加強業(yè)務檔案管理 促進城鄉(xiāng)居?？沙掷m(xù)發(fā)展

文/鄧林明 余笑路

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理貫穿于參保登記、保費征繳、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等經辦業(yè)務全過程。做好業(yè)務檔案管理工作，是推動城鄉(xiāng)居保事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要抓手。

內江隆昌市是全國第二批新農保和首批城鎮(zhèn)居保試點市縣，從2011年7月1日起正式實施城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作，目前城鄉(xiāng)居保覆蓋達27.8 萬余人，其中60 周歲以上享受待遇人員11.1 萬余人。當前隆昌市城鄉(xiāng)居保檔案資料的管理還存在諸多問題，應引起高度重視。

城鄉(xiāng)居保業(yè)務檔案現(xiàn)狀

一是人員配備不足，低于1 人/萬卷的標準要求；培訓指導工作不到位，檔案管理人員專業(yè)水平不高；檔案信息化水平不高，不利于檔案安全和風險防控。二是檔案管理硬件設施落后，庫房安全措施不到位，后續(xù)硬件建設投入不足；檔案場地面積不夠，近幾年的業(yè)務檔案無法入庫。三是管理模式以人工操作為主，效率不高，查閱檔案資料不便，數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作很難開展。

加強城鄉(xiāng)居保檔案管理的意義

為城鄉(xiāng)居保制度改革提供保障。城鄉(xiāng)居保是個龐大、復雜、系統(tǒng)的社會工程，如果個人資料記錄不夠準確與完整，將導致城鄉(xiāng)居保工作無法順利進行。因此，通過加強城鄉(xiāng)居保檔案管理，可切實為城鄉(xiāng)居保制度改革提供保障。

為城鄉(xiāng)居民的切身利益提供保障。城鄉(xiāng)居民自參保手續(xù)的辦理到享受社會養(yǎng)老保險待遇，期間經歷的環(huán)節(jié)很多，需要收集完整的個人信息保存在原始資料檔案中。此外，新老農保制度銜接、居民與職工養(yǎng)老保險流動以及保險關系轉移、基金轉入轉出等辦理也要在個人檔案中詳細記錄，而這些檔案資料是參保人享受社會養(yǎng)老保險的重要保障。

為經辦部門提升工作效率提供保障。檔案管理的本質主要是對業(yè)務工作的梳理與歸納，回顧、整理和總結已完成的業(yè)務工作，并獲得經驗教訓，為今后工作提供借鑒。同時，加強檔案管理工作，獲得全面準確的數(shù)據(jù)，從而確保決策更加科學，提升工作效率。

加強城鄉(xiāng)居保檔案管理的建議

管理制度化，規(guī)范檔案管理程序。要按照“人人都要管檔案，事事都要有檔案”的要求，著力構建“分工明確、責任到人、齊抓共管、層層落實”的檔案管理體系；依法制定城鄉(xiāng)居保檔案分類大綱，明確保管期限，完善管理程序；進一步健全檔案管理制度，嚴格資料文件的收集、歸檔和傳輸規(guī)定，保證檔案的安全性。

存放規(guī)范化，確保檔案完整性。要實行各股室預先組卷、檔案辦公室嚴格把關、專職人員歸檔錄入保管的工作流程。各股室將業(yè)務檔案按照“年度+業(yè)務環(huán)節(jié)”的方法進行分類、整理、組卷后移交。檔案辦公室認真檢驗檔案的真實性、完整性和有效性,并簽字確認。專職檔案員對檔案進行處理后,錄入電子文檔管理系統(tǒng)，確保所有檔案存放有序，規(guī)范標準。

隊伍專業(yè)化，提升檔案業(yè)務能力。組織專、兼職檔案管理員參加檔案業(yè)務培訓，到先進單位實地學習先進經驗，不斷提升檔案管理工作水平；采用“請進來”的辦法，請市檔案局業(yè)務骨干前來檢查指導工作,進行檔案管理業(yè)務培訓，促使檔案工作人員不斷更新知識、提高技能。

硬件現(xiàn)代化，加強檔案基礎建設。城鄉(xiāng)居保檔案管理部門要積極尋求領導支持，做好檔案管理設施的添置和更新。統(tǒng)一規(guī)劃標準化檔案室建設，有效增加硬件和軟件設施的投入。一是要有完備的檔案管理設施和設備，建立專門的防火、防汛、防潮綜合檔案室。二是要加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設，滿足對檔案信息日益增長需求的客觀要求。實施城鄉(xiāng)居保檔案計算機輔助管理，通過計算機、掃描儀等設備和技術，將文字、圖片、音像檔案轉化為數(shù)據(jù)，實現(xiàn)紙質檔案與數(shù)據(jù)檔案并存。三是要加強檔案資料的整合，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息網絡系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，互聯(lián)互通。

服務信息化，提升檔案服務水平。利用計算機網絡技術創(chuàng)新檔案管理，通過互聯(lián)網共享不屬于保密范圍的檔案信息，積極提供服務，提高業(yè)務水平，增強利用檔案服務的能力，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案管理工作的效率和質量，提高檔案的服務利用水平。

城鄉(xiāng)居保檔案中記錄著群眾參保繳費等情況，通過加強檔案管理工作，確保其安全、真實和完整。同時，運用先進手段，不斷提升檔案管理水平。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案資料的作用，讓參保群眾利益得到保障，促進社會保險事業(yè)健康發(fā)展。