基層單位檔案科學管理水平的提升策略

王 建

（黑龍江省大興安嶺加格達奇區檔案館，黑龍江 大興安嶺 165000）

1 基層單位檔案管理工作的重要性

檔案工作從狹義上講是一種檔案業務，其涉及檔案的管理和檔案室的建設，強調運用科學的方法對機關工作的相關資料進行歸類存檔，長期保存，以記錄機關工作的整個歷程并應對不時之需。具體而言，基層檔案管理工作的重要性體現在以下幾方面：

一是為機關工作提供重要依據。行政機關在開展工作或制定決策時，都需要以相關檔案資料為依據，所以對日常工作中的資料進行歸檔，可以為今后的機關工作查考提供重要依據。此外，檔案所中所記錄的既往工作情況，也可以成為行政機關在未來開展工作的參考，如檔案中所包含的人口統計資料、地方自然資源狀況等。

二是為宣傳教育提供生動素材。國家機關以及社會組織在履行職能時所產生的文件資料能夠反映社會發展進程，在這其中國家機關、領導干部、工作人員所作出的各種努力，都在檔案中有所體現，所以在某種程度上，檔案也具有史料的價值，其可以在機關內部或地方上開展宣傳教育提供豐富素材。

2 當前基層單位檔案管理工作存在的不足

檔案管理在各級行政機關中都是不可或缺的一環，尤其在基層單位中，檔案管理的任務更為艱巨。然而現階段基層檔案管理工作卻仍存在許多不足。

首先，檔案信息化管理發展滯后。紙質檔案一直都是我國檔案館工作中進行歸檔的主要形式。但是隨著時間推移，基層單位產生的檔案數量逐年累積，數字越來越龐大，檔案查閱難度也相應加大。一方面，紙質檔案記錄只能以文號、標題、時間來進行檔案目錄建立，而針對具體某一方面內容的查閱，單純從標題上很難保證查閱的準確性。另一方面，紙質檔案也容易在一些人為或自然災害中被銷毀。因此，現代信息技術在檔案管理中的應用成為檔案工作的開展方向。但就目前而言，我國基層地區因資金、人員、技術等原因，其檔案信息化管理的建設卻較為滯后。

其次，檔案管理不夠科學。檔案管理工作涉及檔案的整理歸檔、檔案的保存以及檔案館藏建設。這項工作看似只是各種文件資料的整理，但實際上也有諸多學問蘊藏其中。在整理歸檔方面，如何科學的分門別類進行歸檔以便于后期查閱；在檔案保存上，如何保證紙質文件在長期存放中不受損壞；在館藏建設時，如何科學設計館內結構、打造信息化管理系統。上述這些問題都值得檔案管理人員進行深入思考。而當前一些基層的檔案管理工作在各方面都不夠科學，創新不足。

3 基層單位檔案科學管理水平的提升策略

3.1 加強信息化建設

基層單位檔案管理的信息化建設是一項龐大工作，其實際建設面臨多方困難，如各部門的配合、建設資金的保障、技術人員的配備等都成為許多基層檔案館信息化建設的阻力。因此，在信息化建設上，筆者認為應首先克服以下三方面困難。其一，檔案管理的信息化建設首先要確保各部門在提供文件檔案時不但要提供紙質文件，還要提供如PDF、WORD等格式的數字化文件。要做到這一點，需要基層檔案館出臺檔案歸檔資料提供的相關規范性文件，指導各部門按要求提供文件資料。其二，不同基層地區的財政能力是存在差異的，這就需要基層檔案館結合實際情況進行不同方式的信息化建設。對于財政充足的基層地區，可以與軟件公司合理開發出專門的行政機關檔案管理系統，按照檔案整理、歸檔、查閱、更新、保密等需求完善管理系統功能。而對于財政不足的基層地區，應利用計算機對電子類型的文件資料進行存放，每個部門創建一個文件夾，然后在其中按照“年份—文件類型”的層級順序創建文件夾對文件進行保存。同時針對每個部門的歷史檔案要專門創建一個EXCEL表格，再其中按照年份、文件類型、標題、發文時間等進行文件信息的錄入，以便于在后期檔案查閱時可以直接利用EXCEL的搜索功能直接定位文件。其三，針對技術人員配備，基層檔案館應該優化人員結構，大力引入年輕的具有信息化意識和技能的年輕檔案管理人員，同時年長者也要積極參與學習和培訓，以提升自身的信息化管理能力。

3.2 加強檔案管理研究與創新

檔案管理作為一項專門的業務，其有著自己的專業理論和管理要求，所以在基層檔案管理中，為確保管理的科學性，檔案工作人員必須加強檔案管理的持續研究，不斷在工作中進行創新。

針對紙質檔案的整理歸檔，應該不斷研究科學的分類歸檔方法。以縣級政府辦公室為例，筆者建議可以按照“年份—上級文/自成文—文件類型”的方式進行分類，將每一年中的自成文按照“政辦發”“政發”“政函”“政呈”“會議紀要”等進行匯總造冊，上級文按照“中央、省、市”進行分類造冊。如此以年為單位，做到類型明確，便于查閱。

針對檔案的保存，需要考慮到紙質檔案的特性，在存放時注意做好防水、防火、防蛀。如可以利用塑料布覆蓋于存放檔案的設施上，以起到防水、防潮的作用；注重檔案館中明火的控制和消防設施的建設，以有效防止火災隱患；可以在紙質文件存放的空間中定期噴灑藥物，以達到防蛀的目的。

針對檔案館藏建設，則需要工作人員不斷加強學習，積極借鑒其他地區館藏建設的先進經驗，結合自身實際情況對館藏建設進行不斷優化完善，切實提升檔案管理水平

3.3 提升檔案工作服務意識

檔案工作歸根結底是為社會主義發展服務的，具體到工作實踐中，檔案工作通過檔案資料的歸檔整理來為行政機關決策提供依據，助推政府職能規范行使，進而來達到服務社會的目的。因此，現代基層檔案管理科學水平的提升還需要著眼于思維意識層面的轉變，提升檔案工作服務意識。要做到這一點，一方面基層檔案工作的開展必須要以方便檔案查閱利用為宗旨，在歸檔整理時，可以聽取或征求其他部門的相關建議；另一方面，基層檔案館應該積極學習社會信息服務機構的相關做法，如信息化建設、管理機制等，從而不斷提升檔案工作的服務水平。

4 結語

綜上所述，檔案工作對基層行政機關的職能履行與政策落實起著極其重要的作用。所以新時期基層檔案管理人員必須順應時代發展做好信息化管理建設，并加強檔案管理的研究學習與創新，從而不斷提升基層單位的檔案管理水平，為新時期社會主義建設發揮好自身應有的作用。