事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理淺談

陳莉霞

（青海省公路局，青海 西寧 810000）

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作提出了更高的要求。為了保障事業(yè)單位能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展，要全面加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，不斷提升其整體的工作質(zhì)量和水平。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，文書檔案管理工作很容易被忽視，從而出現(xiàn)了不規(guī)范管理的現(xiàn)象，文書檔案管理工作質(zhì)量得不到有效保障。因而在新時(shí)代背景下要全面加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作，加強(qiáng)新管理理念的融入，綜合事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀，不斷優(yōu)化其整體的工作形式，保障文書檔案管理工作能夠高效穩(wěn)定實(shí)施。

1 事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

文書檔案作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層想要了解不同階段，事業(yè)單位整個(gè)發(fā)展?fàn)顩r的重要檔案信息，文書檔案可以作為事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)。因而在事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展過程中，要全面加強(qiáng)文書檔案管理工作。通過規(guī)范化的文書檔案管理，保障相應(yīng)的工作能夠高效穩(wěn)定的實(shí)施，同時(shí)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[1]。而在現(xiàn)階段的文書檔案管理活動(dòng)開展過程中，由于受到社會(huì)環(huán)境的影響，信息管理的難度逐漸增加。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的更新，為事業(yè)單位文書檔案管理工作提出了更高的要求。但在我國(guó)部分事業(yè)單位文書檔案管理活動(dòng)開展過程中，由于相應(yīng)的工作人員缺乏正確認(rèn)識(shí)，沒有充分意識(shí)到信息時(shí)代到來對(duì)文書檔案管理工作提出的新要求。再加上，部分人員缺乏專業(yè)的技術(shù)能力和水平，難以實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理。正是由于在思想上缺乏正確認(rèn)識(shí)，使得文書檔案管理工作難以落到實(shí)處，而在各項(xiàng)工作開展過程中，還有許多問題迫切需要解決。在事業(yè)單位文書檔案管理活動(dòng)中，由于領(lǐng)導(dǎo)階層沒有過多的時(shí)間來關(guān)注文書檔案管理工作是否規(guī)范化，使得文書檔案管理工作難以落到實(shí)處。總的來說，在我國(guó)文書檔案規(guī)范化管理過程中，還有許多問題急需解決，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理，要進(jìn)一步加強(qiáng)先進(jìn)管理理念和方式的使用，在提升文書檔案管理工作整體效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理的重要性

在機(jī)關(guān)團(tuán)體，企事業(yè)單位行政管理事務(wù)活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案被稱為文書檔案，其中包括命令指示、決定、批示、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等多種不同的形式。文書檔案的產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上具有一定的共性。而在文書檔案管理活動(dòng)中，通過規(guī)范化的管理，有效決定文書檔案的科學(xué)性，實(shí)用性和歷史性。通過采用規(guī)范化的文書檔案管理方式，有效保障文書檔案的真實(shí)性，在提升其檔案管理工作效率和質(zhì)量的同時(shí)，將文書檔案作為其他各項(xiàng)工作開展的參考依據(jù)。通過統(tǒng)一規(guī)范的管理，增強(qiáng)文書檔案管理工作的專業(yè)性和保密性，綜合性，加強(qiáng)現(xiàn)代化理念和現(xiàn)代化的管理方法的使用，不斷提升文書檔案管理的整體質(zhì)量和水平[1]。在提升文書檔案管理效率的同時(shí)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。

3 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理的策略

3.1 加強(qiáng)規(guī)范制度建設(shè)，創(chuàng)新管理理念

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)我國(guó)文書檔案管理工作帶來了新的要求。在社會(huì)發(fā)展環(huán)境下，事業(yè)單位文書檔案管理工作要綜合事業(yè)單位發(fā)展需求實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理。因而在文書檔案管理活動(dòng)開展過程中，要全面加強(qiáng)制度建設(shè)，通過加強(qiáng)制度建設(shè)，不斷規(guī)范文書檔案管理的整個(gè)流程，使得文書檔案規(guī)范化管理工作能夠有章可循。這就需要事業(yè)單位的檔案管理部門能夠充分履行其各自的職責(zé)，加強(qiáng)與其他部門之間的協(xié)同合作。在文書檔案管理活動(dòng)中，能夠從檔案管理的范圍，管理，手續(xù)，管理?xiàng)l件等多個(gè)方面入手，制定行之有效的規(guī)范化管理制度。在文書檔案規(guī)范化管理活動(dòng)中，還需要設(shè)置專門的管理人員，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的歸檔等工作，有效避免出現(xiàn)文書檔案大規(guī)模流失的現(xiàn)象[2]。這就需要事業(yè)單位能夠加強(qiáng)宣傳，保障所有的工作人員能夠充分意識(shí)到加強(qiáng)文書檔案規(guī)范化管理的重要作用和現(xiàn)實(shí)意義。在思想上，不斷增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的工作意識(shí)，使得其在具體工作過程中能夠通過規(guī)范化的管理，保障文書檔案管理活動(dòng)能夠高效穩(wěn)定實(shí)施。通過提升員工的積極性和責(zé)任感，使得文書檔案規(guī)范化管理工作能夠高效落實(shí)。

3.2 做好工作人員培訓(xùn)，提升管理能力

在事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理活動(dòng)開展過程中，要全面加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作，不斷提升其工作能力和個(gè)人水平。由于我國(guó)一些事業(yè)單位的文書檔案管理人員素質(zhì)較低下，且老齡化的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，缺乏專業(yè)化教育背景。為了實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，保障相應(yīng)的管理工作能夠高效穩(wěn)定實(shí)施，在事業(yè)單位發(fā)展過程中要加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)。通過安排文書檔案管理人員去先進(jìn)單位觀摩學(xué)習(xí)，或者聘請(qǐng)專家來事業(yè)單位開展專題講座，及時(shí)的將文書檔案管理有先進(jìn)思想和理念進(jìn)行傳播，在提升文書檔案管理人員工作能力和水平的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理[3]。為了有效提升文書檔案管理人員的工作能力，在文書檔案規(guī)范化管理活動(dòng)開展過程中，要加強(qiáng)實(shí)踐，通過建立相應(yīng)的管理制度和管理體系，保障相應(yīng)的工作人員在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中能夠充分履行各自的職責(zé)。在文書檔案管理活動(dòng)中積累相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，提高自身的管理能力和管理水平，使得事業(yè)單位文書檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理。

3.3 優(yōu)化管理方式方法，實(shí)現(xiàn)信息化管理

信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位文書檔案管理工作提供了有效的參考和相應(yīng)的技術(shù)支持。信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到了廣泛的使用，且取得了良好的跡象。而在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理需求。為了保障文書檔案管理工作能夠高效穩(wěn)定實(shí)施，且能夠跟上時(shí)代步伐。在文書檔案管理活動(dòng)中要加強(qiáng)管理手段的優(yōu)化和創(chuàng)新。通過實(shí)現(xiàn)文書檔案的電子化轉(zhuǎn)化，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源庫，使得整個(gè)文書檔案管理工作能夠更加高效穩(wěn)定的開展，實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理。在信息化管理的過程中，要全面加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，通過引入先進(jìn)的設(shè)備，保障文書檔案信息化管理工作能夠高效穩(wěn)定的實(shí)施，提升文書檔案信息化管理工作的整體質(zhì)量。因而在事業(yè)單位發(fā)展過程中，要借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)。事業(yè)單位要根據(jù)自身的發(fā)展規(guī)模，建立與自身發(fā)展相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在提高管理效率和質(zhì)量的同時(shí)，使得信息獲取能夠更加高效便捷，提升文書檔案管理的有效性。

4 結(jié)束語

總之，經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展拉動(dòng)了各行業(yè)的發(fā)展。而加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作，能夠有效提升我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平。在事業(yè)單位文書檔案管理活動(dòng)中，要綜合其實(shí)際管理中存在的問題，相關(guān)的工作人員要充分意識(shí)到加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案規(guī)范管理的重要性和現(xiàn)實(shí)意義。在各項(xiàng)工作開展過程中，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，充分履行自身的職責(zé)和義務(wù)，通過規(guī)范化的管理，不斷提升整體的工作質(zhì)量，使得我國(guó)事業(yè)單位能夠取得更優(yōu)秀的成績(jī)。