探析提高辦公室檔案管理工作的優化

簡遠征

（中共龍巖市永定區委辦公室，福建 龍巖 364100）

辦公室的檔案管理工作，在單位的日常工作中占據著重要的地位，為了能夠高效地開展檔案管理工作，需要有關部門能夠通過信息服務技術，針對檔案中存在的問題進行處理。工作人員要通過現代化管理的方式，來完善辦公室檔案管理系統，為辦公室檔案管理工作提出完善的發展建議。

1 辦公室檔案管理工作優化的意義

在單位的發展過程中，辦公室檔案管理工作在其中有著重要的地位，辦公室檔案是單位發展軌跡的載體，是單位領導安排下一步工作的重要依據。在檔案管理工作進行的過程中，不僅能夠提升檔案管理工作水平，還能夠讓單位領導和工作人員對單位情況進行深入地了解，而且，科學有效的檔案管理工作能夠對重要文件形成非常好的保護，尤其是對電子資料的加密和儲蓄，良好的檔案管理工作，為其他工作的展開提供了非常好的便利條件，在辦公室工作進行中，其他部門工作人員對檔案進行調取，在傳統的檔案管理背景下就十分復雜，手續繁瑣，但是經過改善之后，不僅能夠有效地提升對檔案信息調取和使用的效率，還能夠保證檔案資料的安全[1]。辦公室檔案是單位政策實施效果最直觀的反應，所以檔案管理工作是非常重要的，對于單位工作有著非常重要的指導作用，隨著現在信息化技術不斷的發展，對于檔案的調取不像傳統的工作方式那樣，翻閱流程十分復雜，通過信息化設備，能夠將檔案以最快的速度呈現到工作人員的面前。

2 辦公室檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理體制不健全

單位辦公室檔案管理工作在開展的過程中，需要辦公室人員有著非常強的檔案管理意識，按照管理制度和相關流程，對各項制度進行收集和整理。為了能夠適應新時代的辦公室檔案管理工作，需要對管理體制和管理流程進行檔案的收集和整理，對于檔案管理體制要深入優化，避免出現傳統的檔案管理工作中，對于檔案管理工作面對的形勢無法進行充分的認識，傳統的檔案管理工作沒有從單位的實際情況出發，管理信息不全面，對于辦公室的檔案管理工作手段還停留在紙質檔案的階段，無法依據實際的工作要求對檔案的信息進行收集和整理，在管理工作中沒有對信息技術進行合理地使用，許多檔案管理人員在進行檔案管理工作的時候，只是對資糧進行簡單地收集，沒有對檔案進行詳細的歸類，導致檔案數量一旦大量增加的話，其他部門的工作人員對檔案的利用效率非常低，對于單位來說會影響工作的開展。

2.2 硬件設備陳舊

許多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，許多工作人員沒有在辦公室使用先進的檔案管理設備，導致檔案管理工作缺乏相應的硬件支撐，在傳統的管理辦法中，知識經濟的出現促使信息技術不斷的完善，為了能夠實現數據庫的完善和推進，很多單位的辦公室管理工作都廣泛使用信息技術來提升檔案管理工作效率，幫助單位能夠更加合理地利用數據信息[2]。硬件設備不斷地更新，是檔案管理技術手段更新的基礎，為了能夠提升辦公室檔案管理的信息化程度，優化檔案管理的工作流程，就必須要保證設備的數量和質量達到要求。

2.3 管理人員工作素質達不到要求

工作人員的素質決定著行業發展的速度，但是現在的單位辦公室檔案管理工作存在著管理人員能力素質要求不足的現象，導致大量的辦公室管理人員在管理工作中出現紕漏[3]。而且許多檔案工作人員在進行工作的過程中，缺乏檔案的管理意識，對檔案資源不珍惜，導致檔案資源的閑置和流失，通過檔案管理人員的專門的介紹，其他部門的工作人員才能夠更快地找到自己所需要的資料。而且一些單位的檔案管理崗位并不是常設崗位，而是通過兼職的方式來進行檔案管理，這樣會導致檔案管理人員對工作不上心，在整個單位中，檔案的管理工作邊緣化，當產生突發狀況的時候，檔案管理工作人員可能會出現不在崗位上的情況，給單位造成損失，甚至是影響著其他部門工作的進展。

3 辦公室管理工作具體優化措施

3.1 檔案管理制度優化

隨著社會經濟不斷地發展，辦公室檔案管理工作也面對著巨大的挑戰，為了能夠為管理工作提供制度上的支持，就必須建立健全檔案安全制度的建設，如果重要文件丟失，會給單位的工作帶來巨大的損失。所以，單位要對檔案管理工作進行明確的制度要求，在進行管理的過程中才能夠“有法可依”。例如要保證單位的秘密文件在進行調用的時候，對相關人員的身份一定要詳細審核，保證沒有任何問題，一定要注意檔案內容的保密，工作人員要提高保密自覺性。在檔案管理工作進行的過程中，工作人員要堅守主制度的底線，單位應該制定相應的獎懲條例，來對管理人員進行行為約束，對于工作完成好的要進行獎勵，對于沒有達到要求的要進行懲罰，才能夠有效地促進檔案管理工作人員工作的積極性，而且單位中檔案管理崗位要常置，避免出現兼職現象造成的許多的問題。

3.2 提升工作人員素質

黨委辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文書檔案，包括常委會會議紀要、黨委文件等重要文字材料及證書、牌匾等實物檔案。提升管理人員的文書管理能力和安全意識，對于有檔案管理工作經驗的專業人才單位要根據需要引進，在平時的工作中要加強對檔案管理人員的專業技術培訓，單位要從人才引進和內部選調兩個方面進行入手，提升辦公室人員對檔案的優化管理能力，提高工作效率。隨著大數據時代的到來，在進行文書管理的工作中，管理人員要通過信息化技術的學習和單位組織的培訓，熟練地掌握信息管理技術，主要方式為視頻會議，專家講座等方式，提升檔案管理人員的專業素養，還要加強對辦公室檔案管理工作的績效制度落實，通過績效制度能夠幫助員工提升工作積極性，提高工作效率。

3.3 檔案信息化建設

辦公室檔案管理工作在進行過程中，信息化是未來發展的趨勢，為了辦公室檔案管理工作的不斷推進，首先需要減輕管理工作人員的工作壓力，為了能夠更快的處理和使用檔案信息，要在互聯網技術的基礎上進行平臺的搭建，通過互聯網平臺數字技術，能夠提升單位檔案的電算化，構建新的數據系統。通過辦公室共享檔案數據庫的建立，通過對成熟的電子政務體系的運用，來推動辦公室檔案管理建設系統的不斷推進。

4 結束語

隨著社會不斷的發展，辦公室檔案管理的地位也在不斷地提升，在單位的日常工作中，檔案管理工作和其他部門的工作有著非常多的聯系，為了能夠提高辦公室檔案工作管理的水平，提升單位其他部門對于檔案的利用率，單位從員工的個人能力素質出發，通過對信息技術的使用，打造現代化高效的檔案管理體系，為辦公室檔案管理工作質量提升做出貢獻，檔案管理工作人員要通過學習提升個人能力素質，優化工作能力，搭建現代化檔案管理團隊。