新時期事業單位人事檔案信息化管理研究

賈 超

（山東省淄博第六中學，山東 淄博 255300）

在事業單位中人事檔案是對職員的個人信息的概括，是對個人發展和狀態的依據，通過人事檔案，事業單位能夠更好的去運用人才，保證單位的順利運行，對事業單位的發展有著重要的意義。因此，要加快事業單位對人事檔案信息化管理的建設，促進其作用的充分發揮，提高工作效率，順應時代的發展潮流。

1 事業單位人事檔案管理信息化建設的重要意義

隨著時代的發展，信息化已經滲透到各個行業的發展中，因此對事業單位人事檔案信息化管理建設是時代發展的要求，與事業單位的發展有著緊密的聯系。由于傳統的人事檔案信息管理效率較低，管理成本也比較大，信息整理也比較困難，通過實現人事檔案管理信息化建設能夠有效的提高工作效率，減少工作人員的勞動量，減少了工作流程，利用信息化技術來處理信息，實現人員信息資料的收集。整理和歸類，保證了信息處理的精確度，同時也方便數據的調取和查詢，實現了信息的共享。由于人事檔案所包含的內容較多，利用傳統紙質的檔案管理不利于資料的保管與查詢，需要占用大量的空間，同時還要采取一定的防護措施進行檔案的保護，成本比較高。而通過建設信息化人事檔案管理有效的避免了這些問題，只需要將數據資料錄入系統，從而有效的減少了管理成本。傳統的紙質檔案信息存儲方式只能采用文字和圖片，形成比較單一，而信息化人事檔案能夠實現了資料的多樣化，使得檔案更加全面、客觀，促進了人事檔案的有效開發利用。

2 目前事業單位人事檔案信息化管理建設中存在的問題

1）人事檔案信息共享不全面。通過對事業單位人事檔案信息化管理建設的不斷完善，逐漸步入了正軌，然而在實際操作過程中由于地區對管理人事信息管理方式的不同，導致對信息化管理系統軟件的開發也不同，進而阻礙了信息實現共享的發展進程，即使建立了信息化的人事檔案管理，也不能全面實現信息共享，嚴重影響了對人事檔案管理資源的有效運用。

2）信息化管理設備不夠完善。近年來，隨著事業單位對人事檔案信息化管理建設的重視程度不斷加大，有效的促進了信息化建設進程。然而由于缺乏充足的資金，在建設人事檔案管理信息化的過程中不能全面的配置相關的基礎設備，包括計算機等。此外，缺乏管理經費會導致在人事檔案信息化管理工作進行過程中管理系統的不完善，阻礙了全面建設信息化人事管理的進程，降低了工作效率。

3）信息化管理標準不夠規范。要想實現事業單位人事檔案信息化管理最重要的因素就是建立規范的信息化管理標準，然而在實際操作的過程中事業單位的人事檔案管理缺乏統一規范的管理標準，不同地區的事業單位人事檔案管理不同，從而為查詢檔案等工作帶來了不便，如果想要獲得其他事業單位部門的人事信息就必須得到當地人事檔案管理處進行查詢、調取，缺乏統一規范得管理制度標準，阻礙了各部門之間得合作。

3 事業單位人事檔案信息化建設策略

1）重視對人事檔案信息化建設。在實施事業單位人事檔案信息化建設的過程中首先要加大對其的重視程度，應該從管理層為首，轉變思想觀念，緊跟時代的發展，對人事檔案的價值有著清楚的認知，明白其重要意義，進而加快對人事檔案信息化建設。由于建設信息化人事檔案需要投入大量的時間、金錢、精力，為了有效的實現事業單位人事檔案信息化的建設要從多個方面展開：第一，要對相關人員進行培訓，培養專業的人事檔案信息化管理人才；第二，對人事檔案管理負責人進行針對性的培訓，提高其管理能力以及專業水平；第三，要加大投資力度來招聘專業的技術人才以及管理人才，促進事業單位人事檔案信息化管理的順利進行。

2）對人事檔案信息化建設加強管理。通過對事業單位人事檔案信息化管理加強，進一步實現建設的統一。人事檔案管理信息化建設是十分復雜的工程，事業單位領導要給以一定的重視，確立建設目標，根據單位的實際情況進行適當的調整，合理分配信息化建設需要的人員、資金投入，促進人事檔案管理信息化建設的科學性、合理性。同時要定期的為人事檔案管理人員進行專門的培訓，進而促進管理人員專業知識技能以及管理水平的提高。此外，在對人事檔案信息化管理實踐過程中可以采用數字化的管理模式，所有的人事檔案信息均由國家進行統一的規范，再經過建立統一電子的人事檔案進行管理，保證在進行人事檔案管理時實現全國統一化，在管理過程中實現有法可依。為了促進事業單位人事檔案信息化管理建設的進程，應該對從事人事檔案管理的相關工作人員進行培訓和考核，保證其專業性，進而提高對人事檔案管理水平。與此同時，從事人事檔案信息化管理的相關工作人員要嚴格規范自身的行為，遵守事業單位的規章制度，保證操作的規范性、系統性、安全性、效益性，從而促進人事檔案信息化管理的建設順利進行。從宏觀的角度進行整體規劃，提高信息化建設的效率。

3）加大對人事檔案信息化建設的投資力度。要想實現事業單位人事檔案信息化建設，其必要條件就是充足的投入，包括資金、管理、設備技術等，其建設過程十分復雜。事業單位領導要對其管理給予足夠的重視，及時制訂相關的人事檔案信息化規劃，促進信息化建設的順利實施。有了充足的資金投入，才能更好的改善人事檔案信息化建設所需要的設備，根據實際環境情況來選擇購買，為建立電子檔案信息庫提高硬件設備。此外要充分保證檔案信息的完整性，保證檔案數據的規范程度。在采購硬件設備時要充分滿足網絡的安全性、管理的規范性、信息保存的及時性等。由于事業單位人事檔案管理信息化建設是十分漫長的過程，不應該急于求成，要將目光放的更長遠一些，實現持續發展。

4）加強人事檔案管理信息化建設的創新。事業單位在實現信息化建設的過程中要充分利用互聯網技術，進而有效的推進數字化人事管理的完善，促進管理系統平臺的更新，同時要科學制定相關的事業單位人事檔案管理系統平臺的建設方案，根據方案來進行相應的投入，進而促進人事檔案管庫信息化建設水平的提高。此外，對事業單位給予充足的資金支持，不斷地對人事檔案信息化管理設備進行完善、升級，提高其管理效率。在大數據的時代背景下，要重視在大數據云計算技術進行創新，提高電子化人事信息檔案的管理水平，對信息查詢路徑不斷的優化，實現信息共享，加強對個人信息的保護力度，降低其風險。除此之外，事業單位要對社會的發展形勢有明確的認知，要緊跟時代的發展需求，采用創新性人事檔案管理技術進行管理，實現人事檔案管理的智能化，進而在很大程度上實現人事檔案管理信息化的優化與創新。

4 總結

簡而言之，在信息化時代的發展背景下，事業單位實現人事檔案管理信息化是大勢所趨，通過加強信息化建設能夠提高工作效率，降低管理成本，實現信息共享，促進了人才資源的合理運用，為人類生活帶來了方便，與此同時要重視人事檔案信息化管理的建設，加大投資力度，加強對信息化技術的創新，促使事業單位人事檔案信息化管理實現最大的效益，充分發掘其價值，推進事業單位的長久發展。