聲像檔案管理存在的問題及對策分析

付 卓

（成都市城市建設檔案館，四川 成都 610041）

在當今的信息化時代，各企事業單位，學校都極為重視檔案管理的工作。它可以非常有效地記錄所有信息，且錯誤率極低。傳統紙質方式很容易造成遺失，但是聲像檔案可以完美解決且真實記錄一切事情發生的過程。所以我們要在思想上意識到聲像管理的重要性。

1 聲像檔案管理中存在的主要問題

1）目前我國的檔案管理還處在發展中，基礎設施上的建設還相對落后。大部分的企事業單位，學校還是在沿用傳統紙質的記錄以及管理模式，這種模式相對落后，且不好管理。目前聲像管理在各個機關單位的發展還是比較慢的，且各單位中的聲像檔案管理投入的經費，以及人力并不充足，部分領導干部的思想上升不到一定高度，總是覺得先進的管理以及記錄方式并不可取。由于這種思想的存在，但是聲像檔案管理發展的非常緩慢。沒有相應的硬件設備，也沒有專門的空間存儲聲像檔案。就目前，聲像檔案的存儲方式多種多樣，之中不乏高性價比的存儲方式。當今存儲的重要方式包括：底片，視頻，錄音機，錄像機，磁帶，光盤。但是這些港科技手段都需要有良好的硬件設備以及存儲條件作為基礎保障。例如：各級領導視察，各界名人單位視察的資料，各個活動，重要外交活動，重要的會議記錄。這些都是極其重要的資料，傳統的紙筆記錄方式并不能真實反映當時的情況，所以可以突出聲像記錄的重要性。它可以保證這些資料的完整性和真實性。所以我們要做出聲像管理的統一規劃，明確時間和要求。有效的基礎設施就是保障聲像檔案的重要手段。

2）聲像檔案目前缺乏專業性的管理模式，在管理過程中我們要求它的專業性和規范性，但是目前大多數的單位缺乏這樣專業的隊伍和設施的建設。由于各單位從事此工作的人沒有受到過專業的訓練，缺乏專業性的知識，技能水平有限。導致聲像檔案存儲質量，記錄質量有很大的不足。那么何為聲像檔案的規范性和專業性管理呢。例如：在管理過程中對視頻，照片等的管理中，我們要求對原始文件進行統一整理，每一個文件都有編號，同一事件要統一存儲，不能把每個事件混淆在一起。每一年，每一次事件都要獨自存儲。特別是照片和視頻的整理過程中，不能僅僅儲存在計算機中，要把照片清洗出來，視頻統一錄制成光盤。照片不能放在普通的相冊中，而是要裝入相應編號的相冊，要標明存放的地點，何時何地放入相冊，且每張照片要記錄是何年何地何時，有誰拍攝，拍攝時間都是標記清楚。照片袋上要貼上檔案標簽方便其他人查找。這些工作一旦沒有專業化的人員管理，沒有專業化的操作，聲像檔案保存就容易存在巨大的漏洞。

2 檔案保存方法

聲像檔案不健全，其管理制度要求有全方面的保障。在每一個重大的活動中都要求有安排專門人員進行錄像，后期形成有參考價值的檔案。檔案要嚴格統一管理。但是在各個單位的實踐過程中，各個環節銜接的十分不健全，導致檔案材料流失嚴重，當需要用到材料時發生無材料可用，或者不健全導致無法開展工作。對于錄制的光盤要按照統一的規格保管。特別是機關單位各個重大會議的影像資料，要明確檔案的類型。各個會議的錄音要求清晰，要使用WORD或者WPS進行編輯，要對所有資料進行說明包括時間和內容。數字檔案要統一保管在檔案庫，并且每一份聲像資料要做好備份，要提高抗災能力。在后期任何組織和個人不允許通過各個理由私自復制，涂改。所有的原始版本資料不得外借。如果在保管過程中出現資料外泄等十分重大的失職情況發生，要按照法律規定和單位的規章制度追究其責任。聲像檔案如果要銷毀需要按照相應的文件去執行文書檔案和科技檔案兩類進行銷毀，不同的檔案要按照不同的方法銷毀。聲像檔案要實施有效的監督管理，管理工作就是為了更好地確認時間和移交手續。在這個過程中，要安排專門的專業人員執行。要明確設備和專業的人員錄制并且管理檔案的人員要按照按律法規去操作管理。要找專門的機構去執行這一標準，監管流程。

3 有效對策

1）加強領導干部的管理，各個機關單位的領導重視檔案工作是保證其成果性的重要方面，提高全體員工的檔案保管意識，保證各個部門的全力支持，大力宣傳其重要的意義。

2）要建立起完善的規章制度，要根據法律制定政策，建立規章制度，強化管理，明確各個部門的責任，做到有法可依，有據可循，違法必究。對聲像的日常管理，節約，利用做出明確的規定。對于要長期保管的文件要建立檔案館，把永久，長期保存的文檔移交檔案館，確保檔案的齊全完整。

3）廣泛征集，防止流失。必須要采取一切可以利用的手段。提供物質上的保證。要對收集上來的重要文檔統一管理。要運用相關文件，上門尋求形式，廣泛征集，防止重要文件流失。

4）創造條件妥善保管。要派遣有責任心懂得專業技術的通知擔當此工作。并且在硬件設備和資金上要給予重要保證。對于重要資料要嚴格控制其保存調整存放條件，嚴格控制其存放的濕度，溫度等。保證其存儲的穩當的壽命。

5）聲像檔案如果要移交其他部門，過程一定要填寫相關檔案，寫好移交的清單，并且移交過程要讓研究合格方簽字，雙方各留一份清單，不符合相應規定的要退回原單位限期整改。

4 專業人員培養

加強培養合格的檔案管理員，既要懂得檔案學又要懂得現代網絡的相應知識。目前我國相應的專業人員正在壯大，素質和專業知識也不斷地在提高，也要讓相應工作人員意識到工作的重要性，努力提高自己，讓自己成為知識和技能的通才。

5 結束語

檔案管理是目前各企事業單位的重中之重。我們一定要加強認識，保證重要文件能夠長期保存。如果在眾多問題沒有解決的前提之下強行進行檔案管理，勢必要造成資源和資金上的浪費。因此，我認為在目前的條件下各機關單位和學校，要在建立起完善的規章制度和硬件條件后再進行高科技的檔案管理。檔案管理是實現四個現代化的重要途徑之一，可以為后代留下很多珍貴資料。我們一定要認識到重要性。