加強醫(yī)院檔案管理的幾點思考

陳澤坤

（濰坊市人民醫(yī)院，山東 濰坊 261000）

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的見證，醫(yī)院的建立建設(shè)、發(fā)展壯大、重要事件、醫(yī)改措施等方方面面，都存在于醫(yī)院檔案中。醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院日常工作的重要組成部分，它見證了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的不斷提高、醫(yī)療水平的不斷提升、服務(wù)能力的不斷提高、改革管理的不斷深化、人文建設(shè)的不斷升華，是醫(yī)院發(fā)展的見證者，也是歷史的見證者。隨著醫(yī)院發(fā)展，人員越來越多，就診患者不斷增多，檔案也越來越多，包括職工的檔案信息、病例的整理歸檔、設(shè)備的采購維護、醫(yī)院重大事件和重大會議等，都必須如實記錄在案，確保信息無誤。如果檔案管理不好，在工作中出現(xiàn)丟失檔案、記錄錯誤等現(xiàn)象，就會給醫(yī)院其他工作造成一定程度的影響，甚至誤導(dǎo)后來者。當(dāng)前，國家正在大力推進醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，醫(yī)療改革持續(xù)深化，我們必須意識到檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性，找出檔案管理中存在的問題并加以改進，才能保證醫(yī)院持續(xù)快速健康發(fā)展。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案掛歷的重視程度不夠

大多數(shù)醫(yī)院將提高醫(yī)療技術(shù)、提升服務(wù)質(zhì)量、深化改革管理等作為醫(yī)院的重點工作，尤其是關(guān)注點，始終放在臨床技術(shù)水平的提高上，對檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為醫(yī)院是以治病救人為核心，檔案管理工作必須要有，但不追求精益求精。在檔案管理上，從規(guī)模的擴大、設(shè)備的采購、資金的投入等方面，力度不夠大，而隨著醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生的檔案越來越多，檔案管理效率低，難免會出現(xiàn)檔案管理跟不上醫(yī)院發(fā)展節(jié)奏的情況。醫(yī)院工作人員也沒有從思想上提高對檔案整理歸檔工作重視， 對病例信息、文件等收集不及時、不準(zhǔn)確，有時甚至應(yīng)付了事，對檔案工作的必要性和重要性認(rèn)識不足。

2.2 檔案管理制度機制存在欠缺

檔案管理相關(guān)法律法規(guī)雖然已經(jīng)出臺，但各地各單位都有一定的自由裁量，并沒有完全統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，久而久之，更多的檔案管理人員只是憑借前輩們的經(jīng)驗去整理檔案，而忽視了檔案整理原本的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，甚至還出現(xiàn)了檔案整理效率低、有的檔案遺失等現(xiàn)象，對醫(yī)院發(fā)展造成不利影響。大多數(shù)醫(yī)院的檔案都是由一個專門負責(zé)檔案管理的科室來整理，其他科室僅僅是配合，并且擔(dān)任檔案整理的人員也都是兼職人員，這就造成專門的檔案管理人員與其他科室兼職檔案管理人員之間的關(guān)系模糊不清，容易導(dǎo)致配合不到位，檔案缺失的情況。

2.3 檔案管理手段有待提高

隨著科技的發(fā)展，我們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展日新月異，已經(jīng)深入到各領(lǐng)域，檔案管理工作也不例外。在電子檔案普及的今天，仍有很多醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的人工管理檔案的方式，通過人工方式將醫(yī)療、護理、會議等各類信息傳輸?shù)綄ｉT從事檔案管理人員的手中，然后由他們進行打印、整理、歸類，然后保存在檔案室中，但這樣做不僅極大浪費時間、空間、人力、物力，而且遇到問題緊急查找時也十分不便。而且紙質(zhì)檔案的保存條件要求較高，空氣溫度、濕度等都有許多要求，紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)移、搬動對檔案管理也十分不利。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院檔案管理工作很少由科班出身的專業(yè)檔案管理人員去從事，大多都是兼職檔案管理工作，很少經(jīng)過專業(yè)的、專門的、統(tǒng)一的檔案管理培訓(xùn)，致使他們在從事檔案管理工作時素質(zhì)和能力參差不齊、差距較大。檔案管理人員大多年紀(jì)偏大，對電子化、信息化的高科技手段學(xué)習(xí)能力有所欠缺，專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)難以滿足快速發(fā)展的醫(yī)院和不斷增多的檔案的需要。檔案管理人員的流動性也比較大，不能固定從事這一項工作，導(dǎo)致工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性受影響。

3 加強醫(yī)院檔案管理的措施

3.1 提高全院人員對檔案管理工作的認(rèn)識

檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，要通過召開檔案培訓(xùn)會議、舉辦檔案業(yè)務(wù)講座等方式，大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高全院人員對檔案管理工作的認(rèn)識，同時提高全院檔案專兼職管理人員的專業(yè)知識和技能。從資金、設(shè)備、人員等方面，加強與醫(yī)院管理層的溝通交流，力爭取得更多在檔案管理方面的支持。不定期主動向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作，及時讓管理者了解最新的檔案管理方面的政策文件，獲取最新的檔案管理方面的信息。

3.2 健全檔案管理制度

隨著社會進步和醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案管理制度也要緊跟修訂完善，建立一套切實可行、緊跟時代步伐的檔案管理制度，是有效利用檔案、加強醫(yī)院檔案管理工作的重要手段，對醫(yī)院發(fā)展有著較強的促進作用。只有檔案管理規(guī)范了，才能更快捷、更高效地對檔案進行查找，提高查檔的準(zhǔn)確性和有效性，保證檔案管理的質(zhì)量。檔案管理部門要加強與提供檔案科室的溝通協(xié)調(diào)配合，讓檔案管理工作得到有效的銜接與溝通，明確各科室檔案提供內(nèi)容和責(zé)任，各負其責(zé)，齊心協(xié)力做好檔案管理工作。

3.3 加強檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理并不是簡單地對檔案進行分類、歸整，而是一門專業(yè)，有著其內(nèi)在的學(xué)問，需要有專業(yè)人員去從事，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)招聘專業(yè)人員從事該項工作。同時，要不定期對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過邀請專家講課、檔案業(yè)務(wù)講座、組織交流等方式，改進檔案管理人員的工作作風(fēng)，增強其專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，不斷提高管理能力，使檔案管理不斷專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化，可以更高效地做好檔案管理工作。

3.4 加強信息化手段的應(yīng)用

當(dāng)前，計算機技術(shù)的發(fā)展日新月異，信息化手段已經(jīng)運用到各行各業(yè)中，檔案管理的信息化建設(shè)也大力推進。醫(yī)院檔案管理工作不能再局限于人力去完成，而是要充分運用信息化手段，結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，將信息化手段滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)和過程，有效提高檔案管理的效率。