淺談事業單位檔案的規范化管理

周美希

（吉林省梨樹縣退役軍人事務局，吉林 四平 136500）

近年來，檔案管理的重要性得到了重視，檔案管理水平有所提升，但是提高幅度并不大，還存在一些問題。對此，有必要采取針對性措施加強對事業單位檔案的管理。隨著改革開放的不斷發展，我國事業單位的數量不斷增多，他們為我國的社會發展起到積極的推動作用，而作為他們工作的一部分，事業單位的檔案具有公共服務性和保密性，因此如果檔案管理沒有正規的規范化管理很容易影響后期的工作效率和質量，在新時代下，傳統的檔案管理面對的問題已經嚴重影響了工作的正常進行，對于檔案的管理高標準嚴要求已經是社會所需，所以如何推進事業單位檔案規范化管理是當前事業單位的焦點問題。

1 事業單位檔案管理存在的問題分析

1）檔案管理設備比較落后。近幾年來，事業單位對于資金的投入有著一定的限制和要求，這對于檔案事業的開展無疑會造成一定的困擾與阻礙，由于資金的限制與設定，從而導致了檔案設備的落后與缺失，有關部門缺乏資金，所以很難引進先進的計算機電子產品與一些高科技的辦公產品，工作人員在平時的工作非常繁瑣，這樣的結果只會導致檔案管理工作的效率無法得到提升與增加，而內部的管理程序也會出現混亂的現象。近幾年來，計算機技術已經遍布人們的生活與工作中，被廣泛認知與使用，事業單位更是需要計算機提升工作質量與工作效率，事業單位應該明確認識到這一點并重視，檔案管理設備是工作的基礎與保障，如果不能得到有力的保證，那么勢必會在工作過程中出現疏漏與流失的現象，嚴重影響到檔案管理工作的開展與進步，這對于事業單位的長遠發展有百害而無一利。

2）檔案管理人員綜合素養有待提高。從事檔案管理工作的專業人員應該知道，事業單位的檔案管理工作本身存在著一定的專業性與復雜性，如果工作人員專業水平不夠，對工作的態度不夠認真細致，再加上缺乏一定的工作經驗，勢必會影響檔案管理工作的開展，這對于事業單位的長遠發展會產生一定的阻礙。因此，在事業單位運用信息化技術開展工作的同時，務必要將工作人員的綜合素養快速提升起來，要使他們明白，檔案管理工作在事業單位中占據著非常重要的地位，與各部門之間都有非常緊密的關聯，因此，在工作崗位方便，需要穩定長久的人員從事這一工作，人員的流動性會對檔案管理工作造成很多的負面影響，對于工作人員的定期培訓更需要嚴抓。

3）檔案管理制度還需建立并落實。建立一套完整性科學化的管理制度，是有序開展檔案管理工作的前提條件與基礎，從當前來看，部分事業單位的檔案管理制度并不完善，其中存在諸多問題，沒有得到合理解決，檔案管理工作人員沒有按照制度開展工作，導致檔案資料的混亂與漏失現象屢有發生，這與檔案制度的不統一有著直接的關系，因此，這個問題是當前比較重要的一項任務，需要盡快解決并落實下去。

4）檔案管理方式還需進一步規范化。檔案規范化管理能夠較好地推動事業單位實現科學化、規范化發展，提高單位的工作效率和工作質量。當前部分事業單位缺乏對檔案規范化管理的認識，忽視檔案管理規范化。甚至有些單位認為檔案管理規范化不會產生經濟效益而忽視其重要性，并且單位領導對檔案管理工作不會關注。還有一些事業單位在人力財力等方面存在不足，造成檔案規范化管理工作無法得到有效貫徹。當前很多事業單位對于檔案管理的重視程度不足，并且在管理的方式上十分落后，將紙質檔案進行分類后放到指定的場所。在需要相關文件時進行查閱，效率比較低。這種管理方式是以往檔案管理采取的主要方式。隨著社會的發展和進步，工作的內容逐漸精細化，檔案的數量也明顯提升，傳統的檔案管理方式效率低下，這會對整個單位的工作效率產生較大的影響。因此事業單位檔案管理的方式要堅持與時俱進，不能夠停滯不前，因此需要實現信息化和網絡化管理，以此來提升檔案化管理的實際效率。

2 推進事業單位檔案規范化管理工作的對策

1）加強對事業單位檔案規范化管理工作的重視程度。不管是事業單位的領導還是檔案管理的工作人員，都要進行系統的培訓，提高他們對于事業單位檔案規范化管理工作的重視程度，不斷提高對于事業單位檔案管理的各方面投入，對于檔案管理工作者建立完善的福利待遇，充分調動檔案管理工作者的主動性和積極性。事業單位的領導對檔案管理提高監管效率，加強檔案管理的組織領導，共同推進事業單位檔案規范化管理工作的深化改革。

2）完善檔案管理制度，升級檔案管理方式。在檔案管理工作中由于缺少監督制度，導致檔案管理缺少了積極性，因此應該加強監督制度，設立監督機構，組建一支專業的監督隊伍，對檔案的內容還是標準做到全方位的監督，同時將權利下發給人民群眾，從群眾中來到群眾中去，充分發揮人民群眾的監督作用，做到賞罰分明。加強檔案管理的基礎設施建設，對管理的檔案進行清查重組，分門別類進行細分篩查，保證檔案格式的統一性，高標準要求共同推進事業單位檔案規范化，可持續性發展。

3）培養計算機人才，實現數字化辦公。重視高素質人才的培養，加強工作者對于計算機的學習，實現適應檔案信息化辦公，引進計算機專業人才，加強數字化、自動化的檔案管理手段，將數字化運用到事業單位檔案信息資料的更新、整合及補充等，建立檔案信息管理平臺，降低由于人工帶來的出錯率，提供檔案管理工作的工作效率。加大電子檔案管理軟件和硬件設施的投入，滿足現代社會對于事業單位檔案管理工作的需求，將電子檔案管理，數字化辦公作為一項特色的產業來發展，實現大數據、云數據的完美對接，全面實現檔案的規范化、信息化管理。

3 結語

為了推進事業單位檔案的規劃化管理，不管是國家還是地方各級政府和檔案管理部門都發布了促進檔案管理的文件，不管是檔案管理制度的完善，還是計算機人才的培養，都需要我們的共同努力才能加快事業單位檔案管理的進程，提供事業單位檔案管理工作的質量，適應網絡信息化社會數字化辦公的需要。檔案管理工作的規范化已經成為事業單位重要的工作內容，提升檔案管理工作的規范化已經成為必然，相關人員應該充分認識檔案管理的重要性，在工作中積極提高檔案管理的水平，落實檔案管理制度，為全面促進事業單位檔案的規范化管理做貢獻。

綜上所述，隨著經濟社會的不斷發展，事業單位也要及時更新檔案管理的方法，從設備、人員、制度等多個方面著手，提升檔案管理與利用水平，使檔案更好地服務于事業單位的發展。