提升人事檔案在人資管理中作用的路徑分析

劉 彪

（會東縣退役軍人服務中心，四川 涼山彝族自治州 615200）

在事業單位內部人事檔案為其重要構成，科學的人事檔案管理可促進其內部的管理水平，并能實時記錄員工在工作期間的獎懲狀況、工作能力與獎懲信息等，要依照單位內部的實際狀況來調整其整體的人資布局。

1 在人資管理中人事檔案管理的主要作用

1.1 加強資源配置

利用良好的人事檔案管理能加強資源配置，改善工作人員的辦事效率，最大化辦公物品的價值。依照人事檔案中的內容，事業單位會對其內部員工的專業技能、思想水平、個人素質更為了解，人資部門在進行專業化管理時由于會遵照員工特性，其管理工作將變得更為科學，利用合適的人員配置可將每名員工的個人能力發揮出來，促使其實現個人價值。在了解與掌握了員工的個人能力后，管理人員還可采用科學的人員流動，既有效避免資源的浪費，又能調動出員工的工作熱情，促進事業單位的整體發展。

1.2 有助于改善管理水準

在互聯網時代與經濟全球化的雙重壓力下，加大了事業單位的競爭程度，而信息時代最重要的競爭優勢為人才的質量與數量。具體來說，當單位內部的員工信息逐漸完善時，人資部門的管理將變得更加有的放矢，利用精準的人事檔案信息能針對性地訓練各類業務，使人才的培訓更帶有專業性、科學性。通過對員工的專業化管理，能發現其當前存有的問題，適時開展多種補充性培訓，如健康保健、安全教育等，若員工感受到單位的人文關懷，其工作中的責任心與歸屬感也會更強，因而合理的人事檔案管理可增強單位內部整體的管理水準[1]。

1.3 提升績效指標的科學性

在人資部門管理期間會出現不同種類的員工信息數據，其都會進入到人事檔案中，在進行績效考核或評價前管理者應了解到員工的工作能力與思想動態，而運用此類動態數據則會有效發現該問題。比如，在開展年終考核時，管理者可借助人事檔案中的員工表現、業務指標的完成度及領導評價等進行相應獎罰，此類數據信息會增強人資管理的公信力與說服力，促使員工間形成良性競爭，事業單位的整體發展也會得到真正推動，因而利用人事檔案中的數據信息能提升績效指標的科學性。

2 在人資管理中優化人事檔案作用的有效路徑

2.1 加強檔案管理意識

事業單位在開展檔案管理時需對該項工作加大重視力度，在思想上提升認識，要確認檔案管理在單位中的重要程度。具體來說，在進行人事檔案管理的過程中各部門需積極協調該項工作，合理開展人事檔案的歸檔工作，保證其個人資料的完整與真實，增強檔案管理工作的高效性。比如，在員工檔案中會帶有準確的績效考核數據，該數據不但關系到員工的薪資待遇，還會影響其晉升路徑，因而檔案管理數據的精準度較為重要。此外，在加強人事檔案管理的過程中，管理人員需巧妙融合該事業單位的真實需求與員工的工作經驗，還可適當開展與此項工作相關的教育培訓，不斷提升專業員工與管理人員的層次，使其在事業單位中獲得全方位的發展，只有能夠適應多個崗位的要求才能最大化事業單位的經濟效益與社會效益。

2.2 提升人員素養

人事檔案的主要特點為有效、真實，若其喪失了真實性，則員工真實狀況就會難以匹配檔案中的資料，其檔案的實際價值也不復存在。在整合與管理事業單位內部的檔案資料時，其管理人員需始終保持公開、公正與客觀的基本原則，在做到實事求是的基礎上及時補充員工的職業素質、興趣愛好與性格特征等，使人事檔案中的內容更具傳承性、個性化、價值化。同時，人事檔案中的內容需全面涵蓋員工的整體素養，主要內容應包含每名員工的職業履歷、心理健康、專業能力與思想政治等，增強歸檔材料的可靠性、真實性。

此外，人資管理部門在日常工作中其管理人員還需培養員工的綜合素質與責任意識，在保管檔案材料的過程中要認真核對其內部信息，確保其真實、完整，避免出現因保管環境而帶來的材料損傷。人員素質可嚴重影響人事檔案管理的專業性，在招收此類員工時相關單位應確保其保管能力、業務素養與綜合素質，并時刻關注其檔案管理意識與工作的細心程度，確保該項管理工作的準確性與真實性。在當前的事業單位中由于人事檔案擁有所有員工的信息，屬該單位的情報機密，當其出現保管不當時泄露的信息極易落入競爭對手手中，無疑會給該單位帶來極大的安全隱患，影響其整體建設，因此，檔案管理人員在管控期間需不斷調整自身的工作思路，適時轉換服務理念的方向，由被動轉化為主動，借助良好的人事檔案資料為事業單位的人資部門提供更為優質的服務[2]。

2.3 開展信息化管理

隨著互聯網時代的到來，信息技術已運用到多個領域中，在人事檔案管理中采用信息技術已成為當前的必然趨勢，因此，人資部門的管理者要對該項工作實行數字化管理。具體來說，工作人員要利用信息技術適時建立一套與檔案資料相關的檢索系統，并借助專業性較強的軟件來設置該系統中的內部信息，即所有的員工情況，如政治面貌、家庭情況、工作經歷與學習經歷等，在實現資源共享的同時讓人事檔案管理更加信息化、數字化，也加強了檔案調閱與查找的便利性。此外，使用專業化較強的信息系統還有助于提升檔案管理效率，比如，用工單位若想查找具體的人員信息，利用信息技術中的專業查找，能有效縮減檢索范圍，在最短時間內找到符合其要求的人員，增強工作質量與效率。

例如，某服務中心在管理內部人事檔案時運用了先進的信息技術，工作人員依照該服務中心的實際狀況，建立起檔案檢索系統，將其內部所有員工的個人信息錄入該系統內，提升了員工查找的速度，也改變了人資部門的管理水準。

2.4 設置檔案保管系統

隨著國家各項制度的逐步發展與完善，各類人事檔案中的內容也獲得極大豐富，事業單位在提供專業服務的基礎上設置科學的人事檔案，便于其內部各項管理工作的推動。具體來說，管理人員需逐步完備檔案管理系統，設計檔案保管制度，站在時代前沿的同時提升政治的敏感度與敏銳性，專門培訓與之相關的保管人員，讓其了解與掌握科學、合適的保管流程，及時核實材料的有效性、真實性，并進行歸檔，從而有效增強組織管理的紀律性，保證工作人員的專業性。一般來講，針對歸檔位置的選擇，由于材料內容中的屬性不同，其實際位置也會有所區別，在確認歸檔位置后要及時做好登記工作。此外，檔案保管人員還需嚴格檢查檔案歸檔周圍的環境衛生與庫房安全，避免因保管問題而出現的材料損壞或丟失現象。

3 總結

綜上所述，當前事業單位中的重要信息來源為人事檔案，在管理檔案資料的過程中，其需為人資部門提供有效、可靠、真實的員工信息，滿足該管理部門的專業化要求，促進事業單位的整體發展與經濟效益。