醫(yī)院采購檔案管理的規(guī)范化管理策略

楊叔平

（宣漢縣人民醫(yī)院，四川 達(dá)州 636150）

醫(yī)院在進(jìn)行采購方面的招標(biāo)時，會出現(xiàn)大量繁雜的文檔資料，如：招標(biāo)文件、采購計劃、投標(biāo)文件、資金審批、評分表、預(yù)算報告、評標(biāo)報告、采購合同、中標(biāo)書、簽到表、確認(rèn)表和匯總表等，這些資料既繁雜又重要，檔案中的所有資料都是招標(biāo)活動中公開、公平、公正的有形依據(jù)，也是證明醫(yī)院廉潔奉公的重要事實依據(jù)。招標(biāo)采購方面的檔案還具有較強(qiáng)的法律效益，有明確的法律法規(guī)，強(qiáng)調(diào)招標(biāo)采購方面的檔案資料必須進(jìn)行嚴(yán)格保存，不能變造、偽造、銷毀或者藏匿，違者會受到相應(yīng)法律法規(guī)的嚴(yán)肅懲戒。為此醫(yī)院相關(guān)部門就要進(jìn)行規(guī)范化的管理。

1 當(dāng)前醫(yī)院采購檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 醫(yī)院在采購方面的檔案管理制度落實較差

采購方面的檔案管理制度，相比招標(biāo)采購制度來看，采購方面的檔案管理制度，還存在著不可忽視的問題，主要原因在于相關(guān)部門在進(jìn)行招標(biāo)采購的時候，重視程序化，忽視檔案的管理保存。進(jìn)行規(guī)范化采購方面的檔案管理制度，不僅可以降低管理人員發(fā)生流動時，對檔案質(zhì)量管理的影響，還有助于明確每個采購檔案管理人員的職責(zé)，提高檔案管理人員的責(zé)任意識。在采購方面的檔案管理制度中，要對檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、歸檔時間等方面嚴(yán)格遵守，但當(dāng)前在我國醫(yī)院的采購方面的檔案管理中，不按時歸檔、歸檔無序號，不將檔案歸放原處的情況，還時有發(fā)生，不僅給檔案管理工作人員帶來較大的整理困難，還降低了檔案管理的效率和質(zhì)量[1]。

1.2 歸檔過程

在歸檔過程中，也存在著不小的問題，主要的問題在于檔案資料出現(xiàn)缺失、檔案內(nèi)容失真、沒有進(jìn)行檔案科學(xué)歸類、沒有按時進(jìn)行歸檔等方面。保證信息資料的準(zhǔn)確和完整，是檔案管理的基本要求，是招標(biāo)采購的合法依據(jù)，也是監(jiān)督采購人員廉潔奉公的重要體現(xiàn)。所以，在進(jìn)行檔案的歸檔過程中，相關(guān)檔案管理人員必須嚴(yán)格按照檔案管理制度，對檔案進(jìn)行原位歸檔，對于檔案信息缺失、檔案信息有誤的檔案，要給予相關(guān)責(zé)任人一定時間，修復(fù)檔案，發(fā)現(xiàn)檔案信息造假、有涂改、缺失原件的檔案，相關(guān)檔案管理人員要拒絕收檔，在檔案歸置完畢后，相關(guān)工作人員，還要根據(jù)檔案的屬性進(jìn)行歸類、科學(xué)排序，以便日后查檔。

1.3 相關(guān)檔案管理工作人員專業(yè)度不高

醫(yī)院在進(jìn)行采購方面的檔案管理工作人員的招聘時，應(yīng)該選用相關(guān)專業(yè)出身的檔案管理工作人員，由于采購方面的檔案管理是很重要的，為此選出來的相關(guān)工作人員應(yīng)該進(jìn)行階段性試崗，才能正式進(jìn)行采購方面的檔案管理。但在實際的醫(yī)院采購方面的檔案管理中，可以發(fā)現(xiàn)大部分工作人員都不是相關(guān)專業(yè)出身，大多數(shù)為關(guān)系戶或轉(zhuǎn)崗人員，這些人員不僅不具備專業(yè)的理論知識和管理水平，還不熟悉相關(guān)的管理章程，由于管理人員的不專業(yè)，導(dǎo)致醫(yī)院采購方面的檔案管理工作不具規(guī)范化，大大降低了檔案管理的質(zhì)量和效率[2]。

2 醫(yī)院招標(biāo)采購檔案管理的規(guī)范化管理策略

2.1 創(chuàng)建規(guī)范化采購方面的檔案管理制度

為了使醫(yī)院采購方面的檔案管理變得規(guī)范化，就要創(chuàng)建規(guī)范化采購方面的檔案管理制度，在建檔、查閱、存檔等方面的要求都要進(jìn)行細(xì)化，如信息資料要準(zhǔn)確、完備，還要定期進(jìn)行信息更新；在建檔方面，要進(jìn)行科學(xué)的分類；在存檔方面，要進(jìn)行有序存檔來查閱方面，必須經(jīng)過批準(zhǔn)才可以進(jìn)行查閱。在創(chuàng)建規(guī)范化采購方面的檔案管理制度的時候，還要對相關(guān)管理工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確，避免因工作人員的流動，影響到采購方面的檔案管理質(zhì)量和效率[3]。

2.2 進(jìn)行信息化的招標(biāo)采購檔案管理

根據(jù)2015年頒布的《政府采購法實施條例》中，對采購檔案管理方面的文件表示，在進(jìn)行醫(yī)院采購方面的檔案管理時，可以使用電子檔案的形式進(jìn)行檔案保存，當(dāng)前人們的生活離不開信息化，離不開現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用，信息化時代給人們的生活也帶來了很大的改變。在時代的高速發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為潮流的尖端科技，自然已經(jīng)走進(jìn)了千家萬戶，為我們的生活提供了很多的便利。醫(yī)院采購方面的檔案種類繁雜，如果使用傳統(tǒng)的人工管理，會浪費大量的人力和物力，檔案信息化的管理，不僅可以在不同終端進(jìn)行檔案搜索，還可以讓在權(quán)限內(nèi)的用戶隨時隨地查閱檔案，對相關(guān)檔案進(jìn)行處理和分析，有利于提高用戶對檔案的使用效率，提升對醫(yī)院采購方面的檔案管理的質(zhì)量和效率，為醫(yī)院在采購等方面提供有力的數(shù)據(jù)支撐[4]。

2.3 增強(qiáng)相關(guān)檔案管理工作人員的責(zé)任意識

檔案管理工作人員是檔案管理的直接執(zhí)行人，要想有效地提高檔案的規(guī)范化管理，就要增強(qiáng)相關(guān)檔案管理工作人員的責(zé)任意識，用制度消除相關(guān)人員的不作為行為，同時還要創(chuàng)建工作職責(zé)，加強(qiáng)對相關(guān)人員的專業(yè)檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)[5]。

3 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前的醫(yī)院采購方面的檔案實際管理中，可以發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)式的管理模式，已經(jīng)不適用于當(dāng)前的醫(yī)療發(fā)展，信息化的進(jìn)步，帶來了新型的檔案管理模式，創(chuàng)建了規(guī)范化采購方面的檔案管理制度，明確了工作人員的責(zé)任意識，提高了檔案實際管理的質(zhì)量。