試析勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的革新方式

郝偉男

（滕州市勞動人事爭議仲裁院，山東 滕州 277599）

勞動人事爭議仲裁是指仲裁委員會對申請人提出的勞動爭議，所采取的居中公斷與裁決，而期間產(chǎn)生的檔案資料，作為仲裁工作不斷完善優(yōu)化的重要依據(jù)，工作者應(yīng)深入研究仲裁檔案管理工作的革新方法，并積極制定和落實相應(yīng)的措施，加快推進仲裁檔案管理工作的進步。

1 加強信息化建設(shè)

1.1 完善信息化輔助功能

信息化建設(shè)是提高仲裁檔案管理工作效率的有效措施，仲裁院應(yīng)當(dāng)積極進入先進、實用的信息化模式，完善信息系統(tǒng)的輔助功能，減輕線下業(yè)務(wù)量，同時也可以在一定程度上避免人工操作帶來的失誤。在此過程中，需要在信息化建設(shè)中引入“工作臺”、“電子檔案”這幾項信息化輔助運行概念，來改善傳統(tǒng)信息系統(tǒng)的運行效率和準(zhǔn)確度。其中“工作臺”主要是指工作者按照自身持有的權(quán)限，進入相應(yīng)子系統(tǒng)中領(lǐng)取待辦業(yè)務(wù)的管理操作模式，在該模式下，工作者還要為子系統(tǒng)配備業(yè)務(wù)辦理時限提醒功能，確保管理業(yè)務(wù)能夠被準(zhǔn)時完成。“電子檔案”模式主要是指通過構(gòu)建電子檔案與案件信息的關(guān)聯(lián)，使系統(tǒng)可以直接生成歸檔信息的信息化管理方式，可以保障紙質(zhì)、電子兩種形式檔案的一致性，增強信息化管理功能的可靠性。

1.2 做好信息安全防護

信息安全防護作為信息化建設(shè)的重要組成部分，仲裁員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身系統(tǒng)的特質(zhì)，為其配備完善的信息安全防護機制，同時，還要委派專人，不斷更新安全防護應(yīng)用技術(shù)與系統(tǒng)，深入優(yōu)化檔案管理工作的可靠性。就目前來看，防火墻作為較為常用的信息防護方式，其能夠有效隔絕來自外部網(wǎng)絡(luò)的惡意代碼、惡意入侵，但該項信息安全技術(shù)僅能預(yù)防來自外部的侵害，所以管理者還要通過加密、雙匙、殺毒軟件等技術(shù)，實現(xiàn)針對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的信息安全控制和管理，提高信息化建設(shè)的安全性。此外，還要做好相應(yīng)的安全防護宣傳工作，防止工作者的失誤操作，造成信息安全問題，影響檔案管理的革新效果。

2 提升管理者專業(yè)水平

2.1 組織集中學(xué)習(xí)

管理者是仲裁檔案管理工作的主要執(zhí)行者，其專業(yè)水平的高低直接關(guān)系著勞動仲裁檔案的管理效果，因此，為了持續(xù)推進檔案管理工作的革新，仲裁院要重視團隊建設(shè)工作，并積極組織在崗檔案管理人員進行集中學(xué)習(xí)，提高其工作質(zhì)量和專業(yè)水平，深化檔案管理革新的落實，例如：在2018年山東組織的“增強檔案法治意識 依法保護檔案”培訓(xùn)班，此次學(xué)習(xí)圍繞《中華人民共和國檔案法》展開，針對檔案收集、管理工作進行了重點講解，明確了需要收集存檔資料內(nèi)容的范圍，同時，采用案例的方式，為管理人員就偽造、涂改檔案等違法行為進行了釋法。此外，還對檔案法中指出的應(yīng)做到檔案月月整理、年年歸檔，進行了重點強調(diào)，有助于管理者專業(yè)水平的優(yōu)化發(fā)展。

2.2 引進優(yōu)秀人才

一般來說，若仲裁院所持有的檔案數(shù)量達(dá)到一萬卷，則需設(shè)置專職的檔案管理員，并且每超過1萬5千卷，就應(yīng)增配一名管理員。但現(xiàn)階段，受編制制約，大部分仲裁機構(gòu)，通常難以在檔案管理方面配足工作人員，甚至?xí)霈F(xiàn)兼職的情況，造成了檔案管理團隊的整體專業(yè)水平不足的問題，因此，應(yīng)從人才引進層面入手，實現(xiàn)仲裁檔案管理革新。在此過程中，仲裁院需要適當(dāng)提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化崗位福利待遇，以便于吸引更多優(yōu)質(zhì)的人才加入崗位，同時，也要做好相應(yīng)的考核工作，并將責(zé)任意識、專業(yè)知識、綜合素質(zhì)等方面都納入考核內(nèi)容中，確保錄用人員能夠滿足、適應(yīng)崗位工作需求，增強團隊的穩(wěn)定性。

3 優(yōu)化檔案管理措施

3.1 優(yōu)化檔案整理措施

為了加快推進仲裁檔案工作的革新發(fā)展，仲裁院應(yīng)重視具體的革新措施，優(yōu)化日常檔案管理工作，提高工作落實效果。在此過程中，檔案整理工作作為一項重要的日常檔案管理措施，仲裁院可以以整理工作為切入點，實現(xiàn)仲裁檔案管理工作的革新優(yōu)化。在檔案管理措施的優(yōu)化上，需要定期組織工作者開展檔案室檔案的歸納整理工作，并按照相關(guān)規(guī)定，來進行核查、編制、整理，使仲裁檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其在維護組織機構(gòu)歷史真實面貌等方面的效用，此外，仲裁院還要積極借鑒外部成功經(jīng)驗，不斷完善自身的檔案管理工作，為仲裁工作的開展奠定扎實的基礎(chǔ)。

3.2 優(yōu)化紙質(zhì)檔案資料安全措施

雖然無紙化辦公在仲裁檔案管理工作中已經(jīng)逐步推進，但紙質(zhì)檔案依然在仲裁工作中發(fā)揮著重要的作用，因此，管理者應(yīng)綜合考慮到紙質(zhì)文件的氧化問題，控制好檔案存放環(huán)境的光照、溫度、濕度等條件，以免檔案受環(huán)境影響而產(chǎn)生損壞，保障仲裁檔案的革新效果。在紙質(zhì)檔案的管理中，經(jīng)過長期存放后的紙質(zhì)檔案，通常會由于內(nèi)部水分的蒸發(fā)，以及字跡中包含的油溶性材料擴散，導(dǎo)致其出現(xiàn)字跡褪色、紙張纖維化等問題，影響閱讀，因此，管理者需要在檔案室中設(shè)置空調(diào)或其他除濕、調(diào)溫設(shè)備，使檔案室保持在溫度14～24℃左右、濕度45%～60%的狀態(tài)下，延長紙質(zhì)檔案的壽命。此外，還要優(yōu)化檔案室防光措施，以免紙質(zhì)檔案與紫外線發(fā)生光氣化學(xué)反應(yīng)，造成褪色問題。

4 規(guī)范化仲裁管理操作

4.1 提高管理標(biāo)準(zhǔn)

在仲裁檔案管理革新中，管理標(biāo)準(zhǔn)水平在很大程度上決定著管理工作質(zhì)量，因此，為了實現(xiàn)工作質(zhì)量的革新，仲裁院應(yīng)將管理標(biāo)準(zhǔn)作為切入點，規(guī)范化管理操作，提升自身的檔案管理水平。在此過程中，國家出臺了《檔案館應(yīng)急管理規(guī)范》、《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，仲裁院需要基于此，結(jié)合實際工作，來制定更高的管理標(biāo)準(zhǔn)，促進檔案管理的規(guī)范化、精細(xì)化發(fā)展。此外，仲裁院還可以積極借鑒國際化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，深入優(yōu)化管理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和實效性，同時，針對標(biāo)準(zhǔn)踐行過程中容易出現(xiàn)的問題，要提前制定相應(yīng)的方案，而且應(yīng)將革新后的標(biāo)準(zhǔn)及時普及給基層工作人員，加快推進檔案管理的革新發(fā)展進程[1]。

4.2 完善管理制度

在管理制度層面上，為了革新仲裁檔案規(guī)范化管理效果，仲裁院應(yīng)將精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、準(zhǔn)確化的革新思想，融入到管理制度的建設(shè)上，使各項檔案管理流程得以精準(zhǔn)有效地落實。在此過程中，仲裁院要制定精細(xì)化、清晰的檔案管理工作流程，并結(jié)合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建一系列的仲裁檔案管理操作管理制度，然后再次梳理各個檔案管理崗位的崗位職責(zé)，并將各項職責(zé)明確劃分給個人，增強工作制度的約束能效，降低錯誤、失誤操作發(fā)生的概率。此外，還應(yīng)完善監(jiān)督巡查制度，核查各個檔案管理流程中，操作制度的效果，而且需要將核查結(jié)果計入到個人的績效中，深化管理革新的落實[2]。

5 結(jié)論

綜上所述，強化仲裁檔案管理工作革新效果，有助于勞動仲裁工作水平的提升。在勞動仲裁工作中，采取檔案管理革新措施可以提高管理效率、優(yōu)化工作團隊、增強管理措施效用、保證管理工作質(zhì)量，從而深化管理革新的落實，促進仲裁工作水平的可持續(xù)優(yōu)化發(fā)展。