優化街道社區檔案管理工作的途徑分析

吳 峰

（江蘇省泰州興化市昭陽街道辦事處，江蘇 泰州 225700）

街道是我國最基本的行政單元，街道社區管理建設發展過程中所涉及真實的記錄各類信息會形成各類社區檔案，這份檔案是社區各項管理工作開展的重要保障和支持，做好新時期街道檔案管理工作能夠更好的為提升街道社區管理效率，切實將社會保障落戶到位、解決鄰里糾紛等各項街道工作提供詳實的依據。民生檔案是檔案管理領域的新名詞，是十七大會議之后國家檔案局對民生問題解決的進一步強化。基本內涵為保存在檔案館里對解決普通民眾或者老百姓生活、生計方面事項具有價值的檔案信息，具體涉及綜合性民生檔案信息和個體性的民生檔案信息。社區民生檔案是民生檔案的一個分支，是檔案館保存的、社區范圍內所涉及的一般民眾和百姓生活、生計方面具有價值的檔案信息，這些檔案信息是社區居民的綜合檔案信息，是多個檔案內容的綜合體現。街道各項工作的開展都離不開檔案工作，因此，街道檔案管理工作是街道辦事處的各方面工作，能反映街道的基本情況，是基層建設的重要部分。

1 街道社區檔案管理特點和管理重要性分析

1）管理特點。當前，隨著城市化進程的加快，社區也得到了長足的發展。伴隨社區的新發展，社區檔案管理也體現出新的發展特點，其中最為明顯的特點是檔案管理內容的多樣性、復雜性。在具體實施操作的時候社區檔案能夠對社區管理全過程的內容進行記錄，包括組織管理、業務管理、社區服務管理等。同時，社區檔案管理的載體形式也是十分多樣的，不僅包含能夠反映出社區建設基本情況的信息，而且還涉及記錄各類社區活動的信息，這些信息內容使得整個社區的管理建設體現出動態化的發展特點。2）社區檔案管理的重要性。隨著城市化進程的加快，社區檔案管理的重要性日益凸顯出來。從實際應用的角度來看，社區組織檔案不僅僅是提升黨組織內部發展凝聚力的保障，而且在使用的過程中還能夠為基層民主政治建設發展提供重要的服務支持。從以往的工作經驗來看，社區檔案管理模式的優化一方面能夠幫助社區下崗職工人員和失業人員順利就業，另外一個方面社區管理模式的優化還會記錄整個社區活動開展的全過程，借助這些檔案信息為民眾提供查詢各個信息的渠道。不僅如此，社區檔案管理工作的深化發展還會為社會保障體系的發展、完善提供支持。因此社區檔案管理工作對推動整個社區發展意義重大。

2 新時期街道社區檔案管理工作發展存在的問題

1）對社區檔案管理重視程度不夠。由于社區各項工作涉及國計民生，千頭萬緒，社區管理者大多重結果，不注重過程，將建社區檔案管理工作作為額外的工作負擔，放在次要的位置上。加上體制編制的影響，社區檔案管理大多是由社區上級單位相關部門所進行的，社區往往不作為自己的本職工作，完成任務敷衍了事，最終影響檔案管理工作的開展。2）檔案管理人員素質水平有待提升。社區街道辦事處工作瑣碎，工作人員數量較少，且流動性強，并沒有專職檔案管理人員，沒有得到系統專業培訓，因此總體業務水平不高，造成社區檔案管理質量達不到規范的標準要求。3）檔案管理規范化制度缺乏。社區街道檔案管理工作存在較大的隨意性，管理制度、管理體系不完善，檔案資料的收集、整理和保存都沒有形成完善的制度。在具體的檔案管理中各部門人員的權責關系不明確，檔案交接管理不規范，甚至許多檔案在借出之后也沒人查問，導致遺失，檔案信息管理效果不理想。4）社區檔案利用率低下。受社區檔案管理人員自身業務水平不高和工作不專業的影響，在進行檔案管理的時候他們僅僅是將文件資料信息再加工形成檔案資料。之后對這些檔案資料密封處理。不便于后期查閱，充分發揮社區檔案的作用。

3 新時期街道社區檔案管理工作發展優化對策

1）提高對社區檔案管理工作的認識。為了能夠更好的促進社區街道檔案管理工作發展，需要社區領導能夠對檔案管理工作予以高度的重視，投入更多的人力和物力。同時做好檔案管理工作宣傳，利用社區宣傳欄、各類培訓教育活動，大力宣傳檔案工作重要性，營造大家關心和支持檔案工作的良好氛圍。2）提升社區檔案管理人員的素質。當前，多數社區的檔案管理人員是兼職的身份，不僅不具備檔案管理的業務水平，而且也不具備檔案管理的基本素養，不了解社區檔案管理工作的要求導致出現盲目管理的現象，管理效果不理想，工作積極性不高。為了能夠更好的提高檔案管理水平需要加強對社區檔案管理人員的培訓，使他們了解檔案管理的基本理論、操作流程、工作要求等。3）結合社區居民情況來劃分檔案類別。社區檔案管理工作是一項服務民生的工作，為此，在開展這項工作的時候需要管理人員能夠深入到民眾中，和民眾建立起一種信任的關系，根據民眾的需求來調節和優化檔案管理。同時，在檔案管理的過程中還需要注重引導群眾提出自己的需求，之后根據群眾的需求來劃分檔案的類別。另外，為了能夠提升社區檔案管理的有效性還需要注重強化社區內部各個部門之間的關聯。社區作為一個社會基層生活的展現窗口所涵蓋的內容是十分復雜的，和政府部門的各個業務也存在密切的關聯，因而社區活動的順利開展離不開各個部門的支持。檔案管理工作的開展更是離不開上級部門的配合。為了能夠提升檔案管理成效需要強化內部交流，拓展檔案管理業務，比如在社區健康檔案分類管理的基礎上和社區衛生部門配合實現社區居民群眾信息和健康檔案的匹配，打造出科學合理的社區居民檔案管理信息庫，從而能夠幫助居民對自己的身體情況形成一個清晰的認知，并為相關人員分析整個社區健康情況提供重要參考數據支持。4）提升街道社區檔案的綜合利用率。街道社區檔案管理模式需要隨著時代的發展變化而不斷完善，并結合社會發展對檔案使用的要求來修正和更正檔案管理錯誤問題，打破以往檔案管理的局限性模式。基于以往檔案管理模式落后，操作繁瑣的問題，在新時期，社區檔案管理要加快引入先進的信息技術手段，比如借助計算機技術來存儲檔案，實現對社區檔案的全自動化管理，從而在提升檔案信息管理效率的同時減少不必要的檔案管理人力、物力和財力消耗。

4 結束語

綜上所述，檔案管理是城市化社區建設的重要一個環節，檔案信息管理過程中會將社區管理所面臨的問題全方面的展示出來，同時還能夠有針對的發現優化社區管理，推進城市化進程發展。在新時期，為了能夠更好的滿足城市發展建設需要，強化社區管理，需要相關人員立足實際加大對社區檔案的管理力度，并在檔案管理過程中積極學習，從而打造出一支高素質的社區檔案管理隊伍。