數(shù)字時代軍工企業(yè)的檔案管理新視點

劉冰潔

摘 要：國內外優(yōu)秀的企業(yè)實踐證明，數(shù)字化技術的應用是保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)創(chuàng)新研發(fā)產品的重要工具，現(xiàn)代企業(yè)競爭靠的是實力，比的是速度。實力靠的是一流的隊伍、一流的技術、一流的設備和一流的管理，而速度比的則是機制靈不靈、信息準不準、反應快不快、共享程度高不高。我國的軍工企業(yè)在數(shù)字時代也正在全方位推進科研、生產、經營和管理的數(shù)字化，軍工企業(yè)的檔案管理部門必然也要緊跟企業(yè)發(fā)展的步伐，全面向數(shù)字化管理邁進。本文將以全新的視角來介召數(shù)字時代軍工企業(yè)在進行檔案管理時如何采取數(shù)字化管理，為全面提高軍工企業(yè)的整體素質和核心競爭力提供可持續(xù)發(fā)展的方法。

關鍵詞：企業(yè);檔案;管理

大力推進國防科技工業(yè)的信息化，推動軍工企業(yè)的數(shù)字化，是國防科工委為響應黨中央十六大提出的“以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化”的方針所采取的重大戰(zhàn)略舉措。軍工企業(yè)的數(shù)字化必然帶動軍工企業(yè)的檔案管理數(shù)字化，檔案管理的數(shù)字化又為軍工企業(yè)產品的研制、生產提供快速、有力的支持。軍工企業(yè)生產方式數(shù)字化是對傳統(tǒng)軍工產品生產模式的重大變革。眾多的數(shù)字化信息的保存、加工、利用，無疑是對傳統(tǒng)的檔案管理方式和管理模式的強大挑戰(zhàn)，促進檔案部門實施變革，實行與數(shù)字化軍工企業(yè)生產方式相適應的檔案管理數(shù)字化已經迫在眉睫。

一、檔案信息數(shù)字化的益處

檔案數(shù)字化就是把檔案部門的紙質檔案資料運用電子計算機進行收集、篩選然后統(tǒng)一轉換為電子信息進行存儲的過程。檔案數(shù)字化的益處有其益處有：

（1）可以充分發(fā)揮計算機的潛能提高利用率（軍工企業(yè)檔案管理部門沒有充分發(fā)揮出計算機的使用功能，在使用上只運用了相對簡單的功能，比如檔案的著錄，文件的保存，這都是最簡單的功能。低效率的使用導致計算機功能沒有被充分發(fā)揮，使得人力、物力和時間都被浪費，沒有物盡其用。

（2）可以保證檔案信息的時效性。傳統(tǒng)的信息加工模式是要慢慢做，仔細查，答案從形成存檔到利用，時間比較長導致了信息時效性已經喪失，對信息的應用價值造成了嚴重影響。數(shù)字化檔案管理可以使檔案信息直接進行讀取和存儲，利用計算機的功能進行信息加工，實現(xiàn)信息數(shù)字化，快捷方便。

（3）可以使檔案信息順利地與最新技術接軌。目前，我國的信息高速公路是處在發(fā)展階段，但是對于軍工企業(yè)的檔案管理工作人員來講，要做到與時俱進時刻關注著信息化的發(fā)展方向，能夠根據(jù)發(fā)展需求拿出正確的對策，保證檔案工作適應新的形勢變化和要求，為信息化高速公路的全面發(fā)展打下堅實的基礎。

二、檔案信息數(shù)字化的方法

（一）檔案部門所藏的檔案資料數(shù)字化

目前，軍工企業(yè)在檔案的存儲及保管上，所包含的主要資料為文字、影像、圖片等，這些資料都可以實現(xiàn)數(shù)字化存儲，利用計算機的識別功能和漢字輸入進行文字的輸入及文本的存儲，還可以運用掃描儀器進行圖像的掃描，采用光學字符識別系統(tǒng)可以完成漢字圖像向文本的轉換，這些方法都使得原本的存儲變的更加快捷方便，查找起來也更加容易。對于檔案中存在的照片和底片這種資料的存儲，可以采用掃描儀器進行掃描后上傳到計算機內，也可以直接用數(shù)碼相機進行拍照上傳，數(shù)碼相機能夠實現(xiàn)直接圖像存儲，告別了老式相機需要膠卷的問題，直接和計算機的連接使得圖像存儲更加方便，錄音、錄像的檔案資料相對比較麻煩一下，但是也可以利用視頻集卡和音頻軟件來實現(xiàn)存儲。不同的音頻和視頻信號都可以利用視頻采集卡進行收集分析，轉換后的數(shù)字信號可以輸入到計算機內，完成圖像的數(shù)字化存儲。

（二）計算機體系的建立

將所有軍工企業(yè)檔案部門所保管的檔案資料數(shù)字化后，同時，還需要構建一個利于軍工企業(yè)管理與運用的完整網絡和計算機體系，從而為軍工企業(yè)檔案信息數(shù)字化實施提供基礎保障。檔案數(shù)據(jù)庫的建設是軍工企業(yè)計算機體系建立的核心環(huán)節(jié)，其實一個龐大的系統(tǒng)工程，具有一定的艱巨性。主要是由于軍工企業(yè)檔案工作中各項業(yè)務活動、各個門類以及工作環(huán)節(jié)都需要在軍工企業(yè)檔案數(shù)字化建設中建立相應的數(shù)據(jù)庫，其中包含了：軍工企業(yè)重要電子文件數(shù)據(jù)庫、檔案借閱利用數(shù)據(jù)庫、檔案全宗目錄庫、庫房管理數(shù)據(jù)庫、案卷目錄庫和卷內文件目錄數(shù)據(jù)以及各種企業(yè)檔案編研信息數(shù)據(jù)庫等。在軍工企業(yè)檔案數(shù)字化建設過程中，各檔案數(shù)據(jù)庫的建設是其建設的構建基礎，且數(shù)據(jù)庫建設優(yōu)劣與企業(yè)檔案管理體系的質量存在直接的關聯(lián)性。

（三）計算機網絡體系的建立

網上軍工企業(yè)檔案信息的管理與運用同樣是軍工企業(yè)檔案數(shù)字化建設中重要的組成部分。隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展與運用，通過充分運用WWW超文本、超媒體技術，有效的實現(xiàn)了跨時空操作，隨時隨地可以進行世界各地信息的瀏覽。軍工企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建成后，只限于在企業(yè)局域網上應用，那么其數(shù)字化應用的社會與經濟效益仍無法得到充分發(fā)揮。所以，通過充分的運用信息高速公路將軍工企業(yè)中非機密性檔案信息傳送到互聯(lián)網上，實現(xiàn)軍工企業(yè)檔案信息數(shù)字化價值的充分利用與發(fā)揮。美國、加拿大等發(fā)達國家在此方面的運用較為成熟，我國仍在該方面仍處于探索階段。其實，我們可以充分的利用企業(yè)現(xiàn)有的計算機局域網資源與檔案資源，在此基礎上，構建一個與INTERNET網相聯(lián)的軍工企業(yè)檔案網服務器，就可以實現(xiàn)將可公開上網供用戶檢索瀏覽的非保密檔案信息庫放到主頁上，進行有效運用，從而實現(xiàn)軍工企業(yè)檔案信息的網絡化。

三、檔案信息數(shù)字化的安全策略

（一）物理安全策略

物理安全策略的目的是保護軍工企業(yè)計算機信息避免出現(xiàn)自然災害或者人為損害，防止敵對勢力竊取信息資料，當檔案被提取或者使用時能夠驗明檔案使用這的身份，防止出現(xiàn)越權操作，以確保軍工企業(yè)檔案計算機信息的保密環(huán)境完善、完整、完好。要建立起完善的檔案管理制度，防止出現(xiàn)偷竊破壞行為的出現(xiàn)。

（二）查閱控制策略

檔案計算機信息采用查閱控制策略是軍工企業(yè)重要的策略只有，能夠有效的保證軍工企業(yè)檔案計算機信息資源不被非法使用。查閱控制可以說是保證軍工企業(yè)檔案計算機信息安全最重要的核心策略之一。進入軍工企業(yè)檔案計算機信息系統(tǒng)的查閱控制是針對非法操作所提出的一種安全保護措施。軍工企業(yè)檔案計算機信息查閱者可以訪問哪些目錄、子目錄、文件和其他資源，可以針對哪些文件、目錄、設備執(zhí)行哪些操作。軍工企業(yè)檔案計算機信息管理者根據(jù)他們的實際需要為他們分配操作權限。這些權限控制著軍工檔案計算機信息查閱者，多樣性的權限設置和組合，能夠使查閱者順利進行檔案信息的查閱，也能有效的預防不符合身份的人員查閱，有效地控制查閱者對軍工企業(yè)檔案計算機信息資源的訪問，從而加強了軍工企業(yè)檔案計算機信息的安全性。

（三）網絡監(jiān)測和鎖定控制策略

對于上網的軍工企業(yè)檔案計算機信息，管理人員要實施有效的進行監(jiān)控，對網上進行訪問的服務器進行跟蹤記錄，遇到非法訪問的要給予文章、圖像等形式的預警，管理人員要時刻保持警惕，提高自身的注意力。當遇到非法訪問軍工企業(yè)檔案計算機信息網絡，服務器要記錄下非法訪問的次數(shù)，當嘗試次數(shù)超過設定的次數(shù)時要進行跟蹤鎖定。

（四）防火墻控制策略

防火墻的出現(xiàn)是對計算機保護的重要技術，能夠為計算機建立起安全的防線，組織不法之徒和黑客的攻擊，阻斷非法網絡訪問的途徑。防火墻的出現(xiàn)是控制計算機進出的重要門檻。在進行網絡防護時可以設置內部和外部的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠有效的阻斷來至網絡的入侵。對軍工企業(yè)檔案計算機信息資源來說無疑是一個安全保障。

（五）信息加密策略

信息加密的目的是保護軍工企業(yè)檔案計算機信息。主要是通過各種加密算法來進行信息加密的實施，從而實現(xiàn)以小代價換取較大安全保障。據(jù)悉，目前可公開的各種加密算法已經有幾百中之多。它已成為對付惡意破壞計算機信息的有效方法之一，在軍工企業(yè)檔案計算機信息機密性保障中，信息加密是唯一應用的方法。

四、加強組織體系和隊伍建設

俗話說：火車跑得快，全憑車頭帶。在軍工企業(yè)檔案管理向數(shù)字化轉變的過程中，檔案管理數(shù)字化隊伍的逐步建立和完善，檔案管理數(shù)字化隊伍的開發(fā)和服務，以及進一步發(fā)揮檔案管理數(shù)字化人員的積極性和創(chuàng)造性就顯得尤為重要。為了確保軍工企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設的穩(wěn)步推進，做為軍工企業(yè)本身應該采取有力措施，吸引、培養(yǎng)、選拔優(yōu)秀的檔案管理數(shù)字人才，建立與數(shù)字化建設任務相匹配的人才機制，為軍工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設打牢基礎。

古人云：“雖有智慧，不如乘勢，雖有基，不如待時?！碑斍埃覀儽仨氁浞终J識到檔案管理數(shù)字化建設對企業(yè)發(fā)展的重要作用，與時俱進，結合武器裝備發(fā)展和國民經濟建設的需要，去強化對軍工企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設，從而促進軍工企業(yè)的檔案管理技術性的提升，實現(xiàn)軍工企業(yè)的跨越式發(fā)展。