銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制研究

(景德鎮(zhèn)陶瓷大學(xué)管理與經(jīng)濟(jì)學(xué)院 江西 景德鎮(zhèn) 333000)

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷改革和發(fā)展，企業(yè)之間的競爭變得更加激烈。而任何企業(yè)的經(jīng)營都離不開銷售與收款業(yè)務(wù)，企業(yè)為了提升自己的競爭力，搶占更多的市場份額，很多情況下不得不采用賒銷的手段來維護(hù)客戶，使銷售額提高。賒銷基于客戶的信用進(jìn)行銷售，通過賒銷政策能夠使市場購買力增加，加快賣方企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)率，提升企業(yè)的銷售額。然而賒銷方式所基于的客戶信用在客觀上存在不確定性和不穩(wěn)定性，這就導(dǎo)致賒銷行為存在著重大的潛在風(fēng)險(xiǎn)—貨款難以收回。因此，為了預(yù)防和應(yīng)對賒銷行為所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)必須加強(qiáng)銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，加速資金回籠，盡量將發(fā)生經(jīng)濟(jì)損失的可能性降到最低。我國公司若想抓住機(jī)遇實(shí)現(xiàn)發(fā)展，建立健全公司內(nèi)部控制體系尤為重要，改進(jìn)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制勢在必行。

一、我國銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

(一)銷售與收款業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程

銷售與收款環(huán)節(jié)對于我國公司來說非常重要，銷售與收款業(yè)務(wù)流程包括銷售計(jì)劃管理、客戶開發(fā)與信用管理、銷售定價(jià)、訂立銷售合同、發(fā)貨、收款、售后服務(wù)、會計(jì)系統(tǒng)控制八個(gè)步驟共同構(gòu)成，八個(gè)步驟都非常重要，緊密結(jié)合[1]。而我國公司的情況是既有銷售業(yè)務(wù)也有收款業(yè)務(wù)，但是我國公司銷售與收款業(yè)務(wù)流程中普遍缺少一個(gè)十分重要的部分，在銷售環(huán)節(jié)并沒有對客戶進(jìn)行開發(fā)與信用管理，沒有對不同信用的客戶制定不同的信貸政策就直接訂立了合同，這就不可避免的出現(xiàn)問題。而且，我國公司近年來為增加市場該份額，大多采用賒銷的方式來提高銷售業(yè)績、盲目銷售，基于此種情況，如果公司管理層不重視，信用管理缺失，很可能導(dǎo)致銷售款項(xiàng)無法收回，甚至受到商業(yè)詐騙。

(二)銷售與收款業(yè)務(wù)的應(yīng)收賬款管理

我國公司普遍存在未單獨(dú)設(shè)立客戶信用審批制度，雖然有助于推動企業(yè)客戶拓展和銷售業(yè)務(wù)的發(fā)展，增加收入水平和企業(yè)市場份額，但是會出現(xiàn)應(yīng)收賬款回收困難、資金流問題、經(jīng)濟(jì)損失和經(jīng)營困難等問題，所以高效的應(yīng)收款項(xiàng)催收體系是解決此類問題的關(guān)鍵。

(三)銷售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)審批制度

銷售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)審批制度應(yīng)該明確規(guī)定公司各部門、各工作人員的職責(zé)權(quán)限，還要明確規(guī)定審批人員對授權(quán)的批準(zhǔn)形式[2]，在銷售與收款活動中關(guān)于價(jià)格金額的審批環(huán)節(jié)必須采用書面審批的形式[3]，除此之外還要禁止審批人員越權(quán)審批，而且應(yīng)該嚴(yán)格命令禁止未經(jīng)過授權(quán)的部門或者人員經(jīng)手銷售與收款中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，對于收款憑證必須加蓋財(cái)務(wù)專用章并經(jīng)過財(cái)務(wù)總監(jiān)的審核簽字[4]。然而目前了解到我國公司經(jīng)常采用口頭審批來替代書面審批，因此在部分需要審核的憑證上無法找到書面審批的痕跡。另外公司的權(quán)利較為集中，部分銷售人員會出現(xiàn)越過銷售主管直接去找總經(jīng)理解決問題的情況，這種越權(quán)行為把銷售主管的權(quán)力給架空了。

(四)銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位設(shè)置

對不相容崗位進(jìn)行職責(zé)分離能有效的避免錯誤發(fā)生，在內(nèi)部崗位和職員之間的內(nèi)部牽制有利于公司的健康發(fā)展。但是通過對我國公司崗位進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)了普遍現(xiàn)象是公司的銷售人員同時(shí)兼任收款人員，并且在銷售人員催款環(huán)節(jié)中，有的客戶直接采用現(xiàn)金支付的形式支付給催款的銷售人員。我國公司銷售人員對自身職責(zé)認(rèn)識不清，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定銷售人員避免接觸銷貨現(xiàn)款，銷售與收款應(yīng)是兩個(gè)應(yīng)該互相分離的崗位，但是卻出現(xiàn)銷售人員兼任收款人員的現(xiàn)象，不利于今后的發(fā)展。

二、我國銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制面臨問題

(一)未設(shè)置客戶信用管理部門

我國公司在銷售環(huán)節(jié)采用賒銷的模式銷售貨物，但并沒有對客戶進(jìn)行信用管理，雖然有利于公司開發(fā)新客戶、擴(kuò)大銷售量，提高營業(yè)收入，增加利潤，但是會導(dǎo)致企業(yè)壞賬增加，賒銷會占用企業(yè)生產(chǎn)資金，導(dǎo)致多繳納企業(yè)所得稅，所以說對客戶進(jìn)行信用管理對于企業(yè)來說是十分重要的。我國未單獨(dú)設(shè)立客戶信用審批部門和信用審批負(fù)責(zé)人，而是由銷售部負(fù)責(zé)銷售額度的確認(rèn)。但是銷售部只是依據(jù)客戶訂單量的大小、銷售人員與客戶有無私人關(guān)系來確定客戶的賒銷額度，這會使公司難以收回貨款，因此我國公司缺乏一套完整的信用評價(jià)體系。由于對客戶信用狀況、資金狀況的分析和調(diào)查不足，銷售人員對于客戶的賒銷額度沒有一定標(biāo)準(zhǔn)，使公司應(yīng)收款項(xiàng)壞賬增加。

(二)未及時(shí)收回應(yīng)收賬款

我國公司出現(xiàn)應(yīng)收賬款催收方式單一，而沒有采取其他的催收措施，所以說我國公司未對應(yīng)收賬款催收做出充足的準(zhǔn)備工作和預(yù)防措施，尚未形成完善的應(yīng)收賬款追討制度和書面文件，催款機(jī)制存在很多沒有控制的漏洞，而且對“信用不良”客戶催款沒有明確的催款方式，其催收工作在執(zhí)行中也存在較大的漏洞。此外對不良應(yīng)收款項(xiàng)追責(zé)機(jī)制不完善，應(yīng)收賬款逾期時(shí)間越長，其風(fēng)險(xiǎn)越大回收難度越大，成為壞賬的幾率也就也高。如果一直這樣下去會導(dǎo)致公司銷售收入巨大，而出現(xiàn)應(yīng)收賬款占比高導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)不通的問題，如果公司管理層不重視，信用管理缺失，很可能導(dǎo)致銷售款項(xiàng)無法收回，給公司帶來財(cái)務(wù)壓力。

(三)授權(quán)審批制度不完善

通過檢查我國銷售與收款環(huán)節(jié)涉及的公司的憑證，發(fā)現(xiàn)經(jīng)常采用口頭審批來替代書面審批，所以在檢查的過程中部分需要審核的憑證上無法找到書面審批的痕跡，因此應(yīng)合理進(jìn)行規(guī)避。另一個(gè)問題是出現(xiàn)了審批權(quán)限的不明確，比如說在收款環(huán)節(jié)，關(guān)于公司相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的審批權(quán)限主要集中于總經(jīng)理，對相關(guān)審批權(quán)限缺乏明確的界定，有的公司收款制度缺乏對各部門員工的權(quán)限劃分，造成實(shí)際工作中主要依靠總經(jīng)理，是很多審批都越過銷售主管，這就影響了內(nèi)部控制制度在權(quán)限方面對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行控制的整體性和系統(tǒng)性，使總經(jīng)理的擔(dān)子很重，造成了辦事效率的降低。

(四)不相容職務(wù)未分離

我國公司普遍存在銷售人員兼任收款人員的現(xiàn)象，不相容崗位未分離，主要是因?yàn)楣芾韺语L(fēng)險(xiǎn)意識薄弱導(dǎo)致的，管理層態(tài)度廣泛影響著公司內(nèi)部控制的各個(gè)方面，奠定了內(nèi)部控制的基調(diào)。基層的銷售人員在此影響下盲目追求業(yè)績，不太重視其他環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)。我國公司重銷售輕風(fēng)險(xiǎn)以及對崗位職責(zé)認(rèn)識不清的態(tài)度造成了不相容崗位職責(zé)不分離的問題，導(dǎo)致出現(xiàn)不利于公司的未來發(fā)展的阻礙因素，影響了公司運(yùn)營的效率和效果。

三、銷售與收款內(nèi)部控制制度改進(jìn)措施

(一)設(shè)立客戶信用管理部門

對我國公司來說，客戶的信用情況決定了賒銷的額度，賒銷的額度帶來了壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。因此為提高銷售與收款內(nèi)部控制效率和效果，避免銷售人員舞弊，公司需要建立單獨(dú)的客戶信用管理部門。首先，應(yīng)該單獨(dú)設(shè)置信用管理部門，其主要職責(zé)包括：首先，充分調(diào)查新客戶信用狀況、經(jīng)營狀況、資金狀況，編制客戶信息調(diào)研表。其次，根據(jù)客戶信息調(diào)研表，確定新客戶的信用等級和信用額度[5]。最后，完善信用審批體系，抑制壞賬等事件發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)在和客戶交易過程中，一旦發(fā)現(xiàn)客戶的信用異常，應(yīng)當(dāng)立即采取貨款催收和限制賒銷購買等措施，并建立不誠信檔案，對于信譽(yù)較差的客戶，與其交易應(yīng)謹(jǐn)慎。

(二)及時(shí)回收應(yīng)收賬款

通過對我國公司關(guān)于銷售與收款循環(huán)控制活動方面的研究，發(fā)現(xiàn)在控制活動方面存在未能及時(shí)回收應(yīng)收賬款的問題，因此公司財(cái)務(wù)部應(yīng)該定期分析賒銷產(chǎn)生的應(yīng)收賬款，并及時(shí)制定應(yīng)收賬款回款情況明細(xì)表和賬齡分析表。此外，公司財(cái)務(wù)部還應(yīng)該與信用管理部、銷售部加強(qiáng)合作和溝通，了解客戶拖欠的背景，分析應(yīng)收賬款收回的可能性和困難度，同時(shí)協(xié)助分析債務(wù)人情況，幫助銷售部人員催收逾期應(yīng)收賬款。銷售部門在催收過程中應(yīng)對預(yù)期應(yīng)收款進(jìn)行合理的分類，對不同級別的逾期應(yīng)收賬款和客戶采用不同的追款措施，保護(hù)許昌博廈公司經(jīng)濟(jì)利益。另一方面，有針對性的貨款催收模式可以保持與客戶經(jīng)常性的聯(lián)系，維護(hù)公司與客戶保持良好的合作關(guān)系[6]。

(三)完善授權(quán)審批制度

通過對我國公司關(guān)于銷售與收款循環(huán)授權(quán)審批制度方面的研究，發(fā)現(xiàn)在授權(quán)審批制度方面存在口頭審批來替代書面審批和權(quán)利集中于總經(jīng)理職位上的問題。因此首先應(yīng)該明確許昌博廈公司各部門、各工作人員的職責(zé)權(quán)限，還要明確審批人員對授權(quán)的批準(zhǔn)形式，在銷售與收款活動中關(guān)于價(jià)格金額的審批環(huán)節(jié)必須采用書面審批的形式。除此之外還要禁止審批人員越權(quán)審批，公司應(yīng)該嚴(yán)格命令禁止未經(jīng)過授權(quán)的部門或者人員經(jīng)手銷售與收款中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。還要對于授權(quán)審批進(jìn)行監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)公司存在缺漏審批和越權(quán)審批的現(xiàn)象，就要給予相關(guān)人員一定的懲罰政策。

(四)不相容崗位應(yīng)職責(zé)分離

通過對我國公司關(guān)于銷售與收款循環(huán)控制環(huán)境方面的研究，發(fā)現(xiàn)在控制環(huán)境方面存在不相容崗位職責(zé)并未進(jìn)行分離的問題，因此首先內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)要對不同崗位的職責(zé)執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保每個(gè)崗位的工作人員切實(shí)履行自身職責(zé)。在日常經(jīng)營活動中，在職責(zé)權(quán)限內(nèi)履行職務(wù)，避免舞弊越權(quán)現(xiàn)象發(fā)生。每個(gè)部門的負(fù)責(zé)人都應(yīng)該對本部門的職權(quán)情況負(fù)責(zé)制定權(quán)利和職責(zé)，建立競爭機(jī)制并設(shè)立考核和獎勵制度，提升工作積極性，保證企業(yè)整體權(quán)責(zé)明晰，上下級之間互相監(jiān)督，創(chuàng)建制衡關(guān)系。另外，要定期召開內(nèi)部會議，增強(qiáng)各崗位員工的責(zé)任意識，做好自己的本職工作，營造良好的公司氛圍。

結(jié)語

銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制可以規(guī)避企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營起著至關(guān)重要的作用。本文通過對我國公司進(jìn)行研究，得出以下結(jié)論：首先，公司要想在如此激烈的行業(yè)得到持續(xù)發(fā)展，必須加強(qiáng)企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的有效建設(shè)。希望能為企業(yè)今后的經(jīng)營發(fā)展提供合理化建議。其次，許昌博廈公司存在未設(shè)置客戶信用管理部門、未及時(shí)收回應(yīng)收賬款、授權(quán)審批制度不完善、不相容職務(wù)未分離的不足。針對該企業(yè)出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析找到相應(yīng)的解決措施，比如設(shè)立客戶信用管理部門、及時(shí)回收應(yīng)收賬款以及完善授權(quán)審批制度和不相容崗位應(yīng)職責(zé)分離。希望本文的研究能有利于提高我國公司銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的效率。