探究檔案信息化建設與工程檔案管理

張軍娟

（南平武夷新區投資開發集團有限公司，福建 南平 354200）

工程檔案管理，是建筑項目管理結構中不可缺失的部分，它能夠以文字、視頻、圖片等方式，將本次項目建設前、中、后等環節等資料都保存下來，實現了建筑行業發展情況記載。為適應當前社會發展需要，工程檔案管理工作，正在向著信息化、現代化的趨向轉變，這也是信息技術在社會發展和行業建設中協調性融合的直接體現。

1 檔案信息化建設

信息化，是與傳統的紙質信息記載方式相對應的資源管理方法。它主要在于借助數字化程序、智能化手段，實現資料內容的保存和整理[1]。檔案信息化建設，就是充分利用數字化程序，一方面承接傳統的文字記錄方式，對檔案信息進行書面整理，一方面是利用大數據、虛擬程序指令，通過圖片、視頻、音頻等方式，將檔案信息資源很好的整理起來，以實現迅速、精準進行信息資料梳理和長期性保存的效果。比如，建筑工程檔案借助數字化手段管理時，技術人員可以通過大數據模型，進行虛擬信息的記錄，以確保工程資料保留的更加完整，這就是檔案信息化建設具體運用的體現。

2 當前工程檔案管理中存在的問題

工程檔案，是指針對項目申請、確定、設計、建設、檢驗等多個環節中的相關資料，進行的系統化、立體化的資源整理方式。國內工程檔案管理工作的實施，呈現出整體穩定，但具體實踐層面缺失重重的狀態。結合國內建筑工程檔案管理的基本情況，現將其中存在的問題歸納為：

2.1 工程檔案管理結構混亂

工程檔案管理工作涉及了工程檔案管理的各個方面，由于管理人員并未清晰的做好工程檔案管理內容的劃分和整合，就會出現檔案內容混亂，亦或者是管理資料整合缺乏邏輯性的狀況。雖然從宏觀層面而言，結構混亂的檔案管理方式，也實現了檔案管理因素調節，但其實際運用的價值卻并不高。

2.2 工程檔案管理方法應用不當

工程檔案管理方法運營形式合理與否，也會成為影響工程管理活動實施成效的條件。從國內工程檔案管理的實際狀態而言，60%的工程項目檔案依舊采用紙質資料為主，電子檔案備份策略開展管理；同時，工程檔案管理工作具體實施期間，全盤肯定式的工程檔案管理活動實施，也會造成缺乏有效的方法篩選，出現工程檔案管理成效較低的狀況[2]。

2.3 工程檔案管理制度缺失

當前，正處于工程檔案管理工作轉型階段，逐步引導工程檔案管理活動規范化轉變的情況下，新舊管理制度對接層面臨著相互矛盾的情況。一方面，工程檔案管理制度中，存在著針對檔案收集結果進行管理，但收集過程不規范的問題。另一方面，工程檔案管理制度實施缺少外部監管環節，造成了新舊制度對接缺少約束的情況，大大影響了工程檔案管理成效。

2.4 工程檔案管理人員水平有限

工程檔案管理，是與項目整體之間都關聯密切的資料整合工作。隨著國內建筑行業的整體發展水平逐步提升，工程檔案管理人員的能力也逐步暴露出檔案管理思路簡單、自身能力水平較低、亦或者是理論與實踐水平之間不相匹配的問題。這些主觀層面的檔案管理問題，會直接導致投資公司檔案管理活動無法順利實施，甚至是實踐效果不佳的問題，它會增加項目投資公司的實踐成本。

2.5 工程檔案管理目標模糊

工程檔案管理活動具體實施期間，管理人員直接進行項目檔案的存儲，而沒有詳細的進行檔案資料的整理，會增加后續檔案資源運用的繁瑣性。或者是，工程檔案管理活動具體實施期間，多重管理因素方面分析上，沒有實行工程檔案管理因素的對應性評估，而是單純進行工程檔案管理結構的規劃，其過程也會導致工程檔案管理工作安排不夠協調的狀況出現。以上這些問題，均是由于工程檔案管理系列條件安排不協調所導致。

3 借助檔案信息化建設促進工程檔案管理工作優化

借助檔案信息化建設促進工程檔案管理工作優化方法包括：

3.1 清晰調節工程檔案管理結構

工程檔案管理活動具體安排和分析期間，為了確保各項工程檔案管理內部安排與外部分析之間相互一致，就要針對當前管理結構混亂的問題進行最優化調節。其一，工程檔案管理時，應依據工程管理基本結構，梳理出清晰的工程檔案管理脈絡，切不可隨意進行各種資料隨意堆積。其二，工程檔案管理期間，可充分利用大數據手段，創建立體化的工程檔案管理結構，以實現工程檔案管理系列要素的全面化整合。

某投資公司針對以投資工程項目進行檔案管理時期，為確保做好資料管理與時代發展相互適應，工作人員首先從本次工程檔案管理結構層面給予了相應的調整：1）依據本次項目工程建設情況，按照民用住宅工程管理資料整理要求，初步確定了項目檔案內容，主要從資金、工程品質、進度期限、市場銷售四個部分進行檔案整理。2）利用大數據程序，創建獨立的投資項目檔案管理文件夾，且一部分是按照項目進程進行縱向梳理，一部分按照核心檔案管理點進行橫向整理。3）對于工程檔案管理中模糊資料，運用大數據檢測分析程序，將其歸類到最接近的領域中，并做出“特殊”標注。

投資公司進行工程項目檔案管理活動期間，逐步形成邏輯清晰的工程檔案管理結構，避免集中性開展多重管理因素的堆積，亦或者是單方向進行工程檔案管理狀態分析，均迎合了檔案信息化建設的整體需求。

3.2 有序選擇工程檔案管理方法

工程檔案管理工作雖然看似簡單，但其中依然存在著諸多技巧，如果管理人員直接按照具體狀況，毫無標準的隨意進行檔案管理系列要點的對應分析，也會對檔案管理的成效造成一定的沖擊。為此，工程檔案管理工作具體實施期間，也需要對檔案管理方法運用情況進行綜合調整。

某工程投資公司進行信息化檔案管理方法運用期間，為了確保項目工程檔案資料科學合理的推行下去，技術人員就主要從工程檔案管理具體活動實施的方法選擇層面加以調節：1）對本次工程投資項目進行全面的了解和分析后，采用虛擬模型對工程項目建設中的相關資料情況進行評估。發現本次項目中不僅包含了前期設計圖、成本核算等專業性檔案資料，還包括后期竣工結算、市場運行周期成本回收比率等方面的內容。為避免大量數據資料整理期間出現誤差，管理人員借助專業工程檔案管理建設程序，以實現從工程檔案管理實際出發，不斷實行工程要素合理調節的成效。2）本次工程中還包含了局部附加綠化工程建設部分，但由于建設區域相對較小，且較為零散，這部分主要采取人工跟隨識記法進行信息化檔案管理。3）待本次整體工程建設項目活動全面結束后，工程檔案管理人員，需要將這兩個部分的資料有序整合在一起，以確保工程檔案管理活動開展，滿足檔案管理方法得當，管理手段協調的信息化服務趨向。

工程檔案管理工作具體分析和研究過程中，注重檔案管理方法的選擇和研究，不僅能夠為后續實踐活動的展開提供清晰的實踐思路，更能夠避免工程檔案管理效率低下的問題。

3.3 調節工程檔案管理機制

工程檔案管理活動具體推進期間，做好檔案管理制度層面的對應調節，也是其活動具體展開中不能忽視的一方面。尤其是在當前信息化手段大范圍融合的情況下，更應注重檔案管理機制部分的合理化調整。

某工程項目進行檔案管理機制分析和研究時，為確保后續工程檔案管理活動的有序化展開，檔案管理人員就在信息化綜合建設的狀態下，著重從工程檔案管理制度層面給予優化：1）全面采用針對性、自動化程序，對公司投資工程項目的合作環節、施工環節、竣工環節等部分，進行檔案線上溝通與交流。2）工程檔案管理工作具體實施環節上，借助無線終端程序、多元化產業開發結構等環節，實行科學有序的工程檔案管理系列內容方面的科學化調控。3）工程檔案管理信息化服務制度確定時期，還充分利用了遠程無線、終端全景監管記錄設備，實行工程檔案管理工作機制對接方面的完善。

項目投資公司調節工程檔案管理機制的目的，是為了減少項目資源運作管理中的隱患，減少資本回收期間的額外支出。同時，工程檔案管理活動全面調節時期，也保障了項目工程檔案資料真實性。

3.4 工程檔案管理人員能力提升

工程檔案管理活動具體推進期間，為適應當前檔案信息化管理的態勢，從檔案操控主體的視角上進行多樣化實踐環節的對應分析，不僅能夠適應當前信息化水平逐步加強的環境需求，還是從信息化技術手段的應用層面出發，進行工程檔案管理能力調節，對相關性理論加以整理和定位。

某建筑項目工程投資企業進行工程檔案管理系列活動具體實踐期間，為確保投資公司實踐項目檔案管理工作有序展開，各項活動實踐層面所給予的人員層面所實行的能力研究內容歸納為：1）本次項目工程檔案管理資料整理和分析前，針對所有在崗檔案管理人員進行集中性學習，以確保每一個環節中，都能夠實現工程檔案管理規范化、標準化實施的狀態。2）建筑工程項目檔案管理系列活動具體分析時期，為確保各個方面活動協調有序對接，定期組織在崗人員進行信息化技術運用操作技術培訓。3）對于項目工程檔案管理人員中，專業理論較強、但實踐能力不足的群體，企業采取了智能化人工互動程度，自動進行實踐能力方面的輔助。而對于理論缺失、但信息技術操控靈活度較高的群體，則可以采取線上輔助性教學策略，開展項目工程檔案管理活動的對應調節。

項目投資公司進行工程檔案管理系列活動具體實施期間，不斷進行實踐群體層面的因素分析，并在信息化手段的應用之下，實行生產運作方面的內容評估和分析，它能夠最大限度的保障工程檔案管理的品質。

3.5 工程檔案管理目標清晰化定位

檔案信息化建設活動有序安排和分析期間，協調有序的進行工程檔案管理層面的優化，也應通過做好工作檔案管理定位解決問題。其一，工程檔案管理系列活動安排時期，應明確檔案管理的服務目標，從而將前期的檔案管理各項工作都很好的串聯起來。其二，工程檔案信息化建設時期，形成檔案收集前期、中期、以及后期三方相互協調的實踐體系，明確每一個環節都有哪些實踐條件，這樣就可以實現工程檔案管理多重因素協調的形態了。

比如，某投資公司進行工程項目檔案信息化管理與建設期間，檔案管理人員就將本次活動的目標定位為：1）科學協調的開展信息化實踐活動方面的對應安排，以保障工程項目檔案管理資料，呈現出科學化、協調性的實踐趨向。2）將本次項目信息化檔案資料分割為前期、中期、后續三部分，從而輔助工程檔案管理信息化轉變。

4 結論

綜上所述，探究檔案信息化建設與工程檔案管理，是信息程序在工程整體建設中融合的理論歸納。在此基礎上，本文通過清晰調節工程檔案管理結構、有序選擇工程檔案管理方法、調節工程檔案管理機制、工程檔案管理人員能力提升、工程檔案管理目標清晰化定位等方面，分析了工程檔案管理信息化轉變的方式。為此，本文研究成果，為當代工程檔案管理工作優化提供了新視角。