辦公自動化對檔案管理的影響分析

葉佐林

（揭陽空港經濟區檔案館，廣東 揭陽 522013）

1 前言

隨著社會的發展和時代的進步，企事業單位在追求高速發展的同時，將更多的精力投入在檔案管理和文化建設方面。一套完整的檔案管理系統，包含文件、視頻、紙質等多種形式的材料信息，對組織發展史、產品演變、人員基本信息等都會進行詳實的記載和統計。檔案管理作為企業發展的重要組成，不僅包含信息的整合，保障信息的真實有效性，還需要能夠對信息資源進行分析，為中高層管理者的決策等提供真實的數據信息保障。通過信息技術，將文件信息資源和電子技術進行結合，提高信息傳遞效率，降低人工數據誤差，借助辦公自動化模式，實現檔案管理的精準高效。

2 辦公自動化對檔案管理產生的作用

2.1 加快了檔案管理的工作效率

傳統的文書檔案管理，是依靠人工操作來完成的，對于人員的記錄、統計、整理能力要求較高，需要檔案管理員定期進行檔案更新、針對文件材料等進行編輯分類，并做好文件材料的出入庫登記工作，不僅耗時費力，在快節奏的現代化社會，傳統的檔案管理工作難以滿足人們對于快捷高效的需求。

實現文書檔案辦公自動化，單位對于文書檔案管理自動化操作充分認可，針對目前市場中已經應用或者正在研發的自動化軟件系統展開市場調研工作，和金蝶、用友等管理信息系統平臺達成合作關系，充分結合各單位各模塊的檔案管理的不同特質性要求，進行定制化辦公設置，借助計算機操作的高效性、低誤差性等特質，將檔案管理中復雜繁瑣的工作進行系統軟件編程操作，通過編程的方式，將文件按照時間先后、字母順序、材料品類、資料格式等進行分類，將復雜的工序通過大數據篩選的渠道來完成。例如對于工程檔案管理而言，需要將每個工程項目依據進度順序進行整理存檔，不論是招投標階段、合同簽批、材料進場、安裝施工、后期養護、竣工驗收等各個階段都是需要專人跟進的，保障所有材料的完整和真實性，在一些文件的簽批方面，受到時間空間的限制，耗費大量的人力、物力和財力，而實現辦公自動化，通過各模塊獨立運作的方式，適度放寬權限，保障網絡審批和核準，提高了整個檔案管理的辦公效率。

2.2 提高了檔案材料在單位內的應用率

檔案管理部門的作用是能夠幫助單位組織領導便捷快速高效的搜索所需要的信息。尤其在快節奏的時代，只要能夠快速檢索的檔案信息才能夠在領導決策過程中提供寶貴的建設性建議。檔案材料主要表現形式有材料原件、材料復印件、材料信息整合數據，在原始的文書檔案管理模式下，文件存儲困難，一旦借出后，回收難度大，在文件查詢方面也較為耗時，在文件存儲方面也占據較大的空間。在信息化時代通過辦公自動化，可以實現文件材料的電子版轉型，文件傳輸方面載體樣式多元化，例如CD、U盤、DVD、光盤等，可以實現文件材料的無限次復制和回收，降低了文件回收難度，通過檔案管理信息系統的落實，使得文件材料的價值得到了更好的運用。提高了檔案材料的應用率，同時鼓勵單位內的中高層管理者加大對于檔案管理信息系統建設的投入力度和關注度，為自動化技術的研發和維護提供資金和政策支持，實現檔案自動化管理的正向循環。

2.3 保障了文書檔案材料的安全性完整性

檔案建設設計的內容十分廣泛，包含產品研發、企業成長史等，很多材料的應用頻率較高，在傳統的檔案管理體系中，隨著材料的出入庫，導致很多紙質版材料的顏色、紙張發生了不可逆的折損，縮短了材料信息的使用年限。對檔案管理而言，文件材料的安全性完整性十分重要，而上述方式中保存占據空間大，隨著水火、高溫、氧化等不可控災害，導致文件存儲難度進一步加大。即便目前我國已經十分重視檔案管理，針對不同品類的文件材料的存儲進行了明確的規定，對于存儲空間要求極高。但是在快節奏的發展背景中，實現辦公環境自動化可以大幅度的提升檔案管理的現代化水平，將文件存儲媒介從紙質版轉變為電子版，不僅存儲方面快捷高效，在篩選和分析方面通過算法可以更加精準，存儲時間長，易復制，具有可修復性，可以通過電子信息技術的不斷完善和創新，延長檔案材料的使用時效。

2.4 便于文件傳輸

在傳統的檔案管理系統中，資料信息的傳輸就是紙質版材料的郵寄或者配送，往往由于空間距離的問題，出現高額的配送費和較長的時間成本，通過辦公自動化就很好地解決了這一難點。由于檔案管理不僅存在與事業單位中，越來越多的企業等組織意識到了檔案管理的重要性，檔案管理信息系統建設已經成為信息時代發展的必然產物。掌握市場需求，實現辦公自動化，在事業單位等國家機關單位中，啟用政務網，對于文件信息進行加密保護，通過賬號密碼權限等方式保障組織內的檔案信息安全性，實現同體制內全區域的信息共享，幫助各個崗位和階層的人員結合個人需求，掌握應得信息。在企業組織內，檔案管理自動化縮小了不同區域內的辦公簽批流程，通過掃描傳真等方式，保障檔案信息真實有效的同時，提高文件傳輸的速度和時效。辦公自動化，大大縮短了文件傳輸的時間，提高了文件傳輸過程中的精準性，避免口頭或者語音等傳輸導致的理解誤差，更便捷了檔案信息管理。

3 結束語

傳統意義上的檔案管理，需要進行大量紙質版文書的收集、存檔，在人員簽批方面過于繁瑣，在材料的保存流動性等方面不易操作。但是在高速發展的經濟背景下，對于檔案管理而言，在簡單易操作、高效準確性等方面提出了新的要求。通過實現辦公自動化，不僅是辦公環境自動化，整個辦公流程中不必要的工序得到最大化降低，在運輸成本、交流成分、數據分析成本等方面都大幅降低。整個文書檔案管理工作在辦公自動化模式的推動下，能夠更加便捷地進行數據分析，針對年齡、工齡、部門等基本指標進行簡單篩選，通過軟件編程的方式，降低每一個工作流程中的人工操作工序，實現整個企業管理的自動化。