問題。

2.2 提高辦公效率

通過數字人事檔案管理及時存檔和盡快使用數據。以組織部門為例。干部任命和晉升需要詳細準確的人事檔案信息。但是檔案的數字化管理可以提供詳細及時的數據和信息，為領導決策提供服務。同時，使用數字人事檔案管理，您可以非常簡單地查詢數據，并使辦公室職員無需離開家即可了解世界上的主要事件。由于信息的時間和空間流動，數字存檔實際上成為“無墻存檔”，存檔基本上從人事檔案實體的存儲庫變成了提供方便使用的信息控制中心。

3 人事檔案數字化問題的有效解決措施

3.1 提高數字化檔案管理的安全性

在數字化檔案建設的過程中，最主要的就是確保數據資料真實準確，在數字化檔案建設時，應該運用各種現代化的技術手段，提高對數據資料的利用效率，保證數字檔案建設水平全面提升。充分增強其使用價值，避免造成損失，集中力量加強對數字化檔案的建設水平。在檔案數字化轉換的同時，應該加強對檔案信息的安全處理，做好備份管理工作，運用現代化的技術手段，提高檔案資料的整體利用效率，避免出現人為檔案資料丟失的情況，增強人事檔案管理的利用效率，有效地促進了我國各項事業的建設和發展。

3.2 開發出適合本單位的數字軟件

數字化檔案的建設離不開配套軟件的支持，所以在數字化檔案建設時，要加強對軟件硬件的開發與利用，在過去單位建設數字化檔案時，往往會選用現成的軟件模板進行設計，這樣就很容易造成數字化檔案管理起不到應有的效果，而在新時期根據對單位的實際情況進行分析，確保檔案管理工作開展效果得到增強，這樣也可以全面提升數字化檔案建設的質量，保障單位數字化檔案管理的效果大幅度提升。

3.3 制定數字化檔案管理機制

確保數字化檔案順利推進，最重要的就是積極加強對數字化檔案管理制度進行創新與優化，通過多種技術手段制定符合單位發展需要的人事檔案管理資料和管理機制，確保單位的各項制度有機連接，相互協調，共同推進數字化檔案的一體化發展。

3.4 加強管理人員職業素質

數字化檔案建設中管理人員的素質會直接影響建設的質量，為此，必須要積極提高對檔案管理人員的職業素質考核，讓他們能夠建立健全完善的數字化評價機制。這個數字化檔案管理效率大幅提升。通過加大對管理人員的綜合素質培訓，讓他們能夠樹立正確的數字化檔案管理意識，明確數字化檔案建設的重要責任，同時也能夠增強數字化建設的質量與水平。同時還要積極提高管理人員的政治素養，讓他們深入學習我黨的政治思想，武裝自己的頭腦，灌輸“為人民服務，為社會服務”的宗旨，樹立正確的人生觀、價值觀和世界觀，提高檔案管理人員的技能與水平，使他們擁有過硬的技術本領，確保系統掌握管理的專業知識。

4 結語

人事檔案數字化建設順應時代發展的趨勢，也是我國現代化信息系統建設的重要組成部分，只有積極加強人事檔案資料管理的整體效果，全面推進人事檔案數字化建設水平，才能夠有效解決人事檔案數字化資料存在的各種問題和不足，并采取多種措施加強人事檔案管理的效率，滿足人事檔案數字化發展的需要。