如何提升辦公室檔案文書管理工作

張鹿秀

（長安銀行股份有限公司寶雞分行，陜西 寶雞 721000）

企業在經營過程中，會產生多方面的檔案文件，例如企業運營管理需要進行上傳下達，進行日常管理需要收文發文，在進行大小會議時，需要對會議內容進行記錄；在進行商業合作時，會形成商業合同等，企業在職能活動中形成辦理完畢作為文書檔案保存的文件材料等等。

1 辦公室檔案文書管理工作的概述

檔案文書管理是通過對檔案文書的管理，可以對事物進行較好的存儲，是對后期工作的一個有效性保證和引導。檔案文書所記錄的內容具有真實有效性，其內容的載體是企業中各個部門的具體事物[1]。因此，在進行文檔管理的過程中往往是按照部門事項問題進行具體劃分的。企業發展過程中，為了保證企業的正常運營，需要按照企業運行特點進行具體部門劃分以及各類合同文件的簽訂。對于大部分企業來說，企業的載體都較為豐富，所涉的經濟性文件、會計類檔案、人事類文件、行政類管理文件以及其他上級部門、監管部門、政府管理部門等相關性文件都需要進行有效的行政管理。檔案的管理是對具體經營過程進行記錄，對于企業來說，在發展過程中，對任一時間進行有效的記錄能夠在一定程度上完成相互之間的有效性連接。同時，檔案管理的過程中并不僅僅是以完全的記錄為主的，在企業經營過程中為了保證經營的合法性，相關政府部門會對企業的經營狀態進行有效的考察，企業檔案管理能夠在該類檢查中對自身的經營狀態進行有效性展示。

2 辦公室檔案文書管理工作存在的問題

2.1 管理制度不健全

檔案管理工作是對企業核心文件進行管理，對于企業發展來說具有重要意義。但是，在現有的企業檔案管理過程中還存在較多的問題，這一現象是由于企業在發展過程中對于企業檔案管理工作未制定有效的管理制度。在企業正常經營過程中，各部門各司其職，但是對于檔案管理工作未進行相關性制度的連接，在進行檔案管理過程中時常會出現部門之間對于管理責任進行互相推諉的現象[2]。經過調查研究顯示，部門員工在經營過程中會將辦理完結的文件，裝訂成冊，交由綜合部門，各部門員工工作性質較為復雜，意識不強，也缺乏足夠時間和精力來對本部門檔案進行分類整理，甚至會造成檔案遺失，不全等現象。

2.2 管理檔案的方式較為落后

在對檔案管理工作進行調查研究的過程中發現，很多企業對于檔案管理工作并不重視。主要表現為，很多公司為了節省房租、人力等成本，極少數會安排專門人員保管最初的檔案文件，甚至有些企業沒有獨立的檔案室，這一現象導致的直接結果為檔案存放極為混亂，嚴重時會造成材料的遺失[3]。

2.3 工作人員對于檔案管理工作的認知存在差異，檔案整理標準不規范

在經營過程中，大部分員工對于檔案管理工作缺乏有效的認識，進而導致在管理工作中大部分員工認為檔案管理工作并未納入自身工作的范圍，使其在管理工作時，各部門都存在較為嚴重責任推諉。同時，各個業務部門在企業運營過程中由于所承擔的工作角色較多，事務較為復雜，在進行檔案管理的過程中，由于時間、空間、工作任務的輕重緩急等因素影響也導致其未能進行有效的檔案管理工作。導致企業內部在進行文檔管理的過程中并未進行檔案整理標準的規范，進而導致在檔案查詢過程中出現檔案收集不完全、檔案未能按照要求進行裝訂、檔案具有缺失和混亂的現象發生等。

2.4 信息化管理程度不高

在進行檔案管理的過程中，不僅要從管理者的角度尋找問題，還應該緊緊跟隨時代的潮流，根據現代化的發展方式完成有效的管理。信息化的發展給檔案管理帶來了新的發展方向，但是在具體操作中仍然存在較多問題，例如，辦公硬件的落后、整個單位無辦公檔案為一體的系統等，都嚴重影響了信息化檔案管理的腳步。

3 提升辦公室檔案文書管理工作的措施

3.1 健全制度、規范管理

根據上文可知，檔案管理在企業發展過程中具有重要作用，因此，在進行文檔管理的過程中首先應該讓所有員工充分認識檔案文件的重要性。檔案文書管理工作想要順利進行，需要管理部門對檔案文書管理工作進行相關性制度的制定，并對管理工作安排，同時給檔案存檔規劃專門區域，改變原有在存放檔案時由于缺乏專業的檔案存儲區域，而導致檔案存放混亂的狀況。

3.2 提高對管理工作的重視度

檔案管理工作并非針對某一部門或者某一人群，在進行檔案管理工作過程中，應該建立自上而下，人人參與的管理方式。在管理過程中，專業檔案管理人員需要對該項工作進行充分有效的認識，同樣，為了對該行為進行具體有效執行，在進行檔案管理過程中，企業應該對執行力較強的員工進行獎勵。以達到后期便利查閱的目的。

3.3 規范整理標準

在檔案整理過程中最重要的步驟為收集資料、對于檔案文件進行歸納整理、將文檔進行裝訂、對文檔進行編號，將其上繳檔案管理部門。各部門負責人及員工在日常工作中也應該主動參與到檔案管理的工作中，在相關資料繳入檔案室之前，待到事件完成以后，對相關文件進行歸類整理，按檔案制度規定的標準要求裝訂整理，打印頁碼，編寫目錄及移交清冊，將所有文件上繳檔案管理部門[4]。

3.4 加大信息化管理

在信息技術不斷發展的形式下，企業檔案管理也應開發建立辦公檔案系統，檔案系統將電子檔案進行歸類和處理，更加科學，減少人工，不僅能夠節省存放檔案的空間，還能便利各部門之間的工作。例如，在進行文件編輯的過程中可以充分利用Office等辦公軟件以及OA辦公系統進行文件的整理和保管。

4 結束語

在檔案文書管理過程中，想要進行有效檔案管理必須從多個方面進行，本文以如何提升辦公室檔案文書管理工作為研究方向，總結有效策略，希望能為企業檔案管理工作起到一定積極引導作用。企業整體運營所涉及的方面是多面的，在進行各類型檔案管理過程中，為保證公司內部文件科學管理，需要在管理方式、管理制度、管理人員等幾個方面進行整合，以達到有效的檔案管理的目的。