探索事業單位檔案管理信息化建設的途徑

何 英

（北京環境特性研究所，北京 100854）

在當前大數據時代背景下，對數據進行收集及分析均具有一定的復雜性，所以開展相應的工作還需以互聯網為基礎。根據目前的情況來看，我國多個行業均已對大數據進行不同程度的應用。作為與人民群眾日常生活具有密切關聯性的組織，事業單位有必要對大數據進行充分應用，以提升工作的便捷性，從而實現檔案管理工作的優化，實現檔案管理工作效率及質量的提升，可見對大數據進行應用，有利于推動事業單位管理工作的創新及發展。

1 事業單位檔案管理信息化的優勢

1）檔案存儲環境的優勢。過去很長一段時間以來，檔案管理基本上都是人工管理模式，事業單位內部檔案資源主要以紙質為主，但是紙質檔案材料因為時間因素和存儲管理方式的影響，可能會逐漸損壞或丟失，不利于檔案管理利用工作。因此，應推進檔案信息化建設，借助信息管理系統的構建，促進紙質檔案資源電子化，更好地對檔案資源進行管理非常關鍵。檔案可以存儲在硬盤等各種介質中，占用空間更小，可以更加快速地存儲和管理，對存儲環境的要求也進一步降低。同時，電子檔案資源可以為管理者和利用者提供更加便捷的查詢利用服務，利用者可以第一時間找到所需內容，促進檔案管理科學化水平的提升[1]。

2）檔案利用的優勢。事業單位管理者必須充分認識到檔案管理工作對于促進本單位健康發展的重要意義，如何科學開展檔案管理工作，實現檔案資源的高效管理，是檔案管理人員應當重視的問題。傳統的檔案管理模式在查詢與利用中表現出一定缺陷，如檔案資料老化、查詢流程繁瑣、等待時間長等，應用信息化技術后，能夠優化檔案檢索查詢流程、促進檔案利用效率的提升，真正發揮出檔案的價值。

2 行政事業單位檔案信息化建設現狀

1）信息化建設規劃不足。雖然當前部分事業單位將檔案信息化建設納入事業單位年度工作計劃之中，但在具體落實過程中很多行政事業單位并沒有真正地將檔案信息化建設相關工作落實到位，也沒有形成長效的檔案信息化建設機制。特別是很多行政事業單位主要領導對于檔案信息化建設重視程度不足，認為檔案信息化建設并不是行政事業單位主線工作，因此，沒有給行政事業單位檔案信息化建設提供足夠的人力、物力和財力支持，導致部分行政事業單位檔案信息化建設相對滯后，這也在一定程度上影響了行政事業單位檔案信息資源利用和共享[2]。

2）信息化建設基礎薄弱。一是軟硬件基礎設施匱乏。行政事業單位檔案信息化建設需要足夠的軟硬件基礎設施支持，特別是對計算機設備和檔案管理信息系統要求較高，但當前行政事業單位對于檔案信息化建設投入的資金有限，難以購買當前比較先進的計算機設備和信息管理系統，即使購買了相應設備，后期的維護和更新換代也是捉襟見肘。信息化建設基礎薄弱，在很大程度上限制了行政事業單位檔案信息化建設，也難以對檔案信息資源進行整合和共享；二是檔案信息化建設基礎環境不理想。要想實現行政事業單位檔案信息資源的共享，首先就要確保行政事業單位檔案信息資源的安全性，但當前很多行政事業單位檔案管理辦公條件較差，缺少必要的防護措施和監控措施，存在一定程度的信息資源安全問題。

3）檔案復合型人才匱乏。行政事業單位信息化建設需要以人才作為保障，特別是在檔案信息化建設過程中需要大量的復合型人才，其既對檔案信息化建設有所了解，同時也掌握一定的信息技術。但當前這類人才比較缺乏，即使有檔案信息化復合型人才很多都被上級檔案部門“招致麾下”，難以進入行政事業單位從事檔案工作。而檔案管理人才水平的高低直接影響行政事業單位檔案信息化建設與資源共享[3]。

3 新形勢下事業單位檔案管理信息化建設的策略

1）完善制度機制，規范化檔案信息化管理。一是事業單位需依據自身具體狀況，不斷優化和完善檔案管理制度，即注重網絡技術人員與檔案管理工作人員之間的管理，結合相關規章制度來確保兩者之間的有效溝通，以此來確保事業單位檔案管理信息化的有序建成；二是事業單位可結合實際情況來制定對應的績效考核制度，并與檔案管理人員的薪資績效相聯系，以此來調動檔案管理人員的工作積極性，大大提升檔案管理信息化建設的科學性與合理性；通過建立并完善獎懲機制，依據檔案管理人員工作的具體表現來對其進行一定的獎懲；三是事業單位需制定科學合理的維護檢修制度，指定專門的網絡技術人員對所有軟硬件進行定期檢修和更新，從而保證檔案管理信息化平臺的作用得以全方位地發揮，為廣大人民群眾提供更加便捷、安全、優質的服務[4]。

2）加強對檔案數據庫的管理。信息化時代人們交流的媒介主要以數字為主，通俗地講就是數據信息化。計算機在檔案管理工作中通過對數據庫的管理，可以將檔案信息進行快速傳遞，然后通過計算機平臺對其進行存儲。因此，事業單位應該加強對檔案數據庫的管理，使數據庫的檔案管理和存儲能力能夠與時俱進，滿足當今社會所需。

3）電子檔案的開發利用。促進紙質檔案資源的轉化不是事業單位檔案信息化管理的核心目標，對電子檔案材料進行科學深入地開發利用，充分發揮出電子檔案的價值，這才是檔案信息化管理的根本目的所在。推進信息化管理，深入開發數字檔案資源，就應當深入研究電子檔案數據庫的建設工作，唯有在網絡環境下才可以實現電子檔案資源的共享與高效利用，所以應盡快做好此項工作[5]。

4）強化檔案信息安全保障系統。針對資源信息開展管理工作向來十分重要，尤其是在政治建設、經濟建設以及社會發展的過程中都有著非常重要的作用。在信息快速發展的當今社會更是如此，采取保障信息安全性的有效措施極為必要，只有使信息的安全性得到保障，才可以使檔案管理系統更加完善，同時，這也是最基本的前提條件，所以應該強化檔案信息安全保障系統。傳統的檔案管理模式雖然存在一些弊端，但不可否認的是，傳統檔案信息管理中依然有一部分可取之處，因此，要多加利用，如傳統檔案信息管理嚴謹、有序的方式，在今天的信息時代中仍可以被采納。因此，將信息技術和網絡技術應用到檔案信息管理中不是要將其替代，而是對傳統檔案信息管理進行升級，以此滿足當今社會的需求[6]。

4 結束語

當前，科學技術高速發展，大數據時代隨之到來，大數據得到了越來越廣泛的應用。對于事業單位來說，對大數據進行應用，其在發展過程中能夠具有更多優勢。從實際情況來看，事業單位中的檔案管理工作能夠對各方面工作的開展產生重要影響，并且對大數據思維模式進行應用，有利于改進事業單位的檔案管理方式方法。