城市污水處理工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)研究

薛 雁

（煙臺(tái)市辛安河污水處理有限公司，山東 煙臺(tái) 264670）

城市污水處理工程主要具有建設(shè)周期長(zhǎng)、資金投入大等特征，這就使得城市污水處理工程檔案存在數(shù)量大、內(nèi)容多、難度高等特征。與此同時(shí)，城市化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，環(huán)境治理力度的進(jìn)一步加大，城市污水處理工程逐漸成為各個(gè)城市建設(shè)的重要內(nèi)容，使得城市污水處理工程檔案所面臨的工作量、工作壓力也在這個(gè)過(guò)程中持續(xù)增長(zhǎng)，能否開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)，不僅關(guān)系到城市污水處理工程檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)也在一定程度上關(guān)系到城市環(huán)境治理的成果[1]。基于此，本研究圍繞城市污水處理工程檔案管理實(shí)際，提出幾點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)的措施與建議，希望通過(guò)本研究為城市污水處理工程檔案提供一定的參考。

1 結(jié)合工程明確歸檔范圍

為有效保障城市污水處理工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)，首要任務(wù)在于明確歸檔范圍，保障歸檔工作能夠嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行。根據(jù)當(dāng)前城市污水處理工程來(lái)看，工程檔案主要是根據(jù)城市污水處理工程不同階段來(lái)進(jìn)行歸檔，具體的歸檔范圍主要包含以下幾點(diǎn)：

1）城市污水處理工程前期產(chǎn)生的各種資料，包括拆遷安置文件、整地文件、審批文件、概算文件、設(shè)計(jì)方案、招投標(biāo)材料等。

2）城市污水處理工程施工進(jìn)程中產(chǎn)生的各種資料，包括原材料資料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽施工記錄、設(shè)計(jì)變更材料、施工協(xié)議等等。

3）城市污水處理工程安裝調(diào)試進(jìn)程中產(chǎn)生的各種資料，包括污水處理設(shè)備安裝調(diào)試記錄、開(kāi)箱記錄、隨機(jī)文件記錄等等。

4）城市污水處理工程竣工驗(yàn)收產(chǎn)生的材料，包括竣工圖紙、決算材料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量評(píng)價(jià)等。

5）城市污水處理工程交付后產(chǎn)生的材料，包含交付材料、設(shè)備運(yùn)維記錄、水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告等。通過(guò)明確城市污水處理工程檔案歸檔范圍，保障工程檔案管理工作能夠全面圍繞城市污水處理工程整個(gè)周期開(kāi)展歸檔工作，為規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

2 建立健全立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)

在明確工程檔案歸檔范圍以后，則需要建立健全立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案管理部門(mén)需要明確城市污水處理工程檔案立卷歸檔的核心內(nèi)容，針對(duì)城市污水處理工程涉及的各類資料、文件等實(shí)施科學(xué)的劃分，如根據(jù)城市污水處理工程不同階段的檔案資料進(jìn)行立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)制定，同時(shí)參考城市污水處理工程檔案資料的價(jià)值、分類、年限等建立立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)保障立卷歸檔的規(guī)范性，防止后期檔案利用方面面臨信息冗余、歸檔重復(fù)等問(wèn)題。其次，針對(duì)城市污水處理工程檔案立卷歸檔時(shí)效性進(jìn)行明確的要求，只有當(dāng)城市污水處理工程現(xiàn)行文件任務(wù)完成以后，才可以按照要求進(jìn)行立卷歸檔工作，針對(duì)整個(gè)立卷歸檔流程進(jìn)行全面的規(guī)范[2]。最后，工程檔案本身完成與否，直接關(guān)系到工程檔案管理的質(zhì)量，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)立卷歸檔方法、案卷裝訂質(zhì)量進(jìn)行全面的規(guī)范，從而有效保障工程檔案前期管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3 完善工程檔案管理制度

任何工作的有序開(kāi)展，均離不開(kāi)規(guī)章制度的有效規(guī)范，尤其是對(duì)于城市污水處理工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)，更離不開(kāi)一套科學(xué)合理的規(guī)章制度作為支撐。這就需要檔案管理部門(mén)充分結(jié)合城市污水處理工程實(shí)際、工程檔案管理流程，在現(xiàn)有工程檔案管理規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，針對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行完善，包括檔案管理相關(guān)的工作內(nèi)容要求、部門(mén)對(duì)接、組織保障等，均需要建立對(duì)應(yīng)的管理制度，保障管理制度能夠全面覆蓋城市污水處理工程檔案管理的整個(gè)流程。與此同時(shí)，為保障各部門(mén)能夠配合工程檔案管理工作的開(kāi)展，還需要圍繞各部門(mén)、各崗位的工作職能，明確對(duì)應(yīng)的責(zé)任，并將責(zé)任制度化，通過(guò)建立對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)保障責(zé)任的有效落實(shí)，使得各部門(mén)均有負(fù)責(zé)人全面配合工程檔案管理工作的開(kāi)展。

4 規(guī)范檔案著錄與分類號(hào)

檔案著錄與分類號(hào)的規(guī)范與否，直接關(guān)系到城市污水處理工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)成果。為有效保障城市污水處理工程檔案管理的效率，需要通過(guò)以下幾點(diǎn)措施，規(guī)范檔案著錄與分類號(hào)：對(duì)于著錄規(guī)范建設(shè)來(lái)說(shuō)，檔案管理部門(mén)需要按照《檔案著錄規(guī)則》要求，結(jié)合城市污水處理工程建設(shè)實(shí)際、工程檔案發(fā)展趨勢(shì)、信息化建設(shè)要求，構(gòu)建著錄標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)則，針對(duì)工程檔案著錄的細(xì)節(jié)進(jìn)行全面的完善，保障著錄工作的標(biāo)準(zhǔn)化。分類號(hào)作為檔案使用的關(guān)鍵所在，其對(duì)檔案檢索效率、檢索質(zhì)量的影響巨大。這就需要檔案管理部門(mén)按照《中國(guó)檔案分類法》要求，根據(jù)工程檔案檢索要求、信息化檢索要求，建立更為細(xì)致的分類標(biāo)準(zhǔn)、分類流程，為工程檔案檢索提供有效的支持。需要注意的是，對(duì)于已經(jīng)形成的工程檔案，需要重新組卷，按照檔案著錄與分類號(hào)，針對(duì)存在關(guān)聯(lián)的檔案實(shí)施再次組合，同時(shí)針對(duì)欠缺頁(yè)碼、目錄的工程檔案，需要重新編著對(duì)應(yīng)的編碼、目錄，為后期工程檔案管理、檢索奠定基礎(chǔ)[3]。

5 規(guī)范信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

信息化建設(shè)作為城市污水處理工程檔案管理發(fā)展的主要方向，規(guī)范信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)必成為未來(lái)建設(shè)的重要內(nèi)容。對(duì)檔案管理部門(mén)而言，需要結(jié)合城市污水處理工程檔案管理信息化建設(shè)要求、信息化建設(shè)趨勢(shì)，針對(duì)信息化建設(shè)內(nèi)容、要求建立對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使得工程檔案管理整個(gè)流程均能夠按照信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)展，保障相關(guān)的操作流程、對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件建設(shè)均能夠滿足信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，推進(jìn)工程檔案共享服務(wù)的順利開(kāi)展[4]。

綜上所述，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為城市污水處理工程檔案管理工作的重要內(nèi)容，其不僅關(guān)系到工程檔案管理的效率與質(zhì)量，同時(shí)也關(guān)系到城市污水工程的建設(shè)成果。這就需要我們正視當(dāng)前工程檔案管理工作暴露出來(lái)的問(wèn)題，圍繞城市污水處理工程檔案管理流程，完善城市污水處理工程檔案管理相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)結(jié)合工程明確歸檔范圍、建立健全立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)、完善工程檔案管理制度、規(guī)范檔案著錄與分類號(hào)以及規(guī)范信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提升工程檔案管理水平。