新時期婦幼保健機構(gòu)檔案工作優(yōu)化研究

趙 琳

（鄆城縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心，山東 菏澤 274700）

婦幼保健機構(gòu)在當(dāng)前的工作中面臨的工作形勢為，針對檔案保護方面必須建立以信息化系統(tǒng)為核心的制度，并且所有檔案必須具備高水平、高能效、高精準(zhǔn)度的管理，而且要得到所有專業(yè)化管理工作機制，才可以保證建立的檔案工作制度具有極高的可靠性與科學(xué)性，因此可以說，取得了良好結(jié)果之后才可以為后續(xù)的工作提供幫助。

1 新時期婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作優(yōu)化問題

1.1 工作理念問題

當(dāng)前的大量檔案管理工作人員的工作思路未能轉(zhuǎn)變，主要體現(xiàn)在兩個方面，一個是采用被動式的工作思路，在日常工作過程，讓其他部門的人員必須要將檔案按照管理部門所提出的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進行處理，而且之后把這類檔案直接提交給當(dāng)管理部門的人員，讓其進行分門別類地記錄，并且在其中設(shè)置關(guān)鍵詞。另一方面完全按照傳統(tǒng)的工作路徑完成所有任務(wù)，并未對新型的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)和信息化操作系統(tǒng)有全面深刻的了解，使得其主要采取的方法只是一種針對檔案的傳遞工作，而并非對檔案的保護和管理工作。

1.2 工作流程問題

當(dāng)前的工作流程中，實際上檔案管理工作部門往往處于整個檔案管理和處理機制的末端，各類檔案的制作過程由各個科室內(nèi)的相關(guān)人員自發(fā)完成，之后將該檔案借助于內(nèi)部建立的網(wǎng)絡(luò)渠道提交給檔案管理部門[1]。檔案管理人員一方面在實際上的工作過程中，很容易被信息化技術(shù)所替代，使得其本身的工作價值無法得到彰顯，另一方面如果發(fā)現(xiàn)該檔案里出現(xiàn)了一些格式上的錯誤或者信息上的明顯問題時，通常檔案的管理部門會要求相關(guān)的檔案提交部門對各類信息作出更正，此時無形中提高了檔案的管理和處理成本。

1.3 工作方法問題

當(dāng)前的檔案管理部門工作中，實際上主要是落實對檔案的關(guān)鍵詞提取和存儲工作，而對于新型檔案管理工作機制和管理工作方法本身，并未建立專項化的管理工作模式，并且針對相關(guān)工作方法的使用過程，檔案管理工作部門的人員中，一方面是通過和其他部門的對接，取得日常性的數(shù)據(jù)交流和分析信息，并直接獲得所有檔案的信息并將其存儲，導(dǎo)致雙方只是建立了一種短期性的交流互動機制。對于檔案的具體管理方法以及其他的工作項目，主要是通過婦幼保健機構(gòu)當(dāng)前所建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息化系統(tǒng)提交所有的信息，并且要完成數(shù)據(jù)方面的交互，使得檔案管理工作在其他的工作部門看來具有較高的完善性，從而無法建立調(diào)整自主性的工作模式以對接檔案管理機構(gòu)。

2 新時期婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作優(yōu)化方法

2.1 工作理念優(yōu)化

工作理念的優(yōu)化過程，今后的檔案管理工作部門必須要建立主動投入的管理工作思想，而該思想的建設(shè)過程，首先是直接向其他的工作部門說明，檔案管理工作中的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任規(guī)范，并且要直接表述各類工作制度建設(shè)的必要性和科學(xué)性，此時才可以讓其他的各個部門工作人員加深印象，并根據(jù)檔案管理部門的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)完成任務(wù)。

其次檔案管理部門必須主動和其他業(yè)務(wù)部門交流，以了解當(dāng)前所產(chǎn)生的檔案信息，并且對今后的檔案發(fā)送渠道和檔案的取得數(shù)量做出預(yù)測，此時才可以讓檔案管理工作部門派遣更多的人員參與到各項工作內(nèi)部。

最后是對于新型工作理念的建設(shè)，而新型的工作理念主要包括針對新型材料的開發(fā)、新型技術(shù)和設(shè)備的使用、新型管理工作制度的遵守等，從而讓最終所建立的所有工作理念得到全方位的優(yōu)化和建設(shè)。可以說此時才可認(rèn)為，所建立的工作理念本身就可以更好適應(yīng)檔案管理工作在新時期所必須建設(shè)的工作制度。

2.2 工作流程優(yōu)化

在工作流程的優(yōu)化過程，可以考慮將信息的傳遞工作和信息的初步審查工作由信息化系統(tǒng)對接，并且很對其他的各類工作項目，則需要由檔案的管理部門和管理人員完成。

比如針對檔案的格式審查以及針對某些明顯存在錯誤數(shù)據(jù)的分析，就要由信息化系統(tǒng)，根據(jù)當(dāng)前已經(jīng)設(shè)置的分析標(biāo)準(zhǔn)進行分析，比如某檔案內(nèi)，針對某個職工的身份證號和性別欄分析中，通過身份證號碼中的相關(guān)信息確定，該名職工應(yīng)該為男性，但是在檔案的記錄中將其寫為女性，此時管理信息化系統(tǒng)第一時間發(fā)出警報，而該警報可以無需向檔案管理人員提供，而是向該檔案的提交部門提供，讓其更正這類明顯錯誤的信息，并且該數(shù)據(jù)要可以立即反饋。針對后續(xù)的檔案管理機制，比如針對檔案的整理、存儲空間配置、系統(tǒng)運行狀態(tài)的審查乃至于檔案本身各類信息的深度發(fā)掘，可以由檔案管理工作部門的人員完成，可以直接分析當(dāng)前機構(gòu)內(nèi)的診療設(shè)備數(shù)量、每年不同時間段內(nèi)的住院人數(shù)、機構(gòu)內(nèi)工作人員性別比例等，并且可以在定期或不定期內(nèi)把所有信息提交給管理層，讓其做出后續(xù)的方案調(diào)整決策。

2.3 工作方法優(yōu)化

方法的優(yōu)化中，必須要構(gòu)成核心性的業(yè)務(wù)和輔助性的業(yè)務(wù)兩個體系，并且對這兩個體系的具體內(nèi)容做出說明，對于核心性的業(yè)務(wù)，主要是要讓檔案管理部門的工作人員在當(dāng)前和今后的時間段內(nèi)，可以具有針對檔案本身的協(xié)調(diào)和處理工作，并且根據(jù)該信息所表達出的信息和資源，對各類數(shù)據(jù)的后續(xù)優(yōu)化和整理方法進行建設(shè)。比如針對檔案管理部門內(nèi)部的資料使用權(quán)限、檔案內(nèi)各類信息發(fā)掘權(quán)限、檔案內(nèi)所有數(shù)據(jù)整合權(quán)限等，在所有權(quán)限都得到建設(shè)之后，才可以為工作方法的建設(shè)工作提供幫助。對于輔助性業(yè)務(wù)，則主要是由其他的部門完成，比如信息系統(tǒng)的監(jiān)管部門、相關(guān)資料的傳遞部門等，就由專業(yè)的部門負(fù)責(zé)，檔案管理部門人員主要是完成對各類故障以及運行問題的初步檢查和跟蹤工作。

2.4 工作技術(shù)優(yōu)化

工作技術(shù)的優(yōu)化中，要建立依托于信息化技術(shù)的新型檔案管理工作體系，當(dāng)前已經(jīng)開發(fā)出了一些專業(yè)的軟件，本文認(rèn)為今后已經(jīng)開發(fā)出的軟件可以在婦幼保健機構(gòu)內(nèi)進行全面安裝，當(dāng)然也必須要建立相關(guān)的服務(wù)器，直接完成所有的檔案管理工作[2]。針對服務(wù)器的建設(shè)，可以采用虛擬服務(wù)器+物理服務(wù)器的協(xié)同工作機制，其中物理服務(wù)器要起到針對所有穩(wěn)定性檔案的存儲工作，所謂的穩(wěn)定性檔案，就是在當(dāng)前和今后的一段時間內(nèi)不會高頻率調(diào)用的檔案，而對于非穩(wěn)定性的檔案，可以將其存儲在虛擬服務(wù)器內(nèi)，通過該方法可以減輕服務(wù)器的運行壓力。當(dāng)然對于檔案的穩(wěn)定性和非穩(wěn)定性，無需檔案管理人員自主分析，而是根據(jù)調(diào)用頻率由系統(tǒng)自行決定，在管理部門的日常工作階段，要直接向其他部門說明新型信息化系統(tǒng)的具體操作方法以及原則。

3 結(jié)論

綜上所述，婦幼保健機構(gòu)檔案管理優(yōu)化過程，主要存在的問題包括工作思路問題、工作方法問題、工作流程問題等，針對這類問題的解決方法，要建立專業(yè)化的檔案管理信息化系統(tǒng)，并且在整個系統(tǒng)的后續(xù)運行過程，檔案管理人員和整個信息化系統(tǒng)的工作模式需要得到科學(xué)全面的分析和建設(shè)，并根據(jù)這類工作方案完成各類任務(wù)。