強化保密意識加強檔案管理

王志華

摘 要：檔案工作人員自身要具有較強的保密意識，并充分認識到檔案管理工作的重要性，這樣才能保護企業的利益，保護國家的安全。本文就如何強化保密意識，加強檔案管理工作展開了多角度的分析，并提出了幾點建議，希望可以為提升檔案管理工作質量和水平有所幫助。

關鍵詞：信息安全;保密;檔案管理

一、強化保密意識的重要性

保密一般指的是國家秘密，事關國家安危的文件檔案都需要進行保密處理，這樣才能保證社會穩定的發展。對于國家秘密被分為各行各業很多種類型，按重要程度可劃分為三個級別，分別為絕密、機密和秘密。保護國家秘密目前已經成為了當今信息時代下，各個國家所要面臨的一大問題，當然也是每個國家發展首先需要迫切解決的問題，特別是對于發達國家來說，更為重要。在我國長期革命發展經驗來看，保密就是保國家、保發展、保生存，它涉及到國家的方方面面。并且隨著我國的不斷發展與強大，保密工作也隨之迎來了巨大挑戰和發展中的困難，這便也凸顯出了強化保密意識的重要性。

二、加強檔案管理的重要性

管理人員和工作人員若想切實提高企業經濟效益，推動國家發展，就必須要充分利用檔案管理來做好資源的戰略規劃以及整合方面的工作。有效開展檔案管理工作，首先要認識到檔案的法律效應，并使檔案中的信息具有客觀性、真實性，使人們在使用其中的信息時具有一定的說服力。進行檔案管理在一定程度上能夠避免檔案丟失以及損益被篡改等情況的發生，因其中所記錄的相關信息本身具有較強的真實性，幾乎涵蓋整個企業或國家的活動，所以做好檔案工作是非常重要的。

三、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識薄弱，保密意識偏低

檔案管理目前已經制定了比較系統化的規章制度，但是其落實卻不是十分的到位，其主要原因在于檔案管理意識相對薄弱，并沒有給予此方面工作足夠的重視。根據調查發現，目前一些企業中，設置的專職檔案管理人員數量存在不足的現象，同時所利用的檔案管理軟件與硬件設施方面也存在著嚴重的滯后現象，并也為投入充足的資金教育完善與改進。這些都在一定程度上影響了檔案管理工作，使檔案管理工作處于被動的狀態，一時間無法全面做好檔案的整理與存儲工作，致使檔案管理水平得不到有效的提升。

2.檔案管理內容多，管理效率較低

隨著科技的發展，信息技術目前被應用于檔案管理工作中，改變了原本檔案管理工作模式，使之朝向現代化角度發展，顯著提升了工作水平和效率。但是這種信息化管理模式需要大量資金的投入與環境的建設，并且還要根據時代發展不斷的完善與更新，這使得如果信息設備得不到及時更新，那么檔案管理效率也將會隨之下降，使管理工作回歸到傳統的狀態。同時，如果檔案設施相對落后，也不利于檔案信息與數據的搜集、整理、保管以及日后的使用，這便也造成了管理效率的低下。

3.管理隊伍綜合能力不足

目前情況看來，檔案管理人員配備數量存在不足的現象，并且一人身兼數職，對檔案管理工作投入的時間和精力比較有限。在這種情況下，檔案管理人員日常接受資料就只能暫時存放到檔案盒中，無法在第一時間之內進行整理和歸檔，并且檔案人員通常會將資料進行集中處理，然后再進行編號、歸檔與裝訂，這使得檔案利用率降低。另外，檔案管理人員業務能力之間存在差異性，這使得他們接受專業知識更新速度各不相同，一些專業領域的新標準、新要求等都無法及時得到應用，進而使得檔案管理水平不佳，也得不到進一步的發展。

四、強化保密意識加強檔案管理工作水平的策略

1.做好保密工作，強化檔案管理意識

檔案中存放著大量的重要信息資料，因而為了保證檔案中的信息資料不被濫用或私自挪用，就應建立健全保密組織機構，做好保密工作，使之檔案得到良好的管理。在這期間需要設立保密專職人員，并還應明確職責，最好還要設立定期、季度以及年度考核機制，對管理工作質量給予檢驗。同時，管理人員還應具備良好的保密法律法規知識，掌握保密知識技能，具有一定的管理能力，這樣才能不斷加強檔案管理工作質量和水平。

2.強化保密意識

檔案管理人員以及所屬單位都應在政治和戰略的高度上認識保密工作的重要性，真正懂得保密關系到單位以及國家安危，關系到一個企業的存亡，一個國家的發展，最終會關系到人民的切身利益。首先，檔案所屬單位要樹立起自身的正確工作理念，明確相關法律，定期組織人員參加檔案管理保密會議，談論檔案管理中的不足以及需要改進之處，使相關人員將檔案管理工作重視起來，在不斷的熏陶下強化保密意識;其次，對于檔案人員的錄用要在其根源控制好專業素質和專業能力，使之在入崗前就具備較強的保密意識。

3.培養并提升管理隊伍素質

檔案管理是一項專業性和技術性較強的工作，所以若想提高檔案管理水平和效率，培養管理隊伍素質是必要手段之一。那么，相關單位就可以為檔案人員提供培訓，使他們能夠明確檔案管理的重要性，然后在工作中能夠端正態度。同時，還可以組織檔案知識技能比賽，帶有獎勵制，這樣一方面會激發工作人員的工作積極性，另一方面又可以提升自身的知識水平。在新時代下，檔案管理人員還應熟練掌握先進的管理技術和理念，彌補傳統管理上的不足。

五、結語

綜上所述，檔案管理屬于一個企業、一個國家基礎性的重要組成部分，只有將檔案管理做好，才能為企業和國家的發展提供優質服務，并將檔案自身的作用充分的發揮出來，體現自身在社會發展中的價值。因此，在加強檔案管理工作質量和水平時，也需要強化保密意識，切實的提高檔案管理效率，從而為企業、國家更好發展做好充足的準備。

參考文獻：

[1]郭淑云.如何做好檔案工作[J].中外企業家，2020（15）：141.

[2]劉靜.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的研究[J].東方藏品，2018（07）：191.