淺析事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑

許 柯

（成武縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274200）

現(xiàn)如今，我國社會經(jīng)濟發(fā)展已經(jīng)邁入了全新的階段，這使得事業(yè)單位檔案管理工作的開展迎來了全新的挑戰(zhàn)，但從目前來看在實踐過程中仍存在著一定的不利因素制約著檔案管理有效性的提升，基于此有必要對其展開深層次的探究，以保障其能夠同互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展相適應(yīng)。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作優(yōu)化要點

1.1 靈活性

若想提升檔案管理工作開展的質(zhì)量與效率，工作人員應(yīng)當(dāng)注重管理工作的靈活性，并將其與規(guī)范化管理的相關(guān)措施結(jié)合起來，不能一味對政策以及制度進行簡單執(zhí)行，而是要在充分明確國家要求以及標(biāo)準(zhǔn)的前提條件下對政策原則展開更為科學(xué)靈活的掌控，從具體的實際情況出發(fā)，對檔案展開規(guī)范化管理。與此同時，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實際特點，形成能夠滿足單位發(fā)展需求的相關(guān)制度，并在實踐過程中進行嚴(yán)格落實，以為檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境條件。

1.2 實效性

除了靈活性以外，管理人員還應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的實效性，要切實體現(xiàn)出管理工作的實質(zhì)性成果。工作人員需要加強對于相關(guān)制度的重視，確保工作實踐最終能夠完成既定目標(biāo)。保障檔案管理工作全流程中的各個環(huán)節(jié)都能夠起到應(yīng)有的作用，并做出相應(yīng)的總結(jié)，一旦發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行過程中存在不合理的現(xiàn)象便需要對其進行及時的優(yōu)化調(diào)整以免對后續(xù)工作的執(zhí)行造成阻礙。

1.3 精細(xì)化

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求實踐工作須具有精細(xì)化的特點，不管是對于管理內(nèi)容還是管理環(huán)節(jié)來說，檔案管理工作的開展都應(yīng)當(dāng)全面實現(xiàn)對于各種檔案的覆蓋與涉及。基于此，管理人員需要有效將精細(xì)化管理以及規(guī)范化管理結(jié)合起來，立足于檔案管理的各個細(xì)節(jié)，嚴(yán)抓相關(guān)流程以及環(huán)節(jié)的科學(xué)性，并全方位監(jiān)督所有檔案所立檔保存的過程[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

2.1 加強信息化建設(shè)

2.1.1 構(gòu)建數(shù)據(jù)中心

近些年來我國信息技術(shù)水平逐漸提高，各類信息技術(shù)開始在多個行業(yè)以及多個領(lǐng)域中實現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，若想保障事業(yè)單位檔案管理工作的與時俱進，要加強對于信息化技術(shù)的運用。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)的時代背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在原有的基礎(chǔ)上構(gòu)建起相應(yīng)的數(shù)據(jù)中心，以實現(xiàn)對于原有分散式數(shù)據(jù)信息的優(yōu)化整合。數(shù)據(jù)中心的高質(zhì)量構(gòu)建既能夠有效緩解以往普遍存在于檔案管理中的共享以及存儲問題，還能夠推動事業(yè)單位整體信息化建設(shè)質(zhì)量的強化提升，所以檔案管理人員要抓住機遇、迎接挑戰(zhàn)，大力參與到構(gòu)建數(shù)據(jù)中心的工作當(dāng)中。與此同時，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強同相關(guān)技術(shù)部門之間的合作，以保障頂層設(shè)計工作的規(guī)范性以及科學(xué)性，對當(dāng)下所開展的檔案管理信息化建設(shè)工作進行具體的審視以及總結(jié)，形成科學(xué)的管理經(jīng)驗并總結(jié)出數(shù)據(jù)的特征，與已經(jīng)確定的數(shù)據(jù)模塊布局展開優(yōu)化整合，在此基礎(chǔ)上形成高質(zhì)量的保證系統(tǒng)。數(shù)據(jù)中心的構(gòu)建能夠為管理人員進行動態(tài)監(jiān)控提供必要條件，進而實現(xiàn)對于事業(yè)單位整體結(jié)構(gòu)的全方位覆蓋，最終實現(xiàn)運行實際效率的提升，降低檔案管理方面的各項成本投入，切實保障檔案信息的質(zhì)量。檔案管理工作的相關(guān)人員需要加強對于數(shù)據(jù)中心的規(guī)范化管理，以保障數(shù)據(jù)能夠得到動態(tài)監(jiān)管以及生成。

2.1.2 提高信息化管理水平

現(xiàn)如今在事業(yè)單位所開展的檔案管理工作中，信息化技術(shù)已經(jīng)得到了一定程度的應(yīng)用，但信息化管理水平則仍處于初級發(fā)展階段，所以檔案管理需要積極提升信息化技術(shù)的應(yīng)用水平。基于此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變以往所使用的單一檔案管理方式。以往我國事業(yè)單位常常會采用紙質(zhì)檔案，但這種類型的檔案資料往往有著相對較為復(fù)雜繁瑣的與特點，難以進行更為高效的存儲與調(diào)用，所以工作人員需要形成健全科學(xué)的信息化管理平臺，并樹立起檔案安全管理的大局意識，并針對各類問題采取與之相對應(yīng)的處理策略。工作人員需要在實踐過程中對其所使用的檔案管理方式展開不斷的優(yōu)化調(diào)整工作，進而最大限度提升檔案管理的實效性。除此以外，事業(yè)單位需要充分考慮各方面影響因素，并結(jié)合當(dāng)下單位所具有的實際條件，適當(dāng)引入相關(guān)信息化及設(shè)備，增加資金的投入力度。與此同時，事業(yè)單位需要著重加強對于服務(wù)管理功能的建設(shè)，以保障在實際進行檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中能夠極大程度落實資源共享的目標(biāo)，提升檔案資源的利用效率。

2.2 健全檔案管理制度

良好的檔案管理制度是檔案管理工作優(yōu)化開展的重要基礎(chǔ)與保障，所以事業(yè)單位需要建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，促使檔案管理工作開展的實際情況能夠同事業(yè)單位整體發(fā)展需求相適應(yīng)。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對于檔案管理工作實質(zhì)性內(nèi)容以及特質(zhì)的重視，并同當(dāng)下工作開展的實際情況相結(jié)合，進而構(gòu)建起具有較高可行性的檔案管理機制，并保證其能夠同事業(yè)單位整體發(fā)展與改革的路線相適應(yīng)。檔案管理制度中應(yīng)當(dāng)包含著監(jiān)督以及約束管理相關(guān)工作人員的內(nèi)容，以實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范性以及獨立性的提升，充分體現(xiàn)出其應(yīng)有的作用。除此以外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立起獎懲制度，以此調(diào)動起檔案管理人員的主觀能動性以及工作熱情，針對崗位責(zé)任意識較高以及成績突出的工作人員可以采取適當(dāng)?shù)莫剟畲胧槍δ切I(yè)能力不強并且肆意對檔案信息進行變更的工作人員則需要采取懲罰措施，此舉能夠強化制度對于檔案管理人員自身的約束以及規(guī)范性作用[2]。

2.3 提升工作人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作的直接執(zhí)行者，管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)與能力決定了檔案管理工作的質(zhì)量，所以事業(yè)單位需要積極提升工作人員的素質(zhì)，結(jié)合現(xiàn)有情況進行相關(guān)優(yōu)化方案的制定。管理人員需要能夠?qū)n案管理工作的各類情況進行實時動態(tài)的掌握，事業(yè)單位需要從單位發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，進行相應(yīng)管理階段性目標(biāo)以及績效任務(wù)的設(shè)置，并定期對檔案存儲以及記錄的各方面情況進行詳細(xì)的調(diào)查與審核，第一時間完成對于所提交檔案信息的采集與整理工作。此外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有檔案管理者實際職權(quán)進行明確界定，將責(zé)任落實到管理人員的身上，并且還要加強同管理人員之間的溝通，以便于對當(dāng)前檔案管理工作所面臨的重點以及難點展開深層次的了解。定期開展對于檔案管理團隊的教育培訓(xùn)，向其傳授當(dāng)下新時代檔案管理的新理念以及新方法，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力，強化檔案管理工作人員隊伍整體的素質(zhì)。事業(yè)單位需要結(jié)合當(dāng)下發(fā)展的需求對檔案管理的實際路線進行確定，既要保障管理者扎實的工作能力，還要充分調(diào)動其工作熱情以及崗位責(zé)任意識。

3 結(jié)論

綜上所述，優(yōu)化開展檔案管理工作能夠有效提升日常對檔案進行存儲以及調(diào)用的效率，對于事業(yè)單位各方面工作的持續(xù)平穩(wěn)發(fā)展有著積極的促進作用。因此，事業(yè)單位以及檔案管理的工作人員要加強對該方面工作的重視，并在實踐過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為檔案管理工作實質(zhì)性作用的充分發(fā)揮創(chuàng)造良好的條件。