關于鐵路建設檔案信息化建設的若干思考

閆學謙

（山東省招遠市鐵路建設服務中心，山東 招遠 265400）

檔案的作用在于記錄相關信息，具有社會學、實效性、價值性和教育性，對任何企業或者企業主管部門來說，檔案管理均具有重要的意義。現如今鐵路建設成飛速發展的趨勢，鐵路的檔案信息化建設也是鐵路發展的重要組成部分之一。現如今鐵路建設相關工作，如前期環評、征遷、規劃等各項手續辦理工作，協調工作，服務項目建設，需要管理的檔案資料繁多，因此加強鐵路檔案信息化建設十分重要。保證檔案管理工作的科學合理性，為鐵路建設單位提供更好的服務。

1 檔案信息化建設概述

1）含義。檔案信息化指的是檔案管理工作模式的更新，傳統模式下檔案管理工作的中心在于對實體檔案的保存，而信息化建設的目標便是實現對數字檔案的保存。通過數字化信息技術，為企業提供優質的檔案服務。檔案信息化建設需要對檔案信息進行數字化及網絡化處理，完成信息的共享[1]。檔案信息化建設的過程中，工作人員需要使用多種先進技術方法，例如數據壓縮技術、掃描技術等，將傳統紙質文件以電子的形式儲存在系統中，建立相應的檔案信息庫。

2）可行性。現如今科技發展迅速，信息技術得到了各行各業的廣泛應用，這也為提高管理水平，加快信息化建設提供了捷徑。現如今，幾乎所有的企業都具備計算機網絡系統，工作人員也可以進行相關操作，完成相應的檔案處理工作。越來越多的企業開始進行檔案信息化建設，為檔案管理工作提供經驗。信息化技術是檔案信息化建設的技術保障，有助于保證檔案管理工作的規范化，促進企業的現代化發展。目前我國也出臺了諸多檔案管理條例，提高了企業對檔案信息化建設的重視度，有助于促進檔案信息化建設的發展。

2 當前鐵路建設檔案信息化建設現狀

1）鐵路檔案管理存在的問題。（1）檔案管理模式滯后。傳統鐵路檔案管理模式的主要實現形式多為文本及聲像資料，例如如果需要使用鐵路建設征遷手續辦理相關檔案，利用項目規劃資料辦理相關用地手續等等，都需要在檔案室進行查詢，對相關文本進行打印。隨著信息技術的飛速發展以及環境的變化，信息更加注重實效性，人們習慣通過信息系統快捷地得到相關信息，對其進行使用。傳統鐵路檔案管理模式對檔案使用的快捷性造成一定的影響。（2）缺乏對檔案管理工作的重視。對鐵路系統來說，很多企業、企業主管單位缺乏對檔案管理工作的重視，工作人員的責任意識明顯不足。鐵路站段整合后嚴重忽視檔案管理工作。在新時代的大背景下，全新的載體、門類及領域等檔案不斷涌出，對工作人員的能力也提出了更高的要求，但是一些工作人員綜合素質低下，業務操作不熟練，無法落實檔案管理工作，工作主動性不佳，對檔案管理信息化建設造成嚴重阻礙[2]。（3）不具備相應的激勵制度。鐵路企業均為國有企業，在市場經濟飛速發展的趨勢下，管理體制沒有緊跟時代發展潮流。檔案管理工作不具備相應的激勵機制，靈活性不佳，并且工作人員的薪酬待遇不佳，對其工作積極性造成一定的影響。

2）鐵路建設檔案信息化建設存在的問題。（1）管理制度滯后。鐵路檔案信息化建設需要有效的制度保障，但是結合現狀分析，目前檔案管理制度相對落后，很多企業或者企業主管單位仍使用傳統制度，不符合時代發展需求，不利于開展檔案信息化建設，對檔案管理工作的質量和效率造成嚴重影響，并且在信息化建設過程中，開發和使用檔案沒有相應的控制標準體系，阻礙信息化建設的發展。（2）人才和資金的匱乏。信息化建設勢必需要大量的專業人才，人才質量也決定信息化建設的水平。但是鐵路檔案管理工作人才匱乏，主要原因在于領導層的不重視以及相應培訓機制的缺失，直接導致檔案管理工作人員素質參差不齊，并且工作人員流動性較強，不符合管理人才的要求。除此之外，工作人員缺乏系統全面的教育培訓，綜合素質參差不齊，不符合信息化建設的要求。因此，檔案管理工作人員不僅需要具備充足的檔案管理經驗，同時還需要全面掌握相關信息技術的使用方法，能夠在工作中熟練應用。但是鐵路部門缺乏對工作的重視，資金投入力度明顯不足，對信息化建設的發展形成阻礙[3]。

3 鐵路建設檔案信息化建設措施

1）強化基礎設施建設。檔案信息化建設的前提便是完善基礎設施建設，對鐵路企業、鐵路建設管理單位來說，需要加強對檔案信息化建設的重視，就要加大資金支持力度，強化硬件設施建設，營造安全高效的網絡環境。首先需要配備檔案數字化設備，結合鐵路建設服務情況，引進容量較高、運行速率較高的服務器，為檔案工作管理的開展提供技術保障，提高信息處理速度，確保各類電子檔案文件得到合理的管理和應用。同時需要優化網絡體系，保證信息資源的實時共享。最后需要強化檔案信息安全建設，確保鐵路系統檔案網絡平臺的安全性，保證數字檔案信息的安全性，不僅需要在軟硬件設施上做好安全保障工作，還需要建立完善的安全管理機制。

2）建立數字檔案資源。鐵路建設檔案信息化建設的重心在于檔案信息資源的建設，并且檔案信息資源建設是一項長期系統性工作。檔案部門在接收實體檔案的過程中也需要接收電子檔案。對檔案歸檔的過程中，明確實體檔案及電子檔案的儲存期限、順序等，提高管理水平。檔案信息資源建設過程中，需要提高電子檔案收集水平，做好數字檔案數據庫建設工作，全面更新和轉換傳統工作模式，提高鐵路建設檔案的信息化管理水平。

3）完善管理體系。傳統檔案管理模式相對落后，因此，鐵路企業和鐵路建設主管單位需要完善管理體系，為鐵路建設檔案信息化建設提供保障。現如今檔案載體呈飛速發展，致使管理方法也變得更加現代、先進，信息化建設有助于提高檔案管理工作質量。鐵路企業需要結合電子文件特點，使電子檔案管理工作規范化，明確工作人員的職責，確保相關工作的順利進行，提高檔案管理科學化水平[4]。

4）建立專門的系統和服務平臺。檔案管理系統需要具備收集、管理、保存及應用幾項基本功能，并且還需要保證數據的恢復及備份、日志管理、權限管理及安全維護等功能。系統能夠接受電子文件及相關數據，收集關鍵信息，實現檔案管理工作的數字化發展，保證資料的真實性和完整性。對于鐵路系統中的電子檔案，需要對其進行及時脫機歸檔，同時移交電子及紙質版檔案，合理保存[5]。

4 結語

綜上所述，在新時代的大背景下，檔案管理工作無論是對企業管理主管單位來說，還是對鐵路企業來說變得愈發重要。鐵路企業需要加強對檔案管理工作的重視，促進鐵路建設檔案的信息化建設，進一步提高鐵路企業檔案管理工作的質量及效率。企業建設服務主管單位要注重檔案信息化、規范化、制度化管理，建立起從項目規劃、立項、用地、征遷、建設、開通運營等閉環式檔案資料數據庫。首先最重要的就是工作人員需要及時發現檔案管理工作及信息化建設過程中存在的問題，全面分析問題，采取有效的解決措施解決問題，保證檔案管理工作的有序開展，促進其信息化建設。