企業(yè)改制中人事檔案管理現(xiàn)狀與對策研究

王 成

（遼寧省丹東市寬甸滿族自治縣經(jīng)濟發(fā)展促進中心，遼寧 丹東 118200）

企業(yè)中的人事檔案是員工個人信息的記錄載體，其中包括員工個人的工作經(jīng)歷、個人素質(zhì)、社會關(guān)系以及一些基本信息。人事檔案的健全完整可以讓企業(yè)對員工有全方位的了解，可以讓企業(yè)根據(jù)這些信息分析出員工的個人能力和性格特點等信息，從而判斷企業(yè)本身是否需要這樣的人，人事檔案同時也是企業(yè)認識員工的第一印象，不論是對企業(yè)還是對員工都尤為重要。除此之外，人事檔案的存在還可以幫助相關(guān)部門合理分配企業(yè)員工，讓他們就職于適合自己的崗位，還對員工的職位晉升選拔有些一定的促進作用，幫助企業(yè)良好運行，提高企業(yè)員工的綜合素質(zhì)。

1 企業(yè)改制中人事檔案管理中存在的問題

1.1 企業(yè)不夠重視

企業(yè)在將自己的產(chǎn)權(quán)變動之后，對人事檔案的管理有所忽視，尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)層常常將企業(yè)的盈利作為企業(yè)發(fā)展的動力，對人力資源的認識也不充分，更不明白人事檔案的管理對企業(yè)根本的重要性，所以就會將企業(yè)的大部分資金都投入自身產(chǎn)品的變革和銷售當(dāng)中。從表面上看，人事檔案的管理不會給企業(yè)帶來直接的盈利收益，也不似產(chǎn)品銷售那樣重要，更還會讓企業(yè)員工產(chǎn)生消極情緒，以至于讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視了該項工作的重要性，也不會對其付出過多的人力物力資源，甚至于不會將人事檔案管理工作作為會議記錄，不會將其歸入日常工作當(dāng)中。有些企業(yè)就會由此直接將自身的人事檔案管理工作停滯，但是正是由于這樣的做法，才會影響到企業(yè)本身的發(fā)展。

1.2 企業(yè)員工素質(zhì)不高

在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看來，人事檔案管理工作是相對輕松，無聊的，只需要安排一些誠實可靠、性子平和細膩的人就可以很好的完成這項工作，但是他們沒有意識到這是一項非常重要的工作，除了上面兩個特點，員工還需要有很強的責(zé)任心和專業(yè)技能。領(lǐng)導(dǎo)們對這項工作的深層認識也影響到了員工對該工作的忽視，以至于有很多員工在進行管理工作時出現(xiàn)了“現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣”的現(xiàn)象。雖然企業(yè)在招人時也會要求文化水平，但是這些員工大部分都沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，在工作時常常會出現(xiàn)很多錯誤。尤其是一些員工還認為這項工作只是自己捎帶做的事，對自己出現(xiàn)的錯誤也不加理會，上述所說的情況都不利于企業(yè)人事檔案管理工作的有序進行。

1.3 人事檔案管理制度不健全

企業(yè)人事檔案管理制度的不健全，最容易造成的錯誤就是歸檔材料的缺失，歸檔材料中會包括一些履歷表、年度考核表、員工工資條等其他的一些材料，他們的缺失主要有以下兩個原因：第一個就是企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)對檔案的認識，對于企業(yè)的員工和領(lǐng)導(dǎo)們來說，需要填寫的履歷表和獎勵等材料有很多，其中的內(nèi)容往往沒有任何的更新，所以填寫的時候也不會太過認真，甚至出現(xiàn)只將關(guān)鍵詞寫出，以及雷同的現(xiàn)象。更有甚者只將自己的姓名和材料主題寫出，其中沒有任何的內(nèi)容。第二個就是員工對檔案材料的不及時歸檔，一般企業(yè)一定會要求員工將自己的基本信息收起來，以備不時之需，但是有些員工認為個人信息應(yīng)該自己收起來，這樣會更安全，使用起來也更加方便。有些企業(yè)則是不主動要求員工對相關(guān)材料進行歸檔，或者并沒有對需要歸檔的材料進行分類存放，以至于出現(xiàn)員工的個人信息丟失，相關(guān)材料不齊全等現(xiàn)象。甚至在員工進行職位轉(zhuǎn)換，或者不在該企業(yè)工作時也沒有將自己的材料進行轉(zhuǎn)移或者移出，以至于出現(xiàn)查無此人等現(xiàn)象。這樣，員工的個人信息和檔案就不是最為真實和準(zhǔn)確的信息了。

1.4 管理水平不夠信息化

由于人事檔案對企業(yè)非常重要，所以企業(yè)對人事檔案的管理也必須要有一定的規(guī)范性和嚴(yán)格性，以至于在管理過程中人工勞動力也會增多，這就缺少了信息化管理的準(zhǔn)確性。例如，目前為止，有很多的郵電改制企業(yè)均沒有開設(shè)員工檔案信息化管理系統(tǒng)，仍然還會將員工的檔案以紙質(zhì)版保存。

2 企業(yè)改制中人事檔案管理中問題的解決對策

2.1 加大宣傳力度，增強檔案意識

為了增強檔案管理的意識，企業(yè)應(yīng)該從上層領(lǐng)導(dǎo)開始著手。首先應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)充分認識到人事檔案管理的價值和重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)們重視起來，使得人事檔案管理的宣傳投資得到了保障。其次是企業(yè)要做好員工的思想培訓(xùn)，并且加大企業(yè)檔案管理者的培訓(xùn)工作，增強記錄保管者的責(zé)任意識，加強員工的專業(yè)技術(shù)，最大限度地提高人事檔案的作用，為企業(yè)實現(xiàn)最大的價值。最后檔案管理部門要切實到位，對企業(yè)的人事檔案進行嚴(yán)格監(jiān)管。

2.2 不斷提高企業(yè)人事檔案管 理人員的素質(zhì)

第一是在進行人員選拔時，必須認真遵守道德和才能的標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)先選擇公道正派，守法，熱愛本職的員工，并且對工作責(zé)任心強的員工。第二種是定期培訓(xùn)，以保證員工得到新的知識和技能。第三點，企業(yè)專業(yè)技術(shù)人員要定期組織業(yè)余技術(shù)人員交流經(jīng)驗。互相學(xué)習(xí)，不斷進步。

2.3 完善檔案制度

一個良好的制度是管理好工作的一個重要前提，如果沒有一個完整的制度，所有的工作就沒有一個可以按照的規(guī)則。因此要持續(xù)改進人事檔案的收集，分類，保管，檢測，出借和使用系統(tǒng)，并且嚴(yán)格的監(jiān)管，確保人事檔案的完整性和真實性，以便企業(yè)的使用。在調(diào)整企業(yè)結(jié)構(gòu)后，解雇及再就業(yè)的人員，應(yīng)該構(gòu)建解雇及再就業(yè)人員的文件管理系統(tǒng)，并且使用專用的人力文件管理系統(tǒng)，嚴(yán)格遵守。根據(jù)制度，將這些人員的文件做好分類。做好檔案記錄，可以減少工作中不必要的很多問題和失誤，也可以提高人事檔案管理水平。因此，企業(yè)要完善規(guī)章制度，并嚴(yán)格實施。

2.4 重視開發(fā)利用，增強服務(wù)功能

檔案管理部門要適應(yīng)情況發(fā)展，要遵循企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和市場的發(fā)展方向。檔案管理部門和人事部應(yīng)該根據(jù)企業(yè)改制的特點和發(fā)展方向，加強人事檔案對企業(yè)的作用，并且強化檔案管理的服務(wù)功能。第一，在企業(yè)改制時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的特點完善企業(yè)人事檔案管理的相關(guān)制度。第二，在企業(yè)改制中為被解雇勞動者提供其他的工作機會。第三是要引進先進的檔案管理服務(wù)功能，為改制的企業(yè)提供更加適當(dāng)?shù)娜耸聶n案管理方案。

3 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案工作是企業(yè)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)管理者應(yīng)加強人事檔案管理，并在其工作系統(tǒng)中應(yīng)遵循以人為本的理念，以現(xiàn)代化的理念實現(xiàn)管理，加強管理。提升人事檔案的價值，為企業(yè)人力的使用提供更好的保障。