新時期檔案管理工作的改革和創新

崔亞麗

（吉林省梨樹縣退休干部服務中心，吉林 四平 136500）

隨著信息化技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足時代發展的需求，目前逐漸追求信息化和數字化管理。所以，當下事業單位該如何做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，是當下首先要重視和解決的問題之一，相關管理人員必須加以重視。

1 事業單位檔案管理發展趨勢

事業單位具有特殊的地位，且也是國家所特設的單位，在檔案管理方式上與其他單位和政府不同，具有自己的管理模式和管理特點。隨著信息技術的不斷發展，逐漸影響到各行各業，不僅改變了人們的生活方式，還影響到人們的思維方式和工作習慣，促進各行各業都在不斷進行改革和發展，逐漸向現代化方向發展。新環境下，事業單位首先要根據實際情況，對檔案管理工作進行創新和改革，徹底改變傳統的檔案管理方式，從而全面促進事業單位的健康發展。另外事業單位還需要培養先進的技術人員，不斷引進現代化管理模式和計算機設備，建立數據處理平臺，把傳統的檔案管理模式變更為現代化數據化管理模式，不斷提高檔案管理工作的準確率，全面提升檔案管理工作的質量和效率，為事業單位的現代化發展奠定務實的基礎，實現科學化管理。

2 創新新時期優化事業單位檔案信息化管理模式

各單位必須加強這項工作的重要性，并在對財務，物質和人力資源有準確而全面地了解的情況下提供絕對支持。同時，成立了專門的管理組織，將這項工作整合到部門的發展戰略中，在員工培訓和部門會議上強調了這一重要性，使員工可以建立對文件信息管理的認識。對外協調，借鑒國內外相關部門的經驗，將內外部結合起來，實現部門檔案信息業務的安全管理，提高網絡資源利用率。通過合理利用網絡平臺，建立信息開放服務中心，開發和利用資源信息，安全共享信息資源。除了使用各種媒體終端作為載體提供所有服務外，還必須及時監視網絡環境的健康狀況，防止不良信息的傳播，從本機泄漏的信息，并加強資源信息的安全性。此外，從整體背景出發，結合競爭意識和服務共存性，發布特定的工作系統和文檔以標準化服務行為和構想，并將服務模型納入績效評估以進行綜合評估，從而為服務人員提供明確的激勵和限制。第三，該部門根據用戶需求和自身發展需求進行研發，并通過向社會團體，研究機構等購買軟件，通過構建具有各種用戶，高質量界面和完整功能的管理系統來滿足信息建設的需求，此外，我們會定期維護，更新和升級所使用的各種硬件和軟件功能，以增強文件系統的安全性和系統保護，不僅可以根據用戶的實際需求快速查詢必要的信息，還可以方便地進行設備的遠程控制和維修。加強管理團隊建設加強對歸檔工作的支持，加強員工培訓，擴大員工的外部溝通和學習平臺，并改變員工的觀念。此外，應從不同角度進行員工培訓。定期進行專業知識和技能培訓，以適應迅速更新的科學技術，并提高從業人員分析，判斷，練習和應對緊急情況的能力。同時，將對一批科技人員進行教育，建立安全體系，嚴格監督計算機披露的內容，以有效防止計算機入侵，確保信息資源的安全性，提高整個檔案團隊的管理水平。

目前正處于信息現代化環境，必須要對加大對檔案管理工作的信息系統建設，建立完善的檔案管理信息系統，不僅是事業單位檔案管理工作的開展趨勢，更是對事業單位檔案管理模式改良的主要措施之一。建立檔案管理信息系統的目的就是為了提高檔案資料的使用率和改變檔案管理模式。準確地講，首先，要明確規定檔案管理工作的基本流程，工作流程要建立在信息化條件下然后對其進行改進和規范，保證檔案管理工作滿足事業單位發展的需求。其次，根據檔案管理工作的基本流程設計出相應的信息系統軟件，使檔案管理工作更加現代化。再次，在完善信息系統建設過程中，需要不斷加強內部控制措施，不斷建立健全內部控制制度，確保檔案管理工作可以順利進行。最后，事業單位檔案管理工作要朝電子政務的方向發展，將部分可以公開的電子文件納入信息系統建設中，推動現代化信息建設步伐，建立比較完善的文件信息數據庫。

應用信息技術來提高服務意識，在當前的公共機構檔案管理工作中，應向信息時代基層機構的發展提出新的檔案資源使用要求，徹底轉變被動管理理念，在信息技術的幫助下主動開展被動管理服，應該將其切換為服務。檔案信息推送服務進一步增強了檔案管理人員的主動意識，使檔案管理人員能夠主動理解和分析各個部分的工作，進而優化文件資源。同時，建立了相關的檔案查詢平臺，通過對檔案資源查詢和借出的嚴格管理，促進了工作的順利開展，確保了機構檔案的實際運用效果。此外，為了提高對主動服務的認識，我們可以為檔案管理員提供適當的職業道德教育，以提高檔案管理員的責任感和主動服務，并優化檔案管理信息建設的有效性。

目前事業單位檔案管理工作，檔案管理方法和檔案管理內容均存在重大延遲，需要提高事業單位檔案管理的效率和水平，這在一定程度上影響了新時代的業務發展，單位改革發展。在此基礎上，明確提出了事業單位檔案管理改革的目標，有效滿足了時代發展趨勢和現行事業單位改革發展的要求，促進了事業單位創新管理?？焖偻瓿蓛灮⒊浞终瞎矙C構檔案管理資源，提高公共機構檔案管理的效率。事業單位要想改善檔案管理模式，必須認真對待檔案管理工作，并重視檔案管理發展過程中出現的各種問題，通過建立檔案管理新模式、擴大檔案管理范圍和服務能力、實現現代化檔案管理模式，另外還需要不斷加強人才建設，對檔案管理模式進行創新和發展，滿足事業單位發展的基本需求，推動事業單位持久發展，為社會提供更有價值的服務。