關于單位檔案管理信息化建設的有效思考

丁曉麗

（遼源市龍山區(qū)就業(yè)服務局，吉林 遼源 136200）

事業(yè)單位檔案管理為事業(yè)單位的日常工作提供了基礎保障，但是現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案信息化管理卻還存在一定的問題，例如管理目標不明確、管理人員的各項能力有待提升、缺乏基礎管理平臺等等，制約了事業(yè)單位檔案管理發(fā)展，遲遲無法實現(xiàn)信息化，也無法為事業(yè)單位的日常工作和特殊工作提供支持。因此，事業(yè)單位檔案信息化建設還需要制定有效、明確的管理目標、打造一支高素質的檔案管理員工隊伍、建立完善的基礎平臺，才能有效促進事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設的必要性

1.1 實現(xiàn)檔案資料的永久保存

在事業(yè)單位當中存放有許多紙質檔案，但由于紙質檔案的管理十分繁瑣，且紙質檔案非常容易受到陰雨天氣的影響，一旦存放環(huán)境潮濕，紙質檔案就會出現(xiàn)發(fā)霉的現(xiàn)象，難以長期有效保存，很容易出現(xiàn)檔案信息丟失等情況。并且紙質檔案的查找也十分困難，需要花費大量的時間和精力。而電子檔案管理就相對便捷，可以將檔案存儲在電子磁盤中，大大節(jié)約了檔案存儲空間問題。不僅極大地節(jié)約了檔案存儲空間，使用信息化管理方式來管理事業(yè)單位的檔案信息還能夠有效預防檔案信息丟失，確保信息的完整性，真正實現(xiàn)檔案信息的永久保存。

1.2 方便事業(yè)單位管理檔案信息

現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案信息分為兩類，紙質檔案、電子檔案。檔案資料數(shù)據(jù)量大，管理過程十分復雜，有很多程序性要求，在實行檔案信息化建設后可以進行紙質檔案與電子檔案的整合，簡化檔案管理工作程序。通過搭建基礎平臺，在通過關鍵字搜索有效查找所需的檔案資料，同時也可以使用平臺進行檔案數(shù)據(jù)管理，既簡便又高效。

1.3 拓展了檔案的職能

事業(yè)單位的檔案信息化建設轉變了傳統(tǒng)的紙質人工錄入檔案方式，開始利用數(shù)字媒體技術實行電子錄入，有效地提高事業(yè)單位檔案處理的效率，讓事業(yè)單位的檔案職能開始轉變。檔案管理不僅僅是保存，而是全面的信息資源的采集、管理、存儲服務。讓事業(yè)單位檔案管理的職能更加全面，從而為事業(yè)單位發(fā)展貢獻更多的價值。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的不足之處

事業(yè)單位檔案管理主要負責管理事業(yè)單位的信息數(shù)據(jù)和相關資料，對于事業(yè)單位來說檔案管理是基礎性的管理工作。檔案管理不僅要收集和保存相應的數(shù)據(jù)和資料，更要對數(shù)據(jù)資料進行科學加工和規(guī)范整理。但在當前在事業(yè)單位檔案管理的過程中卻還有許多不足之處，需要將這些問題有效解決后，才能真正高效地開展檔案管理信息化建設。目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題有：第一，事業(yè)單位檔案管理的目標不夠明確，導致信息化建設無法有效推進。檔案管理工作難于順利開展，此外由于沒有明確的檔案管理目標，許多工作人員在工作中無法有效發(fā)揮主觀能動性，工作流程也無法得到有效規(guī)范。事業(yè)單位檔案管理效率較低，無法真實發(fā)揮其價值。第二，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力素養(yǎng)有待提升。隨著社會的進步，新技術的不斷出現(xiàn)，對于事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)能力要求在不斷增強。當然部分沒有跟隨時代發(fā)展更新觀念、學習科學技術的檔案管理人員已經(jīng)落后于時代發(fā)展，在開展信息化建設過程當中無法適應，還需要組織相關人員進行培訓學習，有效提升單位檔案管理的效率。此外，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化缺乏專業(yè)的信息化平臺，同時在建設過程當中也沒有充分使用互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字技術，沒有充分實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的基本職能和潛力挖掘。因此在新時期下，事業(yè)單位檔案信息化建設還存在一定問題，還需要深入分析，找到合理解決的途徑，做好信息化建設，為事業(yè)單位檔案管理發(fā)展開辟出的相一條嶄新路徑，讓事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

3 新時期強化事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施

3.1 明確檔案管理目標

事業(yè)單位檔案管理目標不明確，需要事業(yè)單位檔案工作人員高度重視，根據(jù)本單位的實際情況，制定合理的工作目標問題。積極進行事業(yè)單位檔案工作改革，積極推行事業(yè)單位檔案管理信息化建設，以信息化建設為事業(yè)單位檔案工作的管理目標，同時事業(yè)單位檔案管理工作需要積極進行探索，不斷改革創(chuàng)新。因此，要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，應該積極使用現(xiàn)代科技，不斷更新發(fā)展理念。以信息技術為工具，在工作中明確信息化管理的方向。積極地進行改革探索，摒棄傳統(tǒng)的管理方式，檔案管理信息化建設更進一步。以信息化建設為目標更好的引領事業(yè)單位檔案管理工作的開展，讓事業(yè)單位檔案管理工作為單位人員提供更加全面快捷的服務。

3.2 提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力

隨著時代的變革，社會對于人才的要求正在不斷的提高。因此事業(yè)單位檔案管理人員需要跟隨時代發(fā)展步伐有效更新觀念，提高自己的專業(yè)能力。人員能力和素質對于事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升有直接的關系，甚至決定了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向。因此事業(yè)單位應該組織檔案管理工作人員進行學習，提升能力，有效提高檔案管理人員的信息化建設能力，確保其能夠有效開展信息化管理工作。鼓勵員工不斷學習，豐富自己，并且將自己所學到的新技術、新理念運用到檔案管理信息化建設當中。同時為員工提供實際鍛煉機會，有效來提高檔案管理人員的綜合能力。事業(yè)單位還需要對檔案管理人員進行定期的規(guī)范化培訓，充分調動工作人員的主觀能動性，為單位貢獻自己的力量。

3.3 建立事業(yè)單位檔案管理基礎平臺

信息化建設是新時代事業(yè)單位檔案管理發(fā)展中的重要內容，信息化管理方式能夠有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的速度，保證紙質檔案與電子檔案的信息安全。通常情況下，信息化檔案管理會涉及檔案的錄入、檢索、整合和保存等多項內容，讓繁瑣的數(shù)據(jù)變得簡潔，同時有效簡化了材料傳送工作。而信息化平臺的建立會讓事業(yè)單位檔案管理變得規(guī)范化，在平臺當中檔案的存儲和收集整理變得更為方便。單位人員也可以通過平臺來調整、檢閱、查找檔案信息，讓事業(yè)單位檔案管理工作為單位發(fā)展提供更為全面的服務。

4 結語

綜上所述，新形勢下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設能夠有效地提高事業(yè)單位檔案管理部門服務公眾、服務社會的能力，需要相關部門引起高度重視，做好長期發(fā)展的規(guī)劃，以便于促進單位的健康發(fā)展。雖然目前事業(yè)單位檔案管理工作還需要不斷完善，但只要積極探索，堅持正確的發(fā)展理念，一定能夠找到真正適合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化建設道路。