新時(shí)期照片檔案的收集及歸檔

杜曉靜 高 玲

（煙臺市疾病預(yù)防控制中心，山東 煙臺 264003）

1 新時(shí)期照片檔案收集及歸檔的特點(diǎn)

新時(shí)期之下，照片檔案的收集與歸檔都可以在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境之下進(jìn)行，而這也為相關(guān)工作帶來了更加便利的條件。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，能夠使很多人更好地了解到多種重大活動的開展情況，使照片檔案收集及歸檔的及時(shí)性準(zhǔn)確性以及完善性得到了保障[1]。

從目前來看，很多單位都建立了屬于自己的網(wǎng)站，并在網(wǎng)站上報(bào)道了本單位的工作動態(tài)、事務(wù)處理信息，尤其是對于一些能夠體現(xiàn)出單位重要活動的照片，都需要精挑細(xì)選發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)之上，而這也為新時(shí)期照片檔案的收集及歸檔帶來了一定的便利，照片檔案的收集更加方便，網(wǎng)絡(luò)下載照片也更加方便和快捷。除此之外，新時(shí)期之下照片收集的數(shù)量更多，內(nèi)容更加豐富，在資料完整性上也能夠得到全面保障。在新時(shí)期進(jìn)行歸檔照片的收集，能夠確保照片內(nèi)容涉及檔案的方方面面，不會出現(xiàn)遺漏的問題，而對于一些只有新聞卻沒有照片的報(bào)道，檔案管理人員也可以通過發(fā)布信息的實(shí)際情況找到具體的經(jīng)辦人，從而獲取需求的照片并加以歸檔。

2 當(dāng)前照片檔案的收集及歸檔工作中存在的問題

2.1 照片檔案的收集及歸檔管理制度不夠完善

雖然說目前各個(gè)單位已經(jīng)制定了較為嚴(yán)格的照片檔案管理制度和電子檔案歸檔規(guī)范，然而最近幾年有些單位的檔案室卻對多種全新的技術(shù)和設(shè)備運(yùn)用缺乏應(yīng)有的重視性，導(dǎo)致設(shè)備投入嚴(yán)重不足，存在著不遵循既有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的問題，這也將對照片檔案的收集及歸檔的全面開展起到一定的阻礙作用[2]。

2.2 照片檔案的收集難度相對較大

在當(dāng)前情況下，照片存在著無底片、不需要沖洗就能觀看的特性，這也導(dǎo)致檔案部門管理人員在照片檔案的收集與歸檔工作之中，如果沒有相關(guān)照片的拍攝者提供幫助往往難以獲取需求的照片。而照片檔案的拍攝部門往往與檔案部門分屬于不同機(jī)構(gòu)，這也在一定程度上提升了照片檔案的收集難度，而想要使照片檔案管理工作得到順利開展，則需要不同部門進(jìn)行密切的配合與協(xié)調(diào)。

2.3 照片檔案工作開展不夠及時(shí)和規(guī)范

很多部門目前存在著歸檔意識不弱的問題，很多單位在照片拍攝結(jié)束之后，會將多種照片存儲到數(shù)碼相機(jī)之上，甚至也有一部分工作人員將其存儲在移動設(shè)備之上，沒有對其進(jìn)行必要的文字說明，僅僅是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為標(biāo)簽。而在檔案管理部門需要使用這些照片時(shí)，工作人員會將這些照片不加整理直接遞交給檔案管理部門，這也就為照片檔案的分類鑒定和篩選工作帶來了一定的困難，很多有價(jià)值的照片難以得到歸檔，同時(shí)也會導(dǎo)致照片檔案管理工作開展不夠及時(shí)和規(guī)范問題的產(chǎn)生。除此之外，有些部門存在著人事變動較為頻繁的問題，這也是導(dǎo)致照片檔案難以及時(shí)收集和歸檔的主要問題。

2.4 照片存在著嚴(yán)重的損失和漏歸問題

從實(shí)際情況來看，由于數(shù)碼照片往往需要以多種存儲設(shè)備為媒介才能得到存儲，而這些設(shè)備一旦損壞，就會導(dǎo)致照片出現(xiàn)嚴(yán)重的損失。再加上數(shù)碼照片可能會面臨計(jì)算機(jī)病毒的威脅，這也導(dǎo)致照片歸檔處理存在著一定的安全隱患。由于照片拍攝過程之中沒有檔案管理人員的參與，這也導(dǎo)致檔案管理人員難以了解到拍攝的內(nèi)容與拍攝的張數(shù)，導(dǎo)致照片出現(xiàn)一定的漏歸問題，這也是新時(shí)期下照片檔案的收集及歸檔存在的最為主要的問題。

3 新時(shí)期提升照片檔案的收集及歸檔質(zhì)量的有效對策

3.1 通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時(shí)的收集

在信息化時(shí)代全面到來的今天，檔案管理人員可以以網(wǎng)絡(luò)為載體，對多種照片檔案加以及時(shí)的收集。這里要注意的是，發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)新聞報(bào)道之上的照片往往因?yàn)閿?shù)量龐大，需要占據(jù)大量的網(wǎng)絡(luò)空間，因此編輯部門往往會將其進(jìn)行壓縮處理，不僅使照片的像素下降，同時(shí)也不會對原有的文件加以保存，而從我國電子文件管理的規(guī)定來看，收集歸檔的照片只能適用JPEG和TIFF的格式，同時(shí)其像素和其他屬性也必須滿足實(shí)際需求，因此，檔案管理人員必須能夠在相關(guān)照片收集時(shí)，及時(shí)聯(lián)系到相關(guān)部門，迅速獲取未經(jīng)編輯處理的原始照片，相關(guān)部門的工作人員也要通過專人以電子郵箱或者移動硬盤的方式傳遞照片，推動照片檔案的收集及歸檔工作的順利開展。

3.2 開展跟蹤收集工作

在照片檔案的收集及歸檔工作開展之中，工作人員可以構(gòu)建專門的QQ群或者微信群，提升各個(gè)部門對于照片歸檔工作協(xié)調(diào)的力度，在群中及時(shí)的進(jìn)行多方面信息的交流與溝通，通過相應(yīng)的工作人員對拍攝的公務(wù)照片加以歸檔和整理，提升相關(guān)工作開展的便捷性。在照片收集過程之中，如果發(fā)現(xiàn)一些重大活動或者新聞報(bào)道僅有文字而沒有照片，檔案人員則可以通過電話聯(lián)系、QQ群或者微信群的方式要求相關(guān)工作人員將照片傳送給檔案管理部門，進(jìn)而使照片的收集歸檔工作得到及時(shí)開展，提升照片歸檔的完整性與安全性。

3.3 構(gòu)建照片檔案臨時(shí)歸檔庫

在照片檔案收集完畢之后，應(yīng)該及時(shí)的構(gòu)建出照片檔案的臨時(shí)歸檔庫，并以年度、保管日期和原因建立出不同的文件夾，將照片進(jìn)行分類并保存在不同的文件夾之中，有條件的部門可以建立電子相冊，同時(shí)也可以利用移動設(shè)備自帶的照片處理軟件進(jìn)行傳送和編輯，從而使照片能夠得到更好的保存。通過臨時(shí)歸檔庫的建立，能夠?yàn)闆]有使用的照片提供存儲的空間，節(jié)省了后續(xù)照片處理、照片調(diào)取以及照片查找等諸多復(fù)雜的環(huán)節(jié)，進(jìn)而為照片檔案收集整理工作有效性的提升提供必要的保障。

3.4 及時(shí)的運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)對照片加以歸檔整理

在臨時(shí)歸檔庫建立之后，相應(yīng)的工作人員應(yīng)該能夠及時(shí)的對其中的照片進(jìn)行處理，并將符合要求的照片傳送到檔案管理系統(tǒng)之中。在這個(gè)過程之中，要能夠選擇更具有典型性和代表性的照片加以歸檔，同時(shí)要能夠?qū)γ恳粡垰w檔照片的效果加以比對，對于一些拍攝效果不佳的照片要進(jìn)行刪除處理，除此之外，相應(yīng)的工作人員也要將其中具有代表性的照片挑選出來加以沖洗，形成紙質(zhì)檔案并做好相應(yīng)的保存工作，從而使檔案管理工作能夠雙向進(jìn)行，推動照片檔案的收集及歸檔工作質(zhì)量和工作效率的全面提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期之下，照片檔案的收集及歸檔工作的主要特點(diǎn)就在于便利性更高，完善性更強(qiáng)，查找與保存工作更加方便，整理和利用也更加簡單高效。而在新時(shí)期，照片檔案的收集及歸檔工作仍然存在著管理制度不顧及安全、歸檔操作難度較大、歸檔及時(shí)性和規(guī)范性不足以及損失漏歸問題嚴(yán)重的情況，這也就要求了檔案管理人員能夠以網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行及時(shí)的收集、跟蹤收集，并構(gòu)建臨時(shí)歸檔庫，使多種照片能夠及時(shí)的存入到檔案管理系統(tǒng)之中，從而使照片檔案的收集及歸檔工作能夠滿足新時(shí)期相關(guān)工作開展的必然要求。