關(guān)于成都市市屬高校檔案管理的調(diào)研報告

李 艷

（成都工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院(成都市技師學(xué)院)，四川 成都 610000）

1 調(diào)研情況

1.1 機構(gòu)設(shè)置和人員配置情況

目前有3所高校完成檔案館設(shè)置，另外2所高校設(shè)置了檔案室。成都大學(xué)于2006年6月，在原檔案科的基礎(chǔ)上，組建成立檔案館，是學(xué)校直屬業(yè)務(wù)部門，檔案館內(nèi)設(shè)綜合檔案室、人事檔案室、辦公室及校史辦公室，檔案工作人員11人。成都大學(xué)檔案館安排3位專職檔案員專門從事檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、目錄審核工作，保證接收檔案的分類科學(xué)，整理合乎規(guī)范。專職檔案管理人員不安排部門檔案管理以外的業(yè)務(wù)工作，避免工作交叉出錯。成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院于2014年成立檔案館，掛設(shè)在學(xué)校圖書情報中心，檔案工作人員3人。成都工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2018-2019完成檔案館基本設(shè)施配置，檔案館掛設(shè)在學(xué)校圖文信息中心，檔案工作人員5人。成都職業(yè)技術(shù)學(xué)院和成都廣播電視大學(xué)為檔案科設(shè)置，隸屬于學(xué)校黨政辦，檔案工作人員均是2人。

1.2 檔案收集整理等常規(guī)工作情況

1）檔案庫存情況及每年歸檔量。成都大學(xué)檔案庫存量已超10萬卷，每年檔案收集數(shù)量超1萬卷，2萬件。依據(jù)《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實施細則》（川教〔2017〕11號），檔案量的統(tǒng)計分為兩類，一是文書類，應(yīng)以件數(shù)統(tǒng)計；二是案卷類，應(yīng)以卷數(shù)統(tǒng)計。據(jù)了解除成都大學(xué)外，其余4所高校統(tǒng)計檔案數(shù)量均未完全依照此進行，統(tǒng)計計量單位各不相同：成都職業(yè)技術(shù)學(xué)院每年歸檔量約2000多件；成都工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院每年歸檔量約1000多件，2萬余頁；成都廣播電視大學(xué)每年歸檔量約100多盒；成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院暫無法估計。2）收集時間及收集范圍。成都大學(xué)、成都職業(yè)技術(shù)學(xué)院、成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院、成都廣播電視大學(xué)等4所高校均定期于上半年收集上一年度的檔案，下半年規(guī)范化加工入庫，但由于今年特殊時期，各高校2019年檔案均還未收集完成。收集時間較為特殊的是成都工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，采取的是三年收取一次檔案，目前檔案室收存檔案截止到2017年，2018-2020年檔案計劃明年收取。每所高校結(jié)合自身實際情況，確定了檔案室的檔案管理范圍（歸檔范圍）。成都大學(xué)檔案館統(tǒng)一收集管理學(xué)校各門類檔案，其余4所高校的人事檔案、學(xué)生檔案均由對應(yīng)職能部門自行管理，此外，成都職業(yè)技術(shù)學(xué)院只收取部分職能部門檔案，不收取二級學(xué)院檔案；成都工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院只保管10萬元以上的招投標項目資料，10萬以下的由招標部門自行保管。3）社會力量參與檔案工作情況及檔案數(shù)字化情況。各高校根據(jù)自己實際情況，均選取社會單位，不同程度的協(xié)助完成檔案整理歸檔工作。成都大學(xué)檔案管理較成熟，目前采取的是由部門立卷，學(xué)校自行完成檔案的收存整理工作，每年預(yù)算20萬元，專項進行數(shù)字化掃描。目前正在進行積存檔案永久卷的掃描工作，當(dāng)年預(yù)算經(jīng)費用完后數(shù)字化工作暫停，待第二年經(jīng)費下發(fā)后繼續(xù)進行。成都職業(yè)技術(shù)學(xué)院不收取二級學(xué)院和部分職能部門檔案，每年歸檔量僅2000余件，檔案員基本上能自行完成整理，故每年外包預(yù)算僅有幾千元。學(xué)校對2014年及以前的檔案已完成整體外包加工，包含整理及數(shù)字化掃描。2014年以后的庫存檔案，均未進行規(guī)范化整理及數(shù)字化掃描。成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院至今積存了2017-2019年的檔案待整理。因檔案數(shù)量未具體統(tǒng)計，目前正在抓緊清理數(shù)量，做庫房規(guī)劃，計劃明年對2017-2019年檔案立項外包。學(xué)校對2016年及以前的檔案進行過一次整體外包整理服務(wù)，并完成了部分檔案的數(shù)字化掃描。成都工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院采取三年收集一次檔案的方式，2018年收集了各部門2015-2017年檔案，并預(yù)算招標整理外包，因預(yù)算未通過，檔案積存未整理，計劃明年收集2018-2020年檔案并申報預(yù)算，一次性完成2015-2020年檔案外包整理。成都廣播電視大學(xué)已完成2017年及以前收存檔案的數(shù)字化工作。因每年收存量不大，故采取三年做一次外包整理。目前已積存2018-2020年檔案，待明年外包整理。

經(jīng)調(diào)研，成都大學(xué)的檔案管理工作是5所成都市屬高校中較為完善的。一是成都大學(xué)成立了檔案館，且人員配置較為充足，可以承擔(dān)學(xué)校各門類檔案的全面管理，檔案管理工作較為系統(tǒng)。成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院、成都工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院雖然已是檔案館設(shè)，但人員配置相對較薄弱，不能全面管理學(xué)校所有門類檔案。二是成都大學(xué)全面實行部門立卷歸檔制度，由各部門檔案員完成收集、整理、打碼、移交等工作，檔案館工作人員負責(zé)各部門檔案員的培訓(xùn)、指導(dǎo)，檔案審核和裝訂等工作，此種方式由各部門檔案員充分參與檔案的收集整理，能較好的保證資料收集的齊全完整、分類科學(xué)細致。其余4所高校均為檔案管理部門統(tǒng)一收集檔案，各部門檔案員不參與整理，而是預(yù)算資金，選取社會單位參與外包整理歸檔。三是成都大學(xué)積極投入預(yù)算經(jīng)費，每年資金保障充足，合理選取社會單位參與檔案工作，保證立卷歸檔工作順利推進的同時，積極開展檔案數(shù)字化工作，極大提高了檔案的利用率，并提高服務(wù)質(zhì)量。其余4所高校因預(yù)算經(jīng)費不足，已不同程度的積壓了3-6年的檔案，待到明年預(yù)算外包整理。

2 我校檔案工作面臨的問題

1）多校合并檔案冗積。學(xué)校現(xiàn)有成都市高級技工學(xué)校、成都無線電工業(yè)學(xué)校、成都市機械技工學(xué)校、成都交通高級技工學(xué)校、成都鐵路工程學(xué)校等合并學(xué)校檔案，總量預(yù)計5000余卷，超5萬件，主要為行政類、黨群類、基建類和財會類，合校移交時，只有少量檔案附詳細目錄。經(jīng)過前期陸續(xù)整理，已完成近三分之一行政類和黨群類檔案的目錄著錄，但仍有近三分之二無目錄，查閱均需逐份翻閱紙質(zhì)檔案。所有合并學(xué)校檔案均未數(shù)字化。2）部分檔案缺乏移交手續(xù)。主要是2009-2013年基建項目檔案，為周爍經(jīng)手辦理項目資料（共計約500盒），在任中經(jīng)濟審計時，由國有資產(chǎn)管理處寄存學(xué)院檔案室，一直無人前來辦理移交手續(xù)，且未按項目規(guī)范整理，無法提供利用。3）大量待優(yōu)化整理檔案。2009-2017年，學(xué)校逐年按期收存檔案入庫，按高校檔案規(guī)范化管理達標要求，此部分檔案需與各部門2019年清理移交的相應(yīng)年度檔案重新組合，進行規(guī)范化優(yōu)化整理，具體數(shù)量近4萬件，組卷后超1萬卷。優(yōu)化整理工作包含：重新編制檔號、修改不規(guī)范目錄、打印檔案歸檔目錄及卷內(nèi)目錄、制作案卷封皮、盒脊背及備考表、編制文件目錄集、對掃描的電子版文件統(tǒng)一格式及命名規(guī)則等。因檔案科人員有限，無法自行完成如此大量的累積規(guī)范化整理工作。

3 提升我校檔案管理工作水平的措施

針對我校檔案管理面臨的問題，結(jié)合調(diào)研情況，初步擬定工作舉措如下：

1）繼續(xù)推進各部門立卷歸檔工作。持續(xù)推進各部門檔案員自行完成檔案的收集、整理、著錄、打碼等工作，檔案科工作人員加強對各部門檔案員進行培訓(xùn)、指導(dǎo)、審核、協(xié)助裝訂等。堅持每年定期收集檔案，每年上半年收集上一年度各部門檔案，下半年規(guī)范化整理加工，當(dāng)年完成不累積。平時加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)及學(xué)習(xí)交流，形成定期培訓(xùn)的工作機制，每年上半年開學(xué)即組織開展檔案管理人員專題培訓(xùn)，提高檔案工作人員的專業(yè)能力。定期參加上級檔案管理部門組織的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力，并加強與兄弟院校間溝通交流，確保檔案工作規(guī)范進行。2）積極推進積存檔案的規(guī)范化整理工作。學(xué)校積存待規(guī)范化整理檔案包含各合并學(xué)校檔案、2009-2013年基建項目檔案、2009-2017年庫存需優(yōu)化整理檔案，總量預(yù)計超1萬卷，5萬件。此部分檔案產(chǎn)生于不同的歷史階段，整理加工方式不能一刀切，需認真按檔案管理制度執(zhí)行的同時，積極尋求上級檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3）合理預(yù)算經(jīng)費招標社會力量參與檔案工作。通過社會力量參與檔案工作，逐步提升檔案的數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。電子檔案的安全性強，檔案壽命長，網(wǎng)絡(luò)查詢和傳輸便捷，通過數(shù)字化手段，避免眾多的資源在檔案室內(nèi)“休眠、沉睡”，更好的保護實物檔案。就目前我校庫存檔案情況來看，預(yù)計資料達標整理外包預(yù)算共計約50萬（包含掃描費用），如經(jīng)費充足，可一年內(nèi)完成規(guī)范化整理，并完成檔案規(guī)范化省級二級達標。