切實加強地勘單位干部人事檔案的管理與利用

張 生

（內蒙古自治區地質環境監測院，內蒙古 呼和浩特 010020）

近年來，地勘單位管理體制改革取得了重大進展，屬地化以后，地勘單位進一步完善了內部結構，優化了資源配置，提高了經濟效益。但地勘單位也面臨著許多新的管理問題。干部人事檔案管理作為地勘單位的一項重要工作也存在著這樣或那樣的問題。在21世紀這個更加開放的社會，知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強。如何做好新形勢下的干部人事檔案管理與利用工作就成為地勘單位人事管理工作中的一項重要任務。下面，本人就目前地勘單位干部人事檔案管理與利用工作中存在的問題及解決問題的思路及對策，提出一些拙見。

1 地勘單位干部人事檔案管理與利用存在的問題

人事檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的干部人事檔案，歷史全面地記載著干部的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映干部綜合素質的最重要依據。干部人事檔案管理與利用是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施。地勘單位屬地化以后，為進一步理順內部關系，許多單位進行了重組合并，由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以地勘單位對干部人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。目前，地勘單位干部人事檔案管理與利用工作中存在的主要問題表現在：

1.1 領導重視不夠，專業人員缺乏

干部人事檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作。只有領導重視，檔案人員有較好的專業素質，才能做好干部人事檔案管理工作。地勘單位屬地化以后，干部人事檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式。一些單位重組合并后，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，個別單位對人事檔案管理工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對人事檔案管理工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然這項工作也有人在做，但真正把人事檔案管理工作作為日常工作的長效機制來抓還存在缺陷。一些單位沒有配備專用的人事檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員。有的單位人事檔案管理人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了人事檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，人事檔案管理人員因業務不精，導致歸檔文件在整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交等情況時有發生。個別人事檔案管理人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想。部分單位領導對人事檔案管理人員思想、工作、生活上的關心、支持、了解不夠，使人事檔案管理人員對本職崗位工作熱情降低。這些都給地勘單位人事檔案工作的開展造成了許多制約因素。

1.2 檔案管理制度不規范，管理方式和管理手段相對落后

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存敢。但重組合并后的地勘單位由于先前的隸屬關系、規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如大多數地勘單位人事檔案還達不到檔案管理“八防”的要求，與整齊、規范統一的要求也有一定的差距。一些單位設施設備不完善，管理體制不到位。多數單位歸檔材料沒有統一的規格，收集過程中紙張大小不統一，檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂，現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

就我院來說，因為是由兩個老單位合并組建的，所以辦公用房較為緊張，人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來沒有專門的人事檔案室。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。在檔案管理方式上，人事部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時。另外管理人事檔案的人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對過去的干部職工檔案，只是按接收時間不同在原檔案袋上直接編號，因而導致了人事檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。

1.3 信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

地勘單位干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，因為在屬地化前地勘單位是“條條”管理，人事檔案信息只在本單位或本系統使用。人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在人才培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。

2 地勘單位干部人事檔案管理與利用工作的思路及對策

隨著地勘單位規模的不斷擴大，經濟實力的增強，人事制度改革和人員模式改變，給地勘單位帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的地勘單位人力資源管理系統就體現了地勘單位人事管理的整體管理水平。目前地勘單位人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發展的步伐。針對上述問題，為使地勘單位人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面人手：

2.1 領導要高度重視，提高地勘單位人事檔案管理人員素質

干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位干部職工的切身利益。作為地勘單位的領導，應充分樹立起檔案意識，重組合并的地勘單位應在機構設置和人員編制上給以充分保證，在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施。要不斷提高人事檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。首先，人事檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握人事檔案管理工作的新知識、新技術，了解地勘單位人事檔案管理現代化的具體內容。其次，引入競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的人事檔案專業人員選拔到人事檔案管理崗位上來。第三，地勘單位要將人事檔案管理人員的培養納入單位人才培養計劃，不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期地勘事業發展對地勘單位人事檔案管理的新要求。

2.2 加強規章制度建設，提高地勘單位人事檔案的科學規范化管理水平

建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。一是要全面普查案卷，去糟取精。對過去的檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關聯的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊。二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合本單位實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現干部職工實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發表等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映干部職工的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。三是要實行專門統一管理。將所有干部人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的干部人事檔案庫，實行科學、規范的管理。四是增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從立卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序。

2.3 創新地勘單位人事檔案管理模式，實現現代化管理

加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數單位僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。我們可以借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法還有很多，比如數碼技術、影像技術、條形碼技術等。加強計算機技術在人事檔案管理工作中的應用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。增加資金投入，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保地勘單位在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為地勘單位的可持續發展奠定堅實的基礎。

2.4 建立信息網絡，充分發揮地勘單位人事檔案服務效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在許多地勘單位使用，但其發揮的作用程度還比較低。地勘單位要更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，通過充分開發和利用人力資源信息，將其轉化為地勘單位的經濟效益。利用計算機技術和網絡技術，實現對人事檔案的信息共享，為地勘單位的經濟發展提供必要的服務。