淺談加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理

賀 莉

（四川省綿陽(yáng)武都引水工程建設(shè)管理局，四川 綿陽(yáng) 621000）

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展也會(huì)同時(shí)處于一個(gè)非常時(shí)期，因而醫(yī)院的檔案管理也就會(huì)面臨諸多新的問(wèn)題：國(guó)有非營(yíng)利的事業(yè)單位性質(zhì)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式下的企業(yè)管理，使醫(yī)院的檔案增添了新的內(nèi)容；全民公益性的醫(yī)療服務(wù)與患者以消費(fèi)者身份出現(xiàn)的醫(yī)患矛盾，使醫(yī)院病案成為雙方?jīng)_突爭(zhēng)執(zhí)的焦點(diǎn)；同時(shí)由于先進(jìn)科技手段的應(yīng)用，也對(duì)醫(yī)院的檔案管理提出了新的、更高的要求。因此，準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，適時(shí)調(diào)整，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。檔案不僅涉及醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書(shū)檔案、病理切片資料、x線膠片、各種檢查圖文資料等等，都關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，在醫(yī)院整個(gè)管理的過(guò)程中有著非常重要的意義。

1 目前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

醫(yī)院工作的中心是醫(yī)療，醫(yī)院管理的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平，如何改善就醫(yī)環(huán)境和條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。因此，在醫(yī)院的管理和建設(shè)過(guò)程中，一般不會(huì)重視檔案管理，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1）醫(yī)院的檔案管理要求，管理職能難以明確。醫(yī)院檔案管理一般要求設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理行政、醫(yī)療文書(shū)檔案、科技檔案和部分實(shí)物檔案。其它的則由相應(yīng)部門(mén)管理。各種影像檢查如X線、CT、核磁共振等膠片檔案、病理切片檔案就分別由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)自行管理，因此，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局。

2）檔案管理制度不健全，檢查督促考核不落實(shí)。在三級(jí)以下的醫(yī)院管理中，一般都采用適合本院的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)的管理方法進(jìn)行管理，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)就較少，有的根本就沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。

3）檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求差別懸殊。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身人員較少，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，外語(yǔ)水平不高，高層次或高職稱的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形式下檔案事業(yè)的發(fā)展。

4）對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明，導(dǎo)致檔案資料丟失。特別是在三級(jí)以上醫(yī)院，檔案的范圍由當(dāng)初的文書(shū)檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案和基建檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案、印模檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等等。由于對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求，醫(yī)院的種類檔案管理人員根據(jù)自己的理解和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理，導(dǎo)致檔案資料的流失。

5）醫(yī)患關(guān)系的演變，醫(yī)療糾紛不斷增加，使病案、膠片、病理切片等檔案受到前所未有的重視。病案（醫(yī)療文書(shū)檔案）往往成為雙方爭(zhēng)奪控制的焦點(diǎn)。因此，提高病案書(shū)寫(xiě)質(zhì)量，完善病案管理也就成了迫切的任務(wù)。

6）未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院年度和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

7）醫(yī)院檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的醫(yī)院還少，有的基本還停留在手工收集、檢索的基礎(chǔ)上。

2 對(duì)策

1）加強(qiáng)《檔案法》和《檔案實(shí)施辦法》的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入醫(yī)院重要的議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

2）理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系，規(guī)范各種檔案管理、完善各項(xiàng)規(guī)章制度，是檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，就必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。使醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。同時(shí)，要拓展檔案的歸檔范圍。拓展歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院要對(duì)醫(yī)保、社保、商保、新農(nóng)合等多方面的資料進(jìn)行歸檔收集、信息集累。

3）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接影響著檔案管理水平。要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，才能推動(dòng)檔案管理水平的提高。

4）開(kāi)發(fā)檔案資源，為醫(yī)院工作服務(wù)。檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過(guò)檔案資源的深層次開(kāi)發(fā)，提高檔案資源的使用價(jià)值，更好地為醫(yī)院業(yè)務(wù)、管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案工作的建設(shè)。

5）加強(qiáng)病案的規(guī)范化管理。病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容之一，檔案管理必須加強(qiáng)制度建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)務(wù)人員病案書(shū)寫(xiě)的教育，提高對(duì)病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，使醫(yī)務(wù)人員從思想上予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)章制度，加強(qiáng)《病案書(shū)寫(xiě)規(guī)范化》的培訓(xùn)，要實(shí)行專人負(fù)責(zé)。

6）制定相應(yīng)的考核制度。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。要提高各級(jí)種類檔案的管理質(zhì)量和歸檔率，就必須完善相應(yīng)的管理制度，將責(zé)任落實(shí)到具體人頭。還必須建立相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲制度。全國(guó)醫(yī)院早已將此內(nèi)容納入科室目標(biāo)管理和科主任的同標(biāo)之中，將檔案管理與科主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，按照新的《檔案管理辦法》執(zhí)行，促進(jìn)了檔案工作的規(guī)范化管理。

7）對(duì)影像及其他數(shù)字資料嘗試運(yùn)用先進(jìn)的管理手段。醫(yī)院檔案的種類繁多，涉及面廣，信息量大。因此，采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)紙化創(chuàng)造了契機(jī)。如對(duì)CT、核磁共振膠片等影像資料實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理，可大大地減少貯存庫(kù)房，并方便了檢索。雖然電子文檔目前尚存在很大爭(zhēng)議。但影像資料如CT等其依附現(xiàn)代科技手段，由復(fù)雜、特定的影像信息構(gòu)成，其原始性、真實(shí)性應(yīng)是不容置疑的。

住院收費(fèi)實(shí)行電算化管理；消除傳統(tǒng)的出院病人對(duì)賬單。所有的出入院明細(xì)賬均實(shí)行電腦存盤(pán)，減少了庫(kù)存，規(guī)范了明細(xì)賬。雖然，出院病人對(duì)賬單不屬于歸檔范圍，但其以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存盤(pán)留檔的管理模式，為電子檔案的運(yùn)用提供了很好的范例，是實(shí)行現(xiàn)代檔案管理的一種發(fā)展趨向，值得探討。本人曾經(jīng)在醫(yī)院做檔案工作。