醫院行政檔案管理存在的問題及對策

王曉菲

（浙江省麗水市中心醫院檔案室，浙江 麗水 323000）

醫院的行政檔案對于醫院的發展而言有著重要的資源信息供給功能，并且其自身也是管理工作當中的重要組成部分之一，因此想要確保醫院的穩步發展，則必須要實現對行政檔案管理工作進行有效落實。但是，當前醫院自身在檔案管理工作開展時，針對行政檔案管理工作而言，仍存有許多問題，所以只有將這些問題進行全面分析，并確保能夠對其進行有效處理，從而才能發揮行政檔案管理工作開展的價值和意義。

1 醫院檔案管理工作開展的意義

我國在進行發展的過程中，為了保證社會的穩定運行，則必須要通過政府建設服務型公益單位來滿足社會運轉的需要，而醫院作為自身具有福利性質的公益單位而言，隨著醫療體系不斷的深化改革也獲得了全面性的發展，對此，這就需要醫院在進行日常工作開展時，除了要滿足社會供給關系的體現外，也要保證將自身管理工作落實到位，這樣才能保證自身工作的運轉更加貼合社會的需要[1]。同時，醫院在開展管理工作時，需要將數據信息以檔案的形式進行保存，并藉由多種途徑進行信息內容的傳遞，這樣才能為醫院的長期發展做好基礎數據憑證。此外，醫院的數據檔案能夠反映醫院各個時期發展過程中所存在的重大事件以及重要人物等，因此開展檔案管理，也能夠實現利用檔案數據來推動醫院改革工作的全面落實，更能夠實現提高醫療水平的不斷提升，所以只有將檔案管理工作落實到位，才能為醫院的全面發展做好基本準備。

2 當前醫院行政檔案管理工作開展的問題

1）行政檔案管理重視程度不足。根據當前整體數據調研結果來看，很多醫院在開展檔案管理工作時，對行政檔案管理工作的落實并不重視，并且很多醫院在具體服務的過程中，除了要對病患實現基本醫療服務供給外，還需要通過經濟收入來維持醫院的正常運轉，所以對于行政檔案管理工作而言，由于其自身的特殊性，導致其自身并不能實現為醫院創造直接性的經濟來源，這也導致醫院在進行管理分配時，會更加重視財務管理和基層管理，這也直接導致了行政檔案管理工作不受重視。與此同時，很多醫院領導其實并沒有將行政檔案管理工作開展的意義進行全面普及，這也使得普通員工對行政檔案管理的重要性沒有認知，并且在進行管理時也并沒有建立出一定的管理體系和管理制度，這也使得在工作執行時，往往會使行政檔案管理工作無法落到實處[2]。除此以外，由于醫院整體重視程度不足，這也會導致行政檔案管理人員在參與自身工作時往往存在著主動性不高且工作效率較低的問題。

2）現代管理手段應用效果不佳。近幾年來，隨著技術的不斷升級，醫院在進行深化改革的過程中也實現了全新技術的應用，但是針對行政檔案管理工作開展而言，其管理方式仍然只沿用了傳統的檔案分類及編碼工作，這就導致行政檔案管理無法貼合時代發展的需求進行數字化工作的開展。同時，在進行責任落實以及檔案考核工作上，也并沒有保證能夠通過內部制度的有效建設來約束管理人員工作的開展，這些問題加劇了醫院無法實現對檔案數據信息進行全面處理的問題。此外，由于當前管理工作落實不到位，這也經常會使行政檔案的數據內容存在著數據不全或丟失的問題。雖然，很多醫院當前都實現了信息化建設，但是很多醫院在行政檔案管理工作開展時，并沒有實現將信息技術進行全面應用，這也使得此類醫院往往只能對數據檔案進行全面統計，并通過上傳進行保存，卻無法實現共享平臺的打造，這也導致行政檔案并不能發揮自身的價值，并且也會使自身在保存的過程中出現使用效率不高的現象。

3）管理人員自身綜合素質較低。對于行政檔案管理工作來講，管理人員自身綜合素質是否能夠匹配自身的工作，則會直接影響到行政檔案管理工作開展的最終效果。但是，在很多醫院當中，行政檔案管理工作人員并非專業檔案管理人員出身，很多時候都是由不同專業即將退休的人員來轉崗進行檔案的管理，這就會使其在業務能力上無法實現對檔案管理工作進行全面落實。并且，由于當前醫院自身存在著對行政檔案管理工作的不重視，這也使得很多醫院并沒有開設專門的行政檔案管理部門，所以這種情況加劇了檔案管理工作開展的復雜性。此外，很多管理人員自身由于沒有經受過專業的培訓，這也使得這種綜合素質不高的管理人員無法保證實現對檔案管理進行全面創新，進而也會使行政檔案管理工作效率不高，從而加劇了管理水平持續走低的問題。

3 有效提高醫院行政檔案管理工作開展的方式

1）注重現代化技術的應用。現代化管理對于行政檔案管理工作的開展而言有著十分重要的作用，因此醫院不僅要實現現代信息技術的使用，還要保證聯合互聯網技術以及智能技術進行全面打造，這樣才能實現進行統一檔案管理，并確保信息平臺的搭建能夠實現對數據檔案的有效調取，這樣才能既實現對檔案的審查，又能保證各部門在應用的過程中可以提高對檔案調取和使用的效率。

2）實現對檔案的合理分類。行政檔案管理最重要的是對行政檔案的內容進行科目的設置，這樣通過分門別類進行管理才能保證對內容進行全面調用。但是，由于行政檔案管理內容十分復雜且類型較多，所以想要保證實現對檔案進行有效管理，則必須要先做好分類工作。一般來講，在進行檔案管理時，針對行政檔案而言要進行集中式管理，并根據不同需求來對檔案的用途、來源、類型以及價值進行全面分類，同時還要實現對個別重要檔案進行單獨管理，這樣才能保證對其分類工作的落實能夠實現滿足不同部門的需要[3]。除此以外，當前信息技術的有效應用能夠實現大面積數據轉存，所以在進行數字化處理時也可以實現對科目的有效設置，這樣就能實現對行政檔案的有效管理，并確保在進行應用的過程中能夠實現快速查找、及時傳遞，進而才能發揮行政檔案的價值。

3）完善管理人員培訓工作。對于行政檔案管理工作的開展而言，必須要配備專業的檔案管理人員，這樣才能保證通過其自身職業技能的發揮來實現對行政檔案的有效管理。同時，醫院自身也要實現對檔案管理人員進行業務培訓，并通過多種方式來提高其職業素養，這樣才能保證其自身在管理工作開展時，能夠通過檔案管理人員創新意識的不斷提升，來為檔案管理工作的開展提供新的思路和方向，這樣才能真正實現從根本上提高醫院行政檔案管理工作開展的水平。

4 總結

對于醫院的全面發展而言，行政檔案管理工作的現代化建設能夠真正的實現滿足對檔案內容的有效挖掘，并通過信息平臺的打造來提高檔案調取的快速性，以此就能借由檔案的應用來為醫院的進一步發展做好準備。