探究水利工程技術檔案管理與資料整理

甘天蔚

（山東水總有限公司，山東 濟南 250014）

1 當前水利工程技術檔案管理與資料整理存在的問題

1.1 管理意識比較薄弱

近些年國內水利工程的建設規模雖然有了較大的提升，但很多工程項目管理人員的思想觀念卻并未得到更新，也未能形成正確的技術檔案管理意識，在水利工程建設工期要求普遍較緊的情況下，通常都會將工作重心放在施工準備、施工管理等方面，而對水利工程建設質量、施工成本的技術檔案管理與資料整理工作，則并不重視，不僅不愿投入過多的資金，在人力、物力方面的支持也十分有限，有些工程甚至未設立專門的檔案管理崗位或部門，這對于水利工程技術檔案管理與資料整理工作的開展顯然是非常不利的。另外，由于對水利工程技術檔案管理缺乏重視，因此部分建設單位常常會在施工開始后才進行資料收集，這不僅會嚴重影響檔案管理與資料整理效率，同時還可能會導致檔案收集不及時、資料缺失嚴重等問題。

1.2 專業人才嚴重不足

檔案管理工作本身具有一定的專業性要求，尤其是對水利工程技術檔案管理來說，其工作專業性更是非常強的，因此要想做好水利工程技術的檔案管理與資料整理工作，就必須要安排經驗豐富的專業檔案管理人員負責執行各項工作任務。然而從目前來看，由于國內專業檔案管理人才較少，從事水利工程技術檔案管理的更是十分稀缺，因此很多工程的檔案管理人員實際上都并未經過專業培訓，實踐工作經驗也比較少，如果缺乏專業人員監督指導，那么在工作中就很容易出現歸檔不齊、案卷存放不規范甚至是檔案資料丟失損壞等問題。

1.3 信息化程度相對較低

現代水利工程建設所涉及的技術文件資料比較多，即便是規模較小的工程，也必須要依靠相關檔案管理信息系統與計算機硬件設備才能夠保證文件資料歸檔整理效率，滿足檔案管理與資料管理的實際工作要求。但由于水利工程建設單位對檔案管理與資料整理工作并不重視，相關資金投入較少，無法購入先進的技術設備，因此當前很多工程雖然設立了檔案管理崗位或部門，但卻并未提供與實際工作需求相符的軟硬件設備，而在信息化檔案管理無法實現的情況下，水利工程技術檔案管理與資料整理工作自然也很難進行下去。

2 水利工程技術檔案管理與資料整理措施

2.1 采取標準化工作方法

技術檔案管理工作應當做好以下幾項內容：確保技術檔案管理的每個環節都能夠達到相應的要求標準，例如，立卷、歸檔等。

建設標準化工作程序圖，在工作程序圖中，羅列出各個部門間的關系，同時，要對具體工作開展的周期運行圖進行詳細標注，保證技術檔案管理可以實現程序化。

2.2 管理制度標準化

針對水利工程建設中勘探、設計、歸檔等各項工作的開展建設統一標注，并且要形成書面文件。此外，為了實現標準化，要建設合理的獎懲機制，針對資料形成過程中每個重要環節，有突出貢獻的工作人員，要給予其一定的物質獎勵和精神獎勵，而對于工作不認真，導致檔案作業出現問題，要給予相關工作人員一定的懲罰，在檔案管理工作期間，要抓先進典型，進而發揮模范作用，落實檔案管理工作，為水利工程建設提供支持，提高工程整體質量。

2.3 采取標準方式統計

標準化統計就是檔案和相關工作的具體發展情況進行全面統計調查、分析，為具體工作的開展提供資料支持。實際工作期間，就是對水利工程中的技術檔案的收進、移除、整理、保管、利用等各項內容進行全面統計。在實際工作開展期間，必須采用統一計量單位，同時，采取的報表也要采取統一格式，進而確保能夠獲取到全面的技術檔案數據，為后續各項工作的開展提供支持。

3 水利工程資料整理經驗總結

1）項目批復內容，不要隨意變更，如有重大變更，就及時履行變更批復手續，同時變更后由監理工程師按程序發放通知。

2）項目合同要素要完整，合同中不需要的條款應劃掉或填上無，不能空下、不能涂改，工程稽查中有個別合同時間要素不完整、內容填寫不完整。這都會水利工程施工造成不良影響。

3）項目資金支付管理應隨著工程建設進度進行，不能超前支付或延遲支付，支付過程中核實已完工程計量，不能有在結算時出現已支付內容超量支付情況、稽查中也有個別施工單位的支付出現違規現象。

4）工程原材料質量檢、試驗資料不完整、試驗頻率不足、監理方單獨抽檢頻次不足，未有質量檢測計劃資料，這些問題應由監理工程師全面負責監督管理，報送甲方工程師審核或監管。

5）工程隱蔽工程資料不完全，三檢資料缺失或數據記錄不全，不能體現工程建設過程中具體的質量驗收資料程序。

6）工程質量評定資料使用表格不統一、填寫不規范。由于水利工程涉及農田水利、土地、給排水、房屋建筑、電力電氣等方面的資料表格，現行的資料表格可能存在一些實際問題，不足以能真實體現施工內容，有很多資料表格相互借用，體現了一些雜亂的感覺。遇到這種多方面建設內容時甲方、監理、施工單位應及時向質量監督站反饋相關問題，統一評定表格的使用，統一評定術語。

7）工程建設資料中代簽現象嚴重、字跡潦草、簽字驗收時間前后矛盾，邏輯關系不正確，這就要求監理工程師嚴把資料質量關，嚴格審核。

8）項目工程建設難免出現部分建設內容變更增減的問題，工程建設初期應由質量監督站確定項目劃分內容和數量。建設中如發生增減應及時向質量監督站報備。

9）工程竣工驗收資料中應完善相關質量檢測數據、驗收計量數據。

10）工程竣工圖紙應及時修改完善、圖紙中的數據應和驗收計量的內容相輔相成，不能出現前后矛盾，否則在審計中會出現較大問題，同時竣工圖紙應完善竣工圖章及相關人員簽字手續。

4 結束語

總而言之，對水利工程技術文件資料的收集、歸檔整理具有非常高的必要性，雖然從目前來看，水利工程建設的檔案管理與資料整理工作仍然存在著一定的問題，但通過信息化建設、檔案管理方法創新等針對性策略，仍然是能夠使水利工程技術檔案管理與資料整理工作得到完善的。