事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的優(yōu)化路徑分析

王海燕

（齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)公共資源交易綜合服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

事業(yè)單位辦公室工作具有較強(qiáng)的綜合性特點(diǎn)，辦公室檔案管理工作相對(duì)繁瑣，但辦公室檔案作為事業(yè)單位檔案的重要組成部分，其涉及的內(nèi)容較多，因此在實(shí)際工作中要重視優(yōu)化和創(chuàng)新，全面提高管理工作的整體水平，使辦公室檔案管理工作能夠與新時(shí)代的發(fā)展需求相適應(yīng)，重視新理念、新模式和先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，不斷推進(jìn)工作的創(chuàng)新，以此來(lái)為辦公室檔案管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的有效利用，為事業(yè)單位的健康、有序發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的原則

1.1 規(guī)范靈活

由于辦公室檔案在事業(yè)單位發(fā)展中具有非常重要的作用，因此在辦公室檔案管理工作開展過(guò)程中，對(duì)其管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性具有較高的要求，具體要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，還要遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，這也體現(xiàn)出辦公室檔案管理工作規(guī)范性。在實(shí)際辦公室檔案管理工作中，由于每個(gè)單位都具有自身的獨(dú)特性，因此需要結(jié)合自身的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)制定相應(yīng)的辦公室檔案管理制度，并積極構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，使其與自身的實(shí)際情況相符合，增強(qiáng)辦公室檔案管理工作靈活性。

1.2 權(quán)責(zé)職責(zé)兼顧

辦公室檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，需要明確檔案管理人員的具體的職責(zé)，并確保將具體責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人，全面提高檔案管理工作的管理水平。在實(shí)際工作中，對(duì)于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者，也需要明確自己的權(quán)責(zé)范圍，加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，并強(qiáng)化日常檢查和指導(dǎo)工作。另外，還要結(jié)合單位的具體情況來(lái)制定辦公室檔案管理的具體目標(biāo)，以此來(lái)促進(jìn)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作水平的提升。

1.3 制定與執(zhí)行并重

在辦公室檔案管理工作中，宜嚴(yán)格按照具體的法律要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，而且要確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行。在具體規(guī)定和條款執(zhí)行過(guò)程中，宜以單位的具體情況作為出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，針對(duì)執(zhí)行方法進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，確保執(zhí)行工作的靈活性和變通性。因此事業(yè)單位還需要根據(jù)自身的情況來(lái)制定切實(shí)可行的辦公室檔案管理制度體系，為辦公室檔案管理工作的有序開展提供制度保障。

1.4 動(dòng)態(tài)與靜態(tài)結(jié)合

即基于制度下并與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展潮流相結(jié)合，積極對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新。嚴(yán)格按照具體的制度來(lái)開展工作，并積極對(duì)檔案管理工作的方式和管理體制進(jìn)行調(diào)整，使其與時(shí)代發(fā)展步伐相符，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。

2 事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的優(yōu)化路徑

2.1 創(chuàng)新管理理念

在辦公室檔案管理工作中，要求單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都要重視自身檔案管理理念的創(chuàng)新，并積極吸收和借鑒先進(jìn)的管理理念，提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視。單位領(lǐng)導(dǎo)者要為辦公室檔案管理工作給予充足的人力、物力和財(cái)務(wù)支持。這樣以以先進(jìn)的檔案管理理念為指引，做好檔案管理規(guī)劃設(shè)計(jì)，加快推進(jìn)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，全面提升辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，為檔案信息作用的發(fā)揮提供重要的保障。

2.2 優(yōu)化檔案管理體系及流程

辦公室檔案管理水平的提升離不開完善的管理體系和規(guī)范的管理流程。因此在實(shí)際工作開展過(guò)程中，需要加快構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理體系，并結(jié)合單位的具體情況，全面提升檔案管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化水平。一直以來(lái)辦公室檔案管理工作存在較強(qiáng)的隨意性，這必然會(huì)對(duì)辦公室檔案管理工作的有序開展帶來(lái)較大的影響。因此需要制定區(qū)域間的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并建立健全辦公室檔案管理制度，以統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)的制度為約束，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的規(guī)范化管理。

2.3 加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

資源建設(shè)是辦公室檔案管理工作較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，在當(dāng)前辦公室檔案資源建設(shè)工作開展過(guò)程中，需要以檔案信息化建設(shè)作為前提和基礎(chǔ)，做好紙質(zhì)檔案信息的整理工作，全面提升檔案信息的數(shù)字化水平，具體要求紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案要保持一致性和統(tǒng)一性，為后續(xù)查閱和使用提供更多的便利。同時(shí)還要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，具體要根據(jù)檔案類別、作用和時(shí)間等要素實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類成庫(kù)，為辦公室檔案信息的開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件，加快推進(jìn)檔案信息的一體化和網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程。

2.4 構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，為了提高檔案管理工作的信息化水平，將信息技術(shù)與辦公室檔案管理工作相結(jié)合，構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)，不僅能夠提高檔案信息管理工作效率，而且檔案管理工作也能夠與時(shí)代發(fā)展需求更具相符性。通過(guò)利用信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效存儲(chǔ)和高效管理。并通過(guò)配備完善的軟硬件設(shè)施，為檔案信息系統(tǒng)的建立創(chuàng)造良好的條件。而且在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上，還需要借助于檔案管理信息化系統(tǒng)來(lái)開發(fā)檔案信息檢索模塊，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效檢索和利用，更好地發(fā)揮出事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的效能。

2.5 重視檔案的保密性與安全性

事業(yè)單位辦公室檔案涉及內(nèi)容十分廣泛，因此在檔案管理工作中需要重視檔案的保密性和安全性，并制定具體的安全防范措施和保密制度，針對(duì)具有保密要求的檔案信息需要加大管控力度，不僅要嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的查閱，同時(shí)也不允許檔案信息外借。對(duì)于檔案查閱人員，需要嚴(yán)格對(duì)查閱過(guò)程中的行為進(jìn)行管控。由于檔案信息會(huì)錄入到檔案信息系統(tǒng)中，因此對(duì)于檔案調(diào)閱要實(shí)行登記制度。對(duì)于具有保密要求的檔案信息，在信息庫(kù)中宜進(jìn)行加密處理，嚴(yán)格對(duì)借閱人進(jìn)行審查，并利用電子監(jiān)控系統(tǒng)加大對(duì)檔案信息的監(jiān)控保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問(wèn)題。

3 結(jié)束語(yǔ)

由于檔案管理工作直接關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展，特別是辦公室檔案信息涵蓋內(nèi)容較多，更需要對(duì)其管理工作給予高度重視。事業(yè)單位通過(guò)重視辦公室檔案管理工作，并采取有效的措施來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化，全面提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，可以獲取更為準(zhǔn)確和可靠的檔案信息，全面提高辦公室檔案管理工作的系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化水平。而且通過(guò)優(yōu)化管理方式和方法，使辦公室檔案信息充分地發(fā)揮其實(shí)際效用，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供積極的促進(jìn)作用。