淺談企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理的重要性

游多梅

【摘?要】人事檔案是體現(xiàn)人才價(jià)值的佐證，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)都要依靠人才，人事檔案是企業(yè)進(jìn)行人才管理的一項(xiàng)重要措施。人事檔案管理是企業(yè)人力資源部門(mén)一項(xiàng)重要的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ鳎c人力資源建設(shè)的鉚合具有不可分割的關(guān)系。所以加強(qiáng)和做好人事檔案管理工作，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，持續(xù)推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。基于此，對(duì)企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理的重要性進(jìn)行研究，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;企業(yè)管理;措施

引言

在收集、整理、編目企業(yè)人事檔案的過(guò)程中，常遇到檔案材料不齊全或不完備，內(nèi)容不清楚的材料進(jìn)入檔案，在接待檔案利用者過(guò)程時(shí)，部分閱檔者不清楚企業(yè)人事檔案的內(nèi)容和分類(lèi)，不知如何查閱，也時(shí)常遇到不具備查閱檔案條件的人員前來(lái)要求查閱和利用檔案等情況。究其原因多是對(duì)企業(yè)人事檔案不了解造成的。因此，強(qiáng)化企業(yè)人事檔案及管理意識(shí)，理解企業(yè)人事檔案概念對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理意義重大。

1企業(yè)職工檔案管理概述

伴隨國(guó)家法律法規(guī)的不斷健全，給企業(yè)發(fā)展提出的要求也日益增加。企業(yè)在破產(chǎn)前需先向法院提出申請(qǐng)，通過(guò)之后才能處理破產(chǎn)后續(xù)問(wèn)題。在企業(yè)符合破產(chǎn)申請(qǐng)要求的情況之下，當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)可實(shí)施對(duì)破產(chǎn)企業(yè)檔案的全面清查和管理，形成對(duì)企業(yè)破產(chǎn)情況的初步了解。檔案部門(mén)擔(dān)當(dāng)?shù)闹匾?zé)任是在企業(yè)進(jìn)入破產(chǎn)階段之后，封存企業(yè)職工檔案，確保所有檔案有效追回，實(shí)施對(duì)全部人力資源管理的封鎖。在收回檔案之后，還需要針對(duì)檔案真實(shí)性與完整性展開(kāi)核實(shí)檢查工作，對(duì)其中檔案有缺失的職工檔案資料實(shí)施補(bǔ)齊說(shuō)明，并結(jié)合分類(lèi)要求加強(qiáng)分類(lèi)管理。考慮到不同的企業(yè)有著不同的涉及面，企業(yè)職工的檔案信息更是千差萬(wàn)別，復(fù)雜繁瑣。所以，在破產(chǎn)開(kāi)始階段就要做好有效的分類(lèi)管理工作，針對(duì)破產(chǎn)企業(yè)檔案實(shí)施全面了解，以科學(xué)處理，使得職工在企業(yè)破產(chǎn)之后利益不受損失。

2人事檔案在企業(yè)管理中的作用

2.1人才保障作用

企業(yè)具備的人事檔案越詳細(xì)、完備，越有利于管理者從中抓取和捕獲他們所需要的各類(lèi)信息。從人事檔案中，用人單位能夠了解員工的家庭情況、健康情況、成長(zhǎng)情況、培訓(xùn)情況等，從而分析員工的個(gè)人職業(yè)發(fā)展方向，根據(jù)員工的思想、政治、文化等方面，以人為本，制定科學(xué)合理的員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，讓員工在企業(yè)主管推動(dòng)及個(gè)人能動(dòng)下，不斷提升自我技能，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，從而獲得自我認(rèn)同感和企業(yè)歸屬感。員工個(gè)人的成長(zhǎng)，是企業(yè)留住人才、保障人才的重要方式，是企業(yè)獲得人效力量的重要基礎(chǔ)。

2.2有利于促進(jìn)改革的持續(xù)推進(jìn)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制全面深化改革的大背景下，行業(yè)轉(zhuǎn)型、產(chǎn)業(yè)升級(jí)步伐不斷加快。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，也要積極深化改革。人事檔案作為記載個(gè)人信息的重要資料，已經(jīng)被納入人才信息庫(kù)之中。因此，有效開(kāi)展人事檔案管理工作，并確保其系統(tǒng)化、科學(xué)化以及規(guī)范化，有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)人員招聘、人才隊(duì)伍建設(shè)、人才應(yīng)用、人力資源配置、崗位聘任、職稱晉升、績(jī)效考核、考評(píng)等方面的不足與缺陷，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的信息支持，這對(duì)于企業(yè)的持續(xù)深化改革來(lái)說(shuō)，有著重要的意義。

2.3戰(zhàn)略統(tǒng)籌作用

在企業(yè)人事管理中，通過(guò)對(duì)員工人事檔案進(jìn)行分析，能夠發(fā)現(xiàn)員工優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，并梳理整合出指導(dǎo)企業(yè)開(kāi)展人事工作的資源數(shù)據(jù)庫(kù)，從而將人力資源戰(zhàn)略與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略統(tǒng)籌思考，制定科學(xué)的、針對(duì)性的人力資源規(guī)劃。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)總體規(guī)劃，結(jié)合市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，統(tǒng)籌兼顧，不斷完善企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)與管理，根據(jù)企業(yè)各個(gè)部門(mén)對(duì)于不同層面的人才需求，組織合理的人員結(jié)構(gòu)，使部門(mén)內(nèi)部形成人效合力的最大化，最終提高企業(yè)人事管理的效率。

3加強(qiáng)管理的措施

3.1加強(qiáng)管理的意識(shí)

我國(guó)企業(yè)在人事檔案管理工作方面仍然需要解決不少問(wèn)題。其中，企業(yè)負(fù)責(zé)人需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，嚴(yán)格要求人事管理檔案人員的業(yè)務(wù)水平，以此提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。首先，人事檔案管理人員應(yīng)該深化對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)于人事檔案管理工作有清晰的理解，樹(shù)立新的管理工作觀念，明白這項(xiàng)工作的現(xiàn)實(shí)意義，積極參與檔案管理培訓(xùn)工作，以嶄新的工作態(tài)度參與到管理工作中，并且明確管理規(guī)則與管理內(nèi)容，牢記管理工作的重心，在不斷的學(xué)習(xí)與實(shí)踐中落實(shí)人事檔案管理工作。其次，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層也需要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思想，不能再忽略人事檔案管理工作，務(wù)必將人事檔案管理工作擺在重要的位置，提高檔案管理人員的意識(shí)。在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)營(yíng)造人事檔案管理的氛圍，大力宣傳人事檔案管理工作的重要性。在企業(yè)中起到良好的帶頭作用，引導(dǎo)全體員工加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的意識(shí)，鼓勵(lì)員工全員參與到檔案管理工作中來(lái)。

3.2提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平，積極創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和成熟，對(duì)于中小企業(yè)從事人事檔案信息化管理的工作人員有更高的要求，亟需創(chuàng)建一支高水平、強(qiáng)能力的專(zhuān)業(yè)化檔案人才隊(duì)伍。建立人才隊(duì)伍有以下幾點(diǎn)要求：一是提高檔案人員的政治素養(yǎng)和保密安全意識(shí)，能夠保證人事檔案信息的隱私安全;二是確保檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)化能力，選拔具備優(yōu)秀專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力的人才，保證業(yè)務(wù)水平和工作能力，為公司開(kāi)展完善、準(zhǔn)確、高效的人事檔案工作;三是保障員工熱愛(ài)本職工作以及有高度的責(zé)任心和行動(dòng)力，對(duì)所管理的檔案內(nèi)容清晰，在人事檔案信息化管理的初步階段實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

3.3加強(qiáng)信息化管理

在信息化時(shí)代，企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)隨勢(shì)而動(dòng)。一方面，檔案信息化能提升管理效率。通過(guò)建立人事檔案管理系統(tǒng)，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用人事檔案管理軟件進(jìn)行檔案收集整編、檢索利用等工作，提高歸檔完整性、利用便捷性。同時(shí)通過(guò)信息系統(tǒng)，提取對(duì)比數(shù)據(jù)，開(kāi)展數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、編研開(kāi)發(fā)，能夠形成具有操作性的意見(jiàn)，用以指導(dǎo)企業(yè)在實(shí)踐中更好地實(shí)現(xiàn)人效管理;另一方面，信息化手段是時(shí)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的要求，是企業(yè)管理工作現(xiàn)代化的必要手段。利用現(xiàn)代化的手段和技術(shù)，開(kāi)展人事檔案數(shù)字化，創(chuàng)新管理模式，能有效優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理水平，讓企業(yè)人事檔案工作更加科學(xué)實(shí)效、安全可靠。信息化對(duì)于檔案人員的要求也更加高，人事檔案部門(mén)在注重加強(qiáng)本企業(yè)檔案人員的計(jì)算機(jī)技能的同時(shí)，也可以采取“引進(jìn)來(lái)”的方式，招聘一些懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)和掌握信息化技能的人才從事企業(yè)人事檔案管理工作，讓企業(yè)人事檔案管理更符合時(shí)代發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)中，人事檔案管理工作至關(guān)重要。但是在大多數(shù)的企業(yè)中，人事檔案管理工作依然存在一些問(wèn)題。因此，企業(yè)必須采取一些創(chuàng)新性的措施改善這一局面，包括，加強(qiáng)員工的管理意識(shí)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的管理人員，完善檔案管理機(jī)制，開(kāi)展信息化管理等，以此完善人事檔案管理工作，始終運(yùn)用科學(xué)、有效的方式提高人事檔案管理工作的效率，不斷致力于人事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，使人事檔案發(fā)揮出最大的價(jià)值，從而促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

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（作者單位：曲靖市富源縣檔案館）