關于單位人事檔案歸檔內容發展變化趨勢研究

周安慶

（濮陽市城鄉一體化示范區組織人力資源社會保障局，河南 濮陽 457000）

人事檔案對個人成長軌跡、事業與生活進行全面記錄，是晉升、評級的重要依據。但從實際情況來看，還有許多單位人事檔案歸檔內容質量不高，有些單位人事檔案只是人員參加工作時的登記表，并沒有其他的詳細記錄，還有的人事檔案，大多以紙質材料為主，出現明顯的破損褪色等情況，而且很多人事檔案在記錄時也存在著真實性無法判定等問題，嚴重影響人事檔案的歸檔質量與水平。

1 單位人事檔案管理現狀

為了更好地探究人事檔案歸檔內容發展變化趨勢，必須對人事檔案的管理模式進行分析，目前我國的單位大部分都采用在職人員和聘用人員人事檔案分開管理的制度，而單位人事管理又分為上級人事主管部門和本單位自主管理兩種模式。隨著單位的員工數量不斷增加，聘用員工所占的總數也比較大，使得單位人事檔案管理內容變得越來越復雜。許多單位人事檔案管理規定是根據1990年頒布的暫行規定，使人事檔案管理內容非常陳舊與實際不相適應，在單位招聘時，聘用人員和聘用單位對檔案管理缺乏認識，認為有檔案不是什么問題，聘用人員的工資沒有統一規定。所以。與人事檔案管理關系不大。

2 事業單位人事檔案歸檔內容存在的主要問題

1）專業技術人員檔案內容材料不夠充實。目前在人事檔案歸檔的過程中，并不能夠真正反映出專業技術人員的綜合優勢，而很多材料中包含著實習鑒定考試成績以及入黨申請書等多種材料，與職稱晉升沒有明確關聯，反而占用了大量的檔案存儲空間，這也使得檔案歸檔非常的困難對于反映磚廠材料的。內容卻并沒有進行有效處理。這樣也使得專業技術人員的評價不夠科學。

2）聘用員工檔案存放過于混亂。在人事檔案中有很多是由工作單位或戶口所在地的人才服務機構到單位的，還有的一直保留在學校，甚至有部分員工自行存放，使得檔案流失問題非常嚴重，無法完善建檔工作。還有部分聘用員工并沒有形成自己的人事檔案，只能在新單位以后收集相關的工作材料，對于來單位之前的相關材料無法彌補。

3）檔案轉交效率低下。單位招聘員工要求提供學歷獎懲、個人學習、工作經驗等證明，為后續檔案轉移提供方便。使得檔案轉交沒有硬性規定，導致轉交接率低下，用人單位利用檔案不方便，很多聘用人員職稱晉升工資調整人才培養上，都需要查閱相關的檔案資料，所以對檔案的查詢利用率非常高，而對于人才流動服務機構查閱時遞交材料非常不方便，也會嚴重影響聘用員工的相關培養工作以及待遇落實情況。

3 事業單位人事檔案歸檔發展策略

1）加強人事檔案重要性的宣傳，實現動態化管理。通過在單位內部對聘用員工人事檔案重要性進行宣傳與普及，讓更多的員工充分認識人事檔案管理的重要作用，從而明確檔案歸檔的意識通過檔案實例講解人事檔案的重要性，這樣也能夠幫助員工更加重視檔案歸檔工作，而且要完善檔案歸檔流程，明確取檔流程表，讓他們嚴格按照要求簽到。做到檔隨人走，避免出現死檔棄檔的問題，在檔案資料管理時要實現動態化管理，并且針對招工聘用、辭職辭退，對檔案進行快速調轉，嚴格按照勞動合同，及時與聘用人員續約或終止，避免出現勞務糾紛等情況。

2）盡快出臺專業技術人員人事檔案管理辦法，統一管理標準。目前我國人事檔案管理規定發布于上個世紀，隨著社會經濟的快速發展，有許多的規章制度已經無法適應現代需要，所以國家必須要及時出臺新的管理規定，確保事業單位能夠提高檔案管理的質量。首先，單位內部主要包括專業技術人員和行政管理人員兩部分，對于專業技術人員需要制定專業技術人員檔案管理規定，確保專業技術人員職稱評價、工資調整有章可循。其次，在專業技術人員檔案歸檔內容時，需要包括基礎材料、專業技術資格認證材料、科研技術成果、專業技術成果鑒定書以及優秀工作者材料勞務合同、社會保險材料進行集中管理，對聘用員工需要收集與本人工資定級有關的材料即可。

3）建立健全聘用員工人事檔案管理制度。在員工檔案管理的過程中，最主要的就是確保檔案的真實完整。確保檔案轉交程序更加地科學規范，在單位招聘人員后，必須要與檔案存放中心進行深度交流，保證及時調取檔案，避免由私人傳遞的情況，高校畢業生需要有高效固定人員派送，在轉接時還需要建立統一的管理規范及時與畢業單位或原用人單位聯系，對缺失的材料予以補充。想要很好地發展人事檔案管理，就需從各個方面來入手，將各個方向都進行加強。加強檔案的信息化轉換，來減輕檔案儲存及搜索的難度，并逐漸用電子版代替紙質版，以便于資料的收集。

4）加快人事檔案數字化建設，實現科學規范管理。通過建立健全人才交流服務機構和用人單位在內的信息檔案管理平臺，促使各地人才交流中心能夠實現在線聯網查詢，保障招聘人員的所有信息都能夠集中處理。信息網絡平臺必須要加強密碼管理和權限設置，沒有權限則不能更改，在事業單位需要普及人事檔案，數字化管理軟件，并且錄入檔案信息，方便查找與核對地方人事檔案軟件應該與國家信息系統相對接，對各種數據信息進行全面存儲，為個人網上信息查詢打下堅實基礎。在人事檔案管理期間，要完善收集和管理的操作流程，確保及時處理，盡量減少資料丟失的情況，加強檔案管理人員的工作水平，讓每一位檔案管理人員都能夠照章辦事，嚴格執行，管理規范，提高自身的管理能力，盡量消除因為人員因素而導致的檔案資料丟失的情況。在檔案資料管理體系構建的同時，還應該確保整個資料管理的門檻全面提高，加強檔案資料管理的科學性，完整性，提高資料歸檔門檻，對其進行檢測和核驗，盡可能收集高質量、高價值的資料，提高全員整體質量水平。同時，檔案管理人員還需在此基礎上明確資料歸檔服務范圍，清楚檔案管理工作具體流程。

5）提高檔案管理人員專業素養。檔案人員的專業技能和專業素養水平會對檔案管理工作質量水平產生直接影響。當前，人事檔案管理工作逐漸向著專業化、多樣化方向發展，特別是新設備、新技術的應用，這些新技術和新設備對從事人事檔案管理工作人員的專業素質水平提出更高標準，因此要提高人才選拔門檻，選擇具有較高水準專業素養的年輕人。其次，在工作過程中要定時或不定時地對檔案管理工作人員進行業務培訓，不斷提高工作人員的專業技能和服務水平，使其第一時間掌握其對人事檔案管理新技能。

4 結語

隨著經濟的發展，事業單位中人事檔案的管理工作也在進行改善，將管理工作中存在的問題進行改善，通過合理科學的措施解決。規范檔案管理工作，提升職工的專業水平以及職業態度，在良好的環境中來做好這份管理工作，并結合事業單位的實際情況來進行檔案的管理工作，各個部門也相互配合，一起來促進單位人事檔案管理的發展，這對職工后期的相關憑證也有幫助。