強(qiáng)化檔案審核提升干部人事檔案管理水平的思考

劉爔元

（黑龍江省農(nóng)墾北安管理局第三高級中學(xué)辦公室，黑龍江 黑河 164021）

干部人事檔案管理是一個單位檔案管理工作中的重要組成部分。從其管理的各個環(huán)節(jié)而言，檔案審核這一環(huán)節(jié)，在諸多單位當(dāng)中都存在著一定的不足之處，對檔案管理工作的整體水平產(chǎn)生一定影響，亟需要進(jìn)一步改進(jìn)和提高。為此，強(qiáng)化干部人事檔案審核工作，成為有效提升干部人事檔案管理整體水平中的要點(diǎn)之一。

1 干部人事檔案管理審核中亟需要改進(jìn)和提高之處

1.1 干部人事檔案管理意識亟需要加強(qiáng)

對干部人事檔案管理工作而言，做好檔案審核是歸檔前一項十分重要的工作內(nèi)容。這項工作的特點(diǎn)是工作量較大，涉及的內(nèi)容多，既具有其重要性，更有其必要性。但從當(dāng)前來看，部分單位亟需要加強(qiáng)檔案管理審核意識。究其原因，一方面干部人事檔案具有一定的私密性，另一方面，干部本身有一定的職位，使得檔案管理人員在潛意識中認(rèn)為，這些檔案應(yīng)該都是正確無誤的，沒有必要對其干部人事檔案進(jìn)行過多的審核，可以“免檢”，直接歸檔保存入庫。正因為如此，才會在一定程度上影響了這類檔案的準(zhǔn)確性。

1.2 對干部人事檔案整理環(huán)節(jié)未能做到有效審核

檔案的案卷是檔案發(fā)揮作用的主要表現(xiàn)形式和載體。能不能取得良好的檔案利用效果，與檔案案卷質(zhì)量水平密切相關(guān)。在進(jìn)行干部人事檔案材料歸檔時，有的單位會存在無法進(jìn)行完整歸檔的現(xiàn)象。發(fā)生這樣的情況，主要在于檔案的整改審核環(huán)節(jié)把關(guān)不夠造成的。因此，做好干部人事檔案管理工作的審核是十分重要的。為此，干部人事檔案整理環(huán)節(jié)必須要引起重視。一方面，要做好檔案的認(rèn)真鑒別，另一方面，還要對其加以精確分類，并依據(jù)順序，正確給出編號，在此基礎(chǔ)上，做好檔案目錄的整理和完善，最后進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的裝訂。

總結(jié)常見檔案整理環(huán)節(jié)未能做到有效審核的現(xiàn)象，主要包括以下方面：干部履歷表填寫需要完善補(bǔ)充的地方較多，如：干部履歷表缺少照片、沒有由所在單位審核蓋章（包括本人未簽字）；較為嚴(yán)重的現(xiàn)象還包括：部分檔案中缺失干部任免審批表（或任免表）；當(dāng)干部職務(wù)發(fā)生變化后，缺少職務(wù)接續(xù)表，相關(guān)的認(rèn)知表也存在著諸多需要完善之處，如：未能規(guī)范填寫，缺少關(guān)鍵性內(nèi)容，完整性差等。這些常見性問題累積起來，最終導(dǎo)致了干部人事檔案質(zhì)量不盡如人意，這也充分說明了強(qiáng)化檔案審核工作的重要性。

1.3 干部人事檔案審核范圍未能有效覆蓋干部職業(yè)生涯全過程

很多人會在同一單位工作很長時間，甚至終生在同一個單位內(nèi)工作。因此，相當(dāng)部分單位在開展干部人事檔案審核這項工作時，未能做到將檔案審核范圍實現(xiàn)干部職業(yè)生涯全過程有效覆蓋。即：未能做到有效性和具體性審核干部檔案的具體年齡以及工作時間。而且，由于干部在身份確定年限方面也存在著一定的問題。這些工作，存在著較強(qiáng)的延續(xù)性，同時，也要求得比較細(xì)致，這些都需要抽調(diào)人員并耗費(fèi)比較大人力物力協(xié)助完成。但是，盡管如此，取得的效果仍然很難達(dá)到預(yù)期效果，甚至于造成“不幫忙反添亂”現(xiàn)象發(fā)生。為此，檔案管理人員會在工作中不知不覺自行以抽查方式減少工作量，最終會造成審核的干部人事檔案未達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，審核維度較小，在一定程度上降低了檔案管理審核工作的質(zhì)量。

2 如何強(qiáng)化檔案審核，促進(jìn)干部人事檔案管理水平提高

2.1 從檔案管理意識入手打牢檔案審核工作基礎(chǔ)

在實際開展審核工作中，作為檔案管理人員應(yīng)從以下方面來展開該項工作。

首先，要建立完善的審核制度。主要是建立健全相關(guān)的審核方案和具體的考核制度，實現(xiàn)整個審核流程的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，使審核工作高起點(diǎn)，嚴(yán)要求。

其次，要建立審核工作小組。干部人事檔案審核工作特點(diǎn)一是工作量較大二是涉及較廣的范圍。因此要建立審核工作小組，實現(xiàn)合理性分工，具體化落實，使每一個工作人員都有具體負(fù)責(zé)內(nèi)容，做到各負(fù)其責(zé)，各司其職，并及時做好審核工作經(jīng)驗的階段性總結(jié)。當(dāng)出現(xiàn)理不清，查不明的審核障礙時，應(yīng)進(jìn)行集體商議解決，以提高工作效率和質(zhì)量。

再次，要提高全體工作人員的認(rèn)識程度，把這項工作重視起來。作為工作人員，要有一定的審核工作經(jīng)驗，并對干部人事檔案審核這項工作重要性有足夠的認(rèn)識，把檔案管理工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落到實處，做到處處有章可依，有法可循。同時，要努力提升自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

2.2 堅持嚴(yán)細(xì)標(biāo)準(zhǔn)切實提高審核質(zhì)量

檔案自身的質(zhì)量高低，主要與檔案的內(nèi)容完整程度和它的規(guī)范程度密切相關(guān)。可以說，堅持嚴(yán)細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，切實提高檔案審核質(zhì)量，是更好的提高檔案的質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)。要達(dá)到這一目標(biāo)，應(yīng)該堅持嚴(yán)細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，從以下方面下功夫，強(qiáng)化細(xì)節(jié)性管理，重點(diǎn)性審核。審核主要包括初審和復(fù)審兩個環(huán)節(jié)。

在進(jìn)行初次審查時，作為檔案管理審核的相關(guān)人員都要堅持嚴(yán)細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，以檔案管理相關(guān)制度要求為依據(jù)，做好其審核工作。審查中，要以檔案內(nèi)容和登記表格是否填寫規(guī)范為重點(diǎn)。

在進(jìn)行復(fù)審時，切不可因為有初審就放松要求和降低標(biāo)準(zhǔn)。要強(qiáng)化細(xì)節(jié)性檢查，重點(diǎn)性審核，對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時做好登記。

此外，無論初審還是復(fù)審，都要嚴(yán)格履行確認(rèn)簽字手續(xù)。

2.3 堅持應(yīng)收盡收提升整體檔案管理水平

干部人事檔案材料涉及的內(nèi)容多且復(fù)雜，來源也可能會涵蓋本單位的各個相關(guān)部門。為此，做到檔案材料的應(yīng)收盡收就顯得十分重要了，這樣才能有效促進(jìn)檔案內(nèi)容的隨時補(bǔ)充。

首先要做好重點(diǎn)收集。在這方面，要確保檔案材料和干部信息的真實性，確保登記表上的信息能做到基本一致和準(zhǔn)確。

第二要做好跟蹤收集。該收集方式具有一定的針對性，主要是對那些職位變動的人員檔案進(jìn)行信息追蹤和檔案收集。這一方面，需要相關(guān)部門做好配合才能有效完成。

第三是要做好定點(diǎn)收集。該方式，主要面向材料缺少的單位來展開，通過直接收集，實現(xiàn)對檔案的有效補(bǔ)充。

此外，還要積極做好材料收集完善后檔案管理資料庫的維護(hù)和電子檔案的及時更新，做好廢檔的按程序銷毀等。

3 結(jié)語

綜上所述，強(qiáng)化檔案審核工作對于提升干部人事檔案管理水平至關(guān)重要，二者相輔相成互相促進(jìn)。作為檔案管理人員應(yīng)該切實認(rèn)識到強(qiáng)化檔案審核工作的不足之處極其重要意義，做到針對性改進(jìn)，以不斷提升干部人事檔案管理水平。