淺析化工行業項目建設期間科技檔案管理工作的優化

王 琳

（湖北三寧化工股份有限公司，湖北 宜昌 443200）

科技檔案作為企業科技成果存在的一種主要載體之一，如何管理、利用科技檔案，能為企業節約人力、物力、財力，已成為企業檔案工作者探討的一個重要課題。在化工行業中，隨著企業的不斷發展，生產規模的逐步擴大，科技檔案的管理顯得尤為重要，特別是在項目建設期間，如何管理在建期間不斷變化的科技檔案，需要檔案管理人員根據企業特點，不斷經驗累積，并結合各項檔案管理標準、規范，建立起一套適合企業、簡單易行、規范標準的管理辦法。

1 化工行業科技檔案的特點

1.1 形成周期長，時間跨度大，變動頻繁

化工企業項目建設種類多，涵蓋大、中、小型各種建設規模。以湖北三寧化工股份有限公司為例，公司自1970年以來，經過近五十年的發展，實現了小型氮肥廠向百億級產值的現代化大型聯合化工企業的多元發展；單一的氮肥產品向生產煤化工、磷化工和石油化工產品大型化工企業的多元發展。本公司涉及煤化工、磷化工、石油和精細化工三大領域，有碳銨、尿素、磷酸一銨、磷酸二銨和高濃度復合肥等化肥產品和合成氨、甲醇、二甲醚、硫酸、硝酸、磷酸、鹽酸、氟硅酸鈉、環己酮、雙氧水、己內酰胺等化工產品。特別是近十年來，公司跨越式發展，規模不斷擴大，科技檔案管理工作的重要性在項目建設和生產、改造中日益凸顯。小型改造項目周期一般較短，大型改造項目和重點建設項目少則一兩多，長則三五年。一個新項目的建設，從可研到竣工驗收，從始至終，科技檔案管理工作貫穿于整個項目建設過程中。中途合同更改、圖紙變更等原因致使科技檔案變動頻繁，檔案管理人員要及時記錄、存檔，保證檔案的準確性、完整性。如湖北三寧公司2018年開始建設“年產60萬噸乙二醇”項目，預計2021年初實現開車生產，檔案管理工作需要持續進行，貫穿項目始末。

1.2 專業性強，種類多樣，利用率高

三寧公司十多年來，新建了多個大型項目，涉及煤化工、磷化工、石油和精細化工等多個領域，化肥、化工產品種類豐富。三寧公司2007年建成具有年產40萬噸總氨、30萬噸尿素的合成氨廠區，2012建成并投入生產使用的“年產20萬噸/年己內酰胺”項目，2018年開始建設“年產60萬噸乙二醇”項目。每建設一個新項目，檔案管理人員都要提前了解新建項目工藝流程，為項目建設科技檔案管理做好準備。例如三寧公司在建的“年產60萬噸乙二醇”項目現在劃分為乙二醇、空分、氣化、尿素、凈化合成、公用工程六個片區，每個片區內包含合同、技術協議、地勘報告、樁基檢測報告、圖紙等檔案。本公司將項目現場劃分為多個區域進行管理，劃分區域又與竣工驗收后廠區車間劃分對應，基本建設檔案與設備檔案與區域、車間對應管理?？萍紮n案種類多樣，有各類紙質檔案，如政府批文、審批材料、地勘報告、合同、圖紙、檢測記錄等，還有光盤、錄影帶等電子載體檔案，還包括了實物檔案、照片檔案、聲像檔案等。項目在建設過程中，不僅要收集、整理檔案，科技檔案的使用也非常頻繁。

1.3 技術儲備性強，具有一定的繼承功能

在項目建設、技術改造過程中，管理人員根據設計資料組織施工、調試、點火開車，在這期間，會產生過程記錄資料，這些資料經過收集、整理，形成非常有價值的科技檔案，對以后增產擴能等技術改造起到重要的指導作用。在項目建設過程中，管理人員會根據實際情況對某些設備、工藝流程優化、改造，并申請專利。三寧公司迄今已成功申請專利380件，其中發明35項，實用新型327項，外觀設計18項。這些在項目建設中取得的經驗、成果，是具有重要價值的科技檔案。

2 優化在建項目科技檔案管理工作

2.1 重視檔案管理工作，全員參與

DANIEL J.SAGE等（2010）指出工程建設檔案作為一種知識工具在建設項目管理過程中有很強大的作用。在建項目中，科技檔案涉及整個項目流程，遍布工程設計、管理、施工、監理等各部門，在建項目科技檔案整理是一項貫穿整個項目的系統工程。所以需要領導高度重視，要增強全體參建人員的檔案意識。要積極對檔案管理人員進行宣傳和培訓，提高檔案管理人員的業務能力和責任感。使全體人員從項目開始，就做到統籌規劃。要有專門的人員負責各部門之間的協調，保證檔案資料的完整、齊備和及時歸檔?？萍紮n案管理工作是化工企業生產中一個重要的環節，也是一項技術服務工作，必須把它融入到化工企業的生產計劃中，為化工生產服務。企業領導應該注重科技檔案的需要，如人力、財力等，最終提高科技檔案工作的政策性導向。

2.2 完善檔案管理制度，嚴格執行

檔案規章制度要具有可操作性，以可操作性強為目標，充分體現制度的權威性。通過對檔案進行篩選、歸納等步驟，利用檢索工具，提高查找利用檔案的效率，對已破損和字跡褪色的檔案及時修復或復制。加強企業檔案工作，深化檔案制度改革，收集有價值的材料，完善檔案內容。定期了解檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強檢查與指導。建立檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等制度，制度建設要具有科學性，實施過程中要有權威性。湖北三寧公司針對科技檔案管理制定了《科技檔案管理制度》，針對公司各廠、子公司、在建項目科技檔案的搜集、整理、利用、銷毀等都有嚴格要求。在公司不斷發展壯大的過程中，根據公司需求，制定了《在建項目檔案管理辦法》，對各類項目建設過程產生的科技檔案進行合理、有效的分類、搜集、整理，既能為項目建設提供高質量的服務，也為科技檔案標準化整理做好準備。在科技檔案日常管理中，制定了《科技檔案評比制度》，以分公司、分廠為單位，每月評比，用制度督促、鼓勵公司科技檔案管理工作的高效開展。

2.3 提高檔案管理人員素質，保證檔案管理人員穩定

檔案管理人員的素質包括知識素質和業務素質，知識素質主要是指檔案工作人員的學歷、知識的深度和廣度等，業務素質主要包括現代社會中應具備的職業技能，如計算機水平、組織協調能力等?？萍紮n案工作人員要樹立“終身教育”的觀念，不斷深化專業知識。同時還要不斷學習與檔案事業相關的學科知識，建立起合理的知識結構。隨著科技的飛速發展，各種新型技術也應用于化工行業中，化工行業正在向智能化轉變?？萍紮n案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念，與時俱進，不斷提高自身素質，利用現代化、先進的方法管理科技檔案。在建項目科技檔案管理是一個動態管理過程，檔案管理人員需要全程參與，項目建設過程中，如果檔案管理人員離職或者調動，都會對科技檔案產生影響?；ば袠I科技檔案涉及的范圍廣，形成檔案數量龐大，有基本建設檔案、設備檔案、聲像、電子檔案。基本建設檔案既有土建還有化工、電力行業的檔案要求，更有諸多專業，如：儀表、電氣、管道、設備等，因此，如果檔案管理工作沒有正常銜接，科技檔案容易丟失、利用不及時，甚至會影響項目建設進度。因此，為確保在建項目的科技檔案管理工作順利進行，必須要提高檔案管理人員素質，保證檔案管理人員穩定。

3 結語

隨著社會的建設與發展，化工行業在建工程項目檔案的管理工作需要不斷的適應新的環境，針對其中存在的問題進行合理、有效的管理，以此來提升工程項目檔案管理的質量，增加管理的效率，促使整個化工行業更好更快的發展與建設。