醫院檔案管理中精細化管理措施探討

華明秀

摘? 要：針對現階段醫院檔案管理中存在的問題，本文提出精細化管理思路。本文首先分析了現階段醫院檔案管理中存在的問題，包括專業水平較低、基礎環境相對薄弱、管理制度不完善、檔案收集效率低、工作人員能力較差等，針對這些問題，本文提出了加強制度建設、做好檔案管理和歸檔、加大信息化建設力度、建立責任體系、提高管理人員的能力等措施，相信對從事相關工作的同行能有所裨益。

關鍵詞：精細化管理? 醫院? 檔案建設? 措施

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）10（a）-0152-03

Abstract： In view of the problems existing in the current hospital file management， this paper puts forward the idea of fine management. Firstly， the paper analyzes the problems existing in the current hospital file management， including the low professional level， the relatively weak basic environment， the imperfect management system， the low efficiency of file collection， and the poor ability of the staff. Aiming at these problems， this paper puts forward some measures， such as strengthening system construction， managing and archiving archives well， strengthening information construction， establishing responsibility system and improving the ability of management personnel. I believe it will be of benefit to those who are engaged in relevant work.

Key Words： Fine management; Hospital; Archives construction; Measures

檔案對醫院的正常運轉具有至關重要的影響。它們是行政管理、藥物管理、科學研究、教學和醫療服務的基礎和前提。管理人員必須制定合理、科學的檔案建設計劃，以實現醫院的可持續發展。與發達國家相比，中國在這一領域的研究起步較晚，仍然存在許多亟待解決的問題。我們必須積極探索和實踐，建立和完善的管理信息系統，以滿足醫院使用檔案的需要，從而改善醫院管理。為其快速穩定的發展提供有效的幫助。

1? 醫院檔案精細化管理概述

1.1 醫院檔案管理的意義

簡而言之，醫院檔案管理是醫院的日常記錄，是其他工作的基礎，直接影響醫院的管理水平和服務水平。醫院檔案管理的傳統手段主要是紙質、CD-ROM、音頻和視頻，容易丟失和損壞，存在很多弊端和空白，需要提高管理效率。醫院具有某些特點，旨在服務于社會并為人們提供更好的醫療服務。受國家監督管理，記錄和歸檔醫療管理和程序的詳細信息可以避免醫療糾紛并提高醫院的社會效益。當前，中國正在大力推進醫療改革，醫院檔案管理面臨新的機遇和挑戰，文件管理中的情報和信息水平已經成為社會發展的必然趨勢。精細管理是現代公司生存和管理中的重要概念，在醫院檔案管理中的應用同樣有效，可以顯著提高管理的質量和效率。精細管理注重細節，通過合理劃分和科學統計建立和完善醫院檔案數據庫，為后續工作鋪平道路，其作用和重要性是可以忽略。

1.2 精細化管理的基本要求

在此階段，醫院檔案的良好管理受到了各行各業的廣泛關注。為了優化管理效率，在實際工作中應遵循以下要求。一個是正確的存檔數據和信息的收集是后續管理和醫療服務的重要基礎，例如，存檔記錄了患者的基本信息和醫療過程，其準確性直接影響患者的康復效果。同時，該文件也是患者報銷證明。當發生醫療糾紛時，該文件可用作司法證據，相關人員可以從中提取有價值的信息，這與雙方的切身利益密切相關。二是綜合體系，與其他行業的檔案相比，醫院檔案具有內置功能，在收集檔案時應考慮所有方面，以確保系統化和完整性，并避免遺漏或錯誤。第三是獨家專業，醫學檔案在醫學院的教學和科學研究中具有指導作用。通過研究和分析各種疾病，您可以找到有用的信息并將福音帶給患者，因此，有必要保證文件管理的專業排他性。

2? 現階段醫院檔案管理中存在的問題

2.1 專業化水平較低

醫院檔案管理對專業化程度要求較高，如此才能保證管理質量與效率，為醫院的正常運行保駕護航。現如今，醫院檔案管理工作的專業化水平不高，影響了醫院的健康發展。專業化水平較低這一問題主要體現在以下幾方面，其一是管理內容與范圍不明確，很多應該記錄在檔的資料被忽視，不利于后續工作有序開展。其二是歸檔分類不科學，沒有嚴格按照行業標準準確劃分檔案類型，例如沒有按照診療科室或職能部門進行分類。其三是檔案資料過于分散，缺乏系統性與全面性，增大了調取、查閱難度，降低了醫院檔案管理水平。

2.2 基礎環境相對薄弱

醫院檔案管理的基礎環境相對薄弱也是目前存在的嚴重問題，不利于醫院的良好發展。檔案管理工作前期需投入大量資金，但短期內看不到明顯收益，為了提高醫院的行業競爭力，醫院領導人將資金投入到其他基礎設備建設，雖然短時間內能大大提高醫院的經濟收益與競爭力，但卻不利于長久發展。這一背景下，醫院檔案管理工作很容易被忽視，無法添置先進的現代化設備，缺少明亮寬敞的工作環境，大大降低了員工的工作質量與效率，進而影響了檔案收集及整合的高效性與可靠性。

2.3 管理制度不完善

管理體制不完善導致該項工作實施難度大，無法提供有效的制度保障。首先，容易導致檔案丟失或重復歸檔的問題，而且管理效率低下，一旦出現問題將會嚴重影響醫院日常工作的順利進行。同時妨礙了醫療研究水平的提升，久而久之會降低醫院的核心競爭力。其次，增大了工作人員的工作負擔，無法快速準確地調取相關資料，降低了醫療人員的工作效率，影響了醫療服務體驗，容易誘發患者與醫院之間的糾紛問題。

2.4 檔案收集效率低

醫院以往的檔案管理方法較為粗糙，不重視細節問題，導致一些重要檔案被遺漏，在醫院的可持續發展中埋下了隱患。相關人員重視程度不足也對檔案收集效率產生了不良影響，一定程度上增大了檔案收集與歸檔難度。另外，很多醫院還缺乏統一有效的管理模式，工作人員只按照以往經驗進行工作，科學性與實效性較低，嚴重限制了醫院的發展腳步。

3? 醫院檔案建設中精細化管理的有效措施

醫院檔案建設中精細化管理的有效措施如圖1所示。

3.1 明確精細化管理目標

目前，精細化管理已經成為醫院檔案管理工作的新目標，相關人員應以該目標為基礎，有針對性地制定發展方案，提高管理水平，為醫院的快速穩定發展打好基礎。首先，工作人員應詳細了解醫院的真實情況與總體發展目標，在此基礎上合理規劃檔案管理策略。值得注意的是，為了夯實基礎，穩步提高管理效率，還可以在大背景下制定短期目標。其次，明確權責，醫院檔案管理涉及較多部門，需加強各部門之間的溝通交流，將責任落實到各分管部門，做到及時發現問題及時解決。最后，可給予工作績效優異的部門適當獎勵，以此調動員工的工作積極性與熱情，從而確保該項工作迅速落實。

3.2 加強制度建設

建立和完善醫院檔案管理系統是提高管理水平的重要手段，可以從以下幾個方面來加強制度建設。首先，科學納入精細管理的概念。精細化的管理當然起著重要的作用，但是不科學的整合方法也會影響管理效率。必須與醫院的實際情況有機結合，以進一步提高醫院管理的整體水平。第二，合理劃分管理步驟。良好管理的重點和難點是注重細節，應合理劃分經營的每個環節，以盡可能提高管理水平。第三，完善考核制度。根據評估結果評估員工的能力，激發員工的工作熱情，及時淘汰技能欠佳的員工，以免影響醫院檔案管理的效率。

3.3 做好檔案整理和歸檔

在檔案整理與歸檔過程中應用精細化理念具有重要意義，工作人員需注重檔案的完整性，不可忽略任何應收入檔案的資料，避免檔案丟失后增加后期工作負擔。針對不同類型的檔案，需采用不同手段進行分類處理，例如需將醫生處方和藥品購置清單劃分為不同類別。實行醫院檔案精細化管理大大提高了科學性、條理性和細致性，有助于優化醫院管理模式，促進醫院又好又快地發展。

3.4 加大信息化建設力度

當今社會的計算機化已得到極大改善。基于此，在醫院檔案管理中增加計算機化建設的強度非常重要，這可以確保這項工作有條不紊地進行，并可以為其他醫院工作提供有效的幫助。隨著計算機技術和互聯網技術的優化和更新，出現了文件管理軟件，有利于實現精細化管理，避免數據和歸檔過程中的錯誤。傳統的手動輸入方法不僅效率低下，而且容易丟失。信息技術的應用解決了這一問題，減輕了人員負擔，節省了人工成本，并有助于提高醫院的核心競爭力。此外，增加信息建設的強度還可以提高數據訪問的速度，簡化醫院各個部門的工作，并提高信息利用率（如圖2所示）。

3.6 提高管理人員的能力

為了提高管理水平，有必要建立一支高水平的專業人才隊伍。

（1）加強專業培訓。醫院可以定期組織文件管理人員的專業培訓，并聘請專家提供指導，以幫助他們了解管理知識并提高業務水平。讓員工借鑒其他醫院的經驗和先進的管理模式，為自己的發展奠定基礎。此外，可以在大學積極開展學術活動，以創造輕松和和諧的學習環境，并鼓勵檔案管理人員提高其專業技能和整體素質。

（2）提高創新意識。創新意識可以為醫院檔案管理注入新的動力，并在促進醫院穩定發展中發揮積極作用。員工需要學習現代管理理念，掌握專業知識和科學的文檔管理方法，并了解包括計算機技術在內的信息技術，按時更新知識結構并促進水平的快速提高。

4? 結語

近年來，我國醫藥行業的發展形勢日益嚴峻。為了在激烈的市場競爭中占據有利位置，我們必須提高管理水平，執行精細的文件管理，并為醫院的健康發展提供數據支持。提高醫院的經濟和社會競爭力。為了解決當前醫院檔案管理中存在的問題，可以通過加強系統建設、加強信息建設、提高管理人員管理水平和情報水平的能力來解決。歸檔并促進醫院的適當發展。

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