事業單位檔案管理及服務效率提升策略分析

張麗麗

（吉林省市場監督管理廳事業單位會計核算中心，吉林 長春 130022）

1 事業單位檔案管理現狀

1.1 管理人員對檔案管理工作不夠重視

事業單位對檔案的依賴性要高于其他類型的企業，然而就目前來看，事業單位對檔案管理工作的重視程度并沒有很高。首先是領導層沒有對檔案管理認識到位，認為檔案管理就是負責對文件的整理和存儲，或者編寫文件等簡單的工作，不認為檔案管理工作涉及專業知識和技能，因此在檔案管理的投入上較為不足；其次是管理人員本身。由于領導層的不重視，管理人員也沒有意識到自身工作的重要性，管理工作往往較為隨意，而且多數管理人員沒有受到專業培訓，無法達到資深檔案管理的程度。

1.2 缺乏系統的管理制度

檔案管理意識的落后進而導致管理制度的缺陷。一方面，事業單位沒有按照檔案管理的準則和企業的情況制定系統的管理制度，而是仍然沿用以前的管理制度，這樣既無法滿足現在大量檔案管理存儲的要求，又沒有更加科學的工作流程提升檔案管理和服務的質量；另一方面，現代信息技術為檔案管理提供了數字化、自動化、信息化的服務系統和平臺，這些新型制度和平臺能夠有效提升檔案管理的效率，然而事業單位對檔案管理不重視，在此投入較少，因此很多事業單位都沒有建立這種數字化管理模式。

1.3 檔案管理人員缺乏專業素養

檔案管理工作實際上是一種繁瑣且復雜的工作，想要提升其管理和服務效率必須運用科學高效的管理方法的同時，還要有專業的管理人員執行。因為檔案管理涉及很多管理和整合的技巧，而且現代化檔案管理工作還要求管理人員掌握一定的數字化管理技能，而目前很多事業單位管理檔案的人員還是以前的員工，他們無法適應數量如此龐大且要求更多的檔案和管理流程，事業單位又沒有提供培訓機會讓他們學會和掌握數字管理技能，因此他們在處理檔案管理工作上會更加吃力，效率自然難以提高。

1.4 檔案管理設施較為落后

檔案管理設施設備對提升檔案管理質量和減輕管理人員負擔具有很大作用。而部分事業單位由于沒有意識到檔案管理的重要性，對檔案管理的投入較少，因此仍然使用一些傳統的管理設備，很多工作還是需要人力負責，在處理的檔案越來越多的情況下顯得力不從心；有一些企業意識到這個問題，也購進了一些新型的檔案管理設備，例如計算機、掃描儀、復印機等，但是由于檔案管理在日常用到的次數很多，導致很多設備的損耗巨大，而事業單位又沒有定期維護和更換，因此很多設備老化，檔案管理工作效率下降。另外，檔案管理室的環境一般較為封閉，除了堆放雜物等安全隱患外，室內的空氣質量也很差，文件的存儲環境不夠好。

2 事業單位檔案管理及服務效率提升策略

2.1 樹立正確的檔案管理意識

事業單位檔案管理意識要從兩方主體共同建立：一方是領導層。事業單位的領導要充分意識到檔案管理對事業單位的重要性，并且要了解檔案管理工作并不是簡單的文件整理和文書工作，其中包含的制度、方法、規范和模式都是需要重新制定的，因此要以此對各部門做好宣傳，并加大檔案管理工作的支持和投入；另一方是管理人員。他們要對自己的工作有明確的認知，并意識到科學先進的管理制度和管理方法的重要性，要有意識地學習和掌握檔案管理的技巧和專業知識，并積極應用到工作實踐中。

2.2 建立完善檔案管理模式

目前檔案管理模式需要和新型的管理技術和方法有效結合，并根據事業單位的實際情況進行完善和調整。首先要建立數字化檔案管理模式，要積極使用現代信息技術和管理平臺、掃描技術等適用于檔案管理的相關手段滿足目前的檔案管理要求；其次要建設自動化管理模式。例如，檔案管理查詢和數據使用必然要走向自動化，事業單位也必須適應這種趨勢而盡早使用先進的查詢和數據集成應用解決海量檔案數據信息存儲和管理問題；再次是體系化管理模式的建設。檔案與全部門有關，因此為了提高檔案服務的效率，單位應當建立一個檔案平臺將全部門的信息納入系統中存放和管理，并建立好各部門之間數據輸送的通道，保證數據的準確與兼容。最后是互動化管理模式的建設。檔案管理過程要做好聯系與溝通，及時糾正和校對檔案資料，并做好資料共享交互的工作，方便全部門對檔案的使用。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作大部分都要管理人員經手，因此事業單位要對檔案管理人員的綜合素質進行強化與提高。一方面，由于現代化檔案管理建設對人員的信息素養要求更高，因此單位應當定期對檔案管理人員進行培訓，可以聘請專業的工作人員和管理者培訓和教授管理人員現今更為新型科學的管理手段，還需要讓管理人員盡快掌握數字化檔案管理系統平臺應用的技巧和技術，讓他們盡快上手；另一方面，事業單位要加大對人力的投入，通過提高薪資待遇來吸引更多專業的檔案管理人才，讓他們加入到管理隊伍中解決現在人手缺乏和人員素質不高的問題。

2.4 事業單位加大投入，營造優良的環境

事業單位要提高檔案管理和服務的效率，還要在硬件設施和檔案管理環境上下功夫。目前現代化檔案管理設備已經較為完善，很多設備甚至可以自動化、智能化操作，因此事業單位需要投入一定的資金購置更多新型設備和技術應用到檔案管理工作中，提高管理的效率和質量。另外，檔案管理室的環境需要定期整理，不應當堆放其他的雜物，定期通風減少室內的灰塵堆積，還要定期排查檔案室內的設施、設備完好情況以及雜物、垃圾等問題，減少隱患發生。

3 結束語

綜上，事業單位的檔案管理工作仍然存在許多不足，分別在制度、人員和設備等方面有一定問題，最重要的是對檔案管理工作的意識不夠。因此，事業單位必須正確樹立思想意識，及時解決管理的問題，提升檔案管理及服務效率。