事業單位檔案管理的創新思路

肖平軍

（泰寧縣丹霞文化產業園服務中心，福建 三明 354400）

檔案管理工作在事業單位的工作中具有獨特的價值和意義，需要事業單位在建設和發展的過程中給予檔案管理工作充分的重視，使之發揮出應有的價值。就當前我國社會的發展而言，檔案管理工作的價值主要體現在事業單位各種業務信息的收集和管理中，并通過對檔案管理方式的創新重新地激發出各種檔案信息的價值，讓檔案管理工作在事業單位的建設和發展中能夠起到一定的指導價值。

1 事業單位檔案管理的發展現狀

現代社會信息技術的發展對我國各行各業都造成了較大的影響，事業單位作為我國建設和發展中的重要組成部分，也在社會建設和發展的驅動下，逐漸地加強了自身的建設。并且伴隨著事業單位的建設，檔案管理工作也取得了一定的發展[1]。就當前事業單位檔案管理工作的建設而言，檔案管理工作的現代化發展主要體現在以下幾個層面：第一，檔案管理工作資料信息的數字化建設。為了讓檔案管理工作能夠滿足事業單位發展的需求，事業單位將檔案管理工作的數字化建設重視了起來，借助檔案信息的數字化建設，將具備較高發展價值的資料置于相應的系統平臺中，讓相關人員通過系統平臺進行檔案的調取和利用，實現了檔案信息價值的做大化。第二，信息化系統平臺的建設，為了讓檔案管理工作能夠發揮出更大的價值，事業單位將檔案管理工作的信息化系統平臺的建設重視起來，讓檔案管理工作中的信息收集、歸納、整理、分析等各項工作都置于信息化系統平臺建設中，通過信息化系統平臺的建設不僅極大地縮減了事業單位檔案管理工作的工作內容，還從一定程度上提升了檔案管理工作的工作效率，讓檔案管理工作能夠體現出更大的價值。

但是在檔案管理工作的建設中仍然存在很多不足，嚴重制約著檔案管理工作的現代化建設。這種不足主要體現在以下幾個層面：第一，部分事業單位缺乏對檔案管理工作的重視，導致檔案管理工作的基礎設備的建設不足，難以支撐檔案管理工作實現檔案管理的信息化、現代化建設、第二，管理方式欠缺創新性，新型的檔案管理工作模式應當適配有更加科學、合理的管理方式，這樣才能讓檔案管理工作能夠發揮出更大的價值[2]。但是在建設過程中，部分事業單位只是將檔案管理工作的現代化、信息化重視了起來，未能給予檔案管理工作方式充分的重視，導致檔案管理方式的創新程度不足。第三，檔案管理工作與信息技術的結合程度較低。對于事業單位的檔案管理工作而言，其信息化建設絕不只是讓檔案信息實現數字化建設和信息化系統平臺的建設。而是要實現檔案管理工作和現代信息技術的深入融入，讓檔案管理工作在事業單位的業務活動中體現出更加廣泛的作用。

2 事業單位檔案管理的創新思路

1）完善檔案管理工作的工作模式。實現檔案管理工作的信息化建設能夠在一定程度上提升檔案管理工作的工作效果，讓檔案管理工作體現出更大的價值，但就檔案管理信息化建設的現狀而言，實現檔案管理的數字化建設存在一定的風險，而這種風險主要體現在以下幾個層面：第一，檔案信息的安全風險。檔案信息的數字化建設讓事業單位的檔案信息的存儲方式發生了較大的轉變，無論是檔案信息存儲的空間、轉移的速度還是其傳播方式都得到了極大地提升，而這些方面的優勢也是造成檔案信息存在安全風險的重要原因[3]。第二，檔案信息存在損壞、缺失以及失真等多方面的問題。實現檔案信息的數字化建設增加了檔案信息在的儲存和傳播的過程被影響的風險，容易造成檔案信息的缺失和損害，而且在一些格式轉換的過程中容易產生數據失真的問題。所以在事業單位檔案管理的過程中，檔案管理相關人員需要基于檔案管理工作信息化中存在的問題進行思考，創新檔案管理工作的工作模式。

2）創新和優化檔案管理制度。為了確保檔案管理工作建設和發展的質量和效果，在檔案管理工作實現現代化建設用地的過程中，相關工作人員應當加強對檔案管理制度創新和優化的重視，借此去督促相關工作人員提升自身的工作能力和檔案管理意識，實現檔案管理工作的科學化、規范化建設。為此，在檔案管理制度的創新和優化過程中，相關工作人員應當從區域內事業單位檔案管理工作中存的問題進行思考，不斷地提升檔案管理工作的建設水平。比如，在檔案管理工作中，相關工作人員應當建立起檔案管理工作的監督制度，定期地對檔案管理工作進行監督和審核，確保在事業單位檔案管理工作中所有的工作人員都能夠在檔案管理工作中發揮出應有的價值。而且在檔案管理工作的監督管理制度中，相關工作人員也應當對檔案管理工作的規范化建設納入其中，對各種檔案的命名方式以及管理情況等進行審查，推動檔案管理工作建設質量的提升。

3）創新檔案管理工作的信息化建設思路。為了讓檔案管理工作在事業單位的建設和發展中能夠發揮出更大的價值，實現檔案管理工作和信息技術的深度融合，是事業單位檔案管理工作未來主要發展的方向。事實證明只是實現檔案管理工作的數字化建設和信息化系統平臺的構建并不能完全滿足當前事業單位工作的需求，比如在事業單位的信息化系統平臺的建設中，部分事業單位針對不同的業務活動創建了不同的信息化系統服務平臺。而對于部分業務信息之間存在一定的聯系，而各個信息化系統服務平臺之間的壁壘嚴重地制約了檔案信息的共享和運用，導致檔案信息的利用程度效率較低，未能在我國的建設和發展中發揮出應有的價值。所以在創新檔案管理工作的思路時，相關工作人員應當從檔案管理工作與信息化技術之間的深入融合的角度進行思考，創新事業單位的檔案管理工作，提升事業單位檔案管理工作在事業單位日常工作中的價值和意義。

4）創新檔案管理工作信息收集和記錄模式。現代社會的建設和發展對事業單位工作的廣度和深度提出了更高的要求，這也對事業單位的檔案管理工作帶來了更大的工作挑戰，如何在社會建設和發展的過程中實現對事業單位各項業務信息的有效收集，實現各項工作檔案信息的完善，成為當前事業單位檔案管理工作主要研究和思考的問題，所以在事業單位檔案管理工作創新思路的研究中，相關工作人員應當加強對檔案管理工作信息收集和記錄模式的創新。比如在檔案管理工作信息收集和記錄過程中，檔案管理工作人員可以根據檔案信息的重要程度，設置相應的信息收集和修改權限，將更多的事業單位更多的工作人員納入信息收集和記錄過程中，通過對檔案管理工作權限的建設，能夠有效地實現對各種業務信息的建設，實現檔案管理工作的現代化建設。

3 總結

事業單位檔案管理工作是事業單位的基礎工作之一，能夠為事業單位的各項業務活動和基礎工作提供一定的理論支持，幫助事業單位在管理、決策等多個方面實現合理化和規范化建設。所以在事業單位檔案管理工作中，教師應當給予其充分的重視，不斷地對其工作模式、管理方式等進行創新，實現檔案管理工作的現代化、信息化以及規范化建設。