談科技檔案的管理與開發

高 波

（吉林省梨樹縣科技館，吉林 四平 136500）

科技檔案是科技活動的產物和真實記錄，是維護單位和個人經濟利益和保障知識產權的一項重要內容和依據。因此，科技檔案人員要嚴格遵守國家有關科技保密的規定，正確劃分科技檔案密級，合理確定使用范圍，該保密的不能內外不分，不該保密的不能借故保密影響利用，從而保證科技秘密及檔案的安全，維護我院和科研人員的知識產權。

1 科技檔案管理工作的重要意義

科技檔案管理工作是科技管理工作的重要內容之一，它也是科技活動的重要環節。科技檔案不但可以揭示科研項目在實施過程中每個環節的實際狀況，還可以記載和反映項目研究的具體過程和每個細節。規范的科技檔案對于決策者來說，是不可或缺的決策資料，決策者可根據檔案記載的科研工作進展等信息，進行決策、總結工作和制定計劃，以此確立研究方向與發展方向，最終確立未來總體發展規劃和目標。

2 科技檔案管理工作的基本原則及要求

科技檔案管理工作是生產管理、技術管理、科研管理的重要組成部分。各單位都應當把科技檔案工作納入生產管理工作、技術管理工作、科研管理工作之中加強領導。各單位應當按照集中統一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達到科技檔案完整、準確、系統、安全和有效利用的要求。科技工作中與其相應的檔案工作應該執行“四同步”：下達計劃任務與提出科研文件材料要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料的累積情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定相關科技檔案材料同步；申報、登記和評審、獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具檔案歸檔情況證明材料同步。

3 科技檔案管理工作中存在的問題

1）資料收集不齊全、不完整。由于檔案管理人員到科研工作第一線宣傳指導工作不力，科技檔案管理相關制度、規范缺失，再加之科研項目組資料收集責任不明確，造成科技文件資料收集不齊全、不完整。筆者在實際工作中發現，推廣、應用(橫向)項目相較于重點科技攻關項目，其文件材料的缺失率更高。

2）資料整理不規范、不達標。科技檔案相關執行標準、各項規章制度宣傳普及工作缺失或做得不到位。部分科研項目組對相關檔案制度不了解，又未能在項目研發初期結合本項目組實際情況指定專人負責檔案的收集積累工作，以至于造成責任不明確、不到位。因為沒有制度約束、參考，長期處于隨心所欲，任性收集整理的狀態，又因為沒有相關規范標準可依只能根據自己的想法隨性收集，隨意整理，造成整理不規范、不達標，嚴重影響了科技檔案的質量。

3）資料管理分散，歸檔責任不明確，移交不及時。根據當前科技檔案管理現狀來看，科研項目資料管理分散，多頭管理，資料歸檔責任不明晰，導致移交檔案室的檔案出現不齊全、不完整的問題比較普遍。如科研計劃項目書等科技資料由項目組多人負責，資料散落在多人手中；設備的合同協議、檢測驗收報告等資料由采購部門和項目管理部門負責管理，管理分散，資料零碎，遺失現象多有發生。

4）檔案利用率不高。目前多數科技管理部門對科技檔案以保管為主，科技檔案工作歷來重保管，輕利用。首先，作為科技檔案的主要利用者——科技工作者對科技檔案利用的主管意識不強，很少到檔案館去查詢、利用科技檔案信息。其次，因為科技檔案收集和編纂工作開展不夠。截至目前，科技檔案管理相關部門依舊存在不能及時收集檔案文件的問題，導致在需要時不能滿足工作所需，而保存的部分內容因含金量低，保密性差，有價值的信息沒能開發出來，無法實現科技信息資源的共享，起到相應的作用，利用率不高。

4 科技檔案管理工作開展中的改善措施

在科技檔案的收集整理及移交歸檔工作中，要嚴格遵循科技檔案的自然形成規律，并注意保持科技檔案之間存在的有機聯系，進而確保科技檔案完整、準確。在科技檔案管理工作開展中，有關領導和檔案管理人員應該提高檔案工作重要性的認知程度，只有這樣才能確保各項工作更加高效開展。

1）提高科技檔案的系統性和完整性。檔案收集是基礎工作，是搞好檔案管理的首要環節。只有將相關資料及時收集齊全、完整，后面的整理歸檔工作才能順利進行。（1）單位領導要重視科技檔案工作，要把科技檔案管理工作納入科技管理工作中，實現與單位的同步發展。（2）要加強科技檔案管理人員和科研人員的檔案意識，知曉科技檔案的重要性和科技檔案管理相關制度和規范，在工作中嚴格照此執行，做到科學、規范、系統、完整地收集積累科技文件材料。（3）科技檔案管理人員要與科研項目組人員相互溝通配合，根據實際情況，按照檔案管理的科學規律擬定合理的管理流程和歸檔材料清單，確保項目組能夠在日常工作中做好科技文件材料的積累工作。各項目組的負責人負責科技文件材料的形成和積累工作。從項目下達計劃任務之日起，就要向有關人員布置收集積累材料的任務，同時指定專人負責，責任人要在平常工作中，積極主動向項目承辦人收集辦理完畢的科技文件材料，對其及時進行收集整理，確保應歸檔的科技文件材料真實、齊全、系統、完整。

2）認真做好資料整理。將收集來的資料按照歸檔要求進行整理，不要破壞資料之間原來固有的聯系，應根據專業合理劃分，方便查閱者利用。科技文件材料在整理過程中，要注意檢查其載體和書寫材料是否符合耐久性要求；其內容是否準確反映科研、生產等活動的真實情況；科技文件材料是否規范、系統、齊全、完整，如卷內文件的排序是否按照項目準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果申報、獎勵和推廣應用等時間階段順序依次排列，若不是，就應該及時整改。

3）積極參與，及時移交歸檔。（1）歸檔的基本要求歸檔的文件材料必須完整、準確地反映科研、生產等活動的真實內容和歷史過程；歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。科技文件材料，都應當做到書寫字跡工整、材質優良、圖樣規范清晰，有利于檔案長久保存。（2）移交驗收在歸檔前，應該由分管領導和科技檔案管理人員審查驗收。凡歸檔不符合要求的，不得進行項目結算、鑒定、驗收。凡未經檔案歸檔驗收的項目，不能申報評獎，不能新開項目。通過這些硬性措施，可提高歸檔的時效性和主動性。（3）歸檔范圍凡是記述和反映本單位科研、生產、基建等活動，具有查考價值的各種圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等不同形式、載體的科技文件材料，均系科技檔案，都應當按照科技檔案歸檔要求立卷歸檔。（4）加強開發，提升科技檔案利用價值。科技檔案具有很強的技術性，它包含了大量的科技知識和信息，是各單位的無形資產。開發利用是各單位科技檔案管理工作的最終目的，只有通過開發利用才能實現科技檔案的價值。管理科技檔案的最終目的是服務于科技工作、科技生產和科技管理者。為此，要讓科技檔案得到充分利用，一是，應當提高科技檔案系統中全引目錄的準確性、易查性，讓科技檔案利用者在需要查找檔案時，可以通過關鍵詞查找，可簡便快捷地搜索到所查的檔案目錄，再找到需要的實體檔案，以此體現檔案的利用價值。二是，應當根據科研、生產等需要，深層次地開發利用科技檔案信息資源，做好文獻編研工作，如編寫科技檔案目錄匯編、科技檔案文摘、科技成果匯編等為領導決策、各部門日常工作提供決策依據和參考資料。三是，應當運用先進技術手段提高科技檔案利用服務質量和效率，通過建立健全科技檔案系統平臺，使用計算機全面輔助科技檔案管理等現代化手段，為檔案利用者提供良好的使用條件，使科技檔案查詢利用達到方便、快捷、準確。

在科技檔案工作中，積累、管理、利用這三者的關系是緊密聯系且相互關聯的。積累是基礎，管理是手段，利用是最終目的。只有把科技檔案管理前期工作做得到位，基礎夯扎實，積累才能豐富厚重，管理才能得心應手，利用率才能提高。