高校圖書館數(shù)字化檔案管理的機(jī)制和創(chuàng)新

江濤

摘? 要：隨著數(shù)字化和信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，各行各業(yè)的數(shù)字化建設(shè)也在不斷推進(jìn)，在高校當(dāng)中圖書館中的檔案對(duì)于整個(gè)圖書館發(fā)展具有重要作用，數(shù)字化檔案管理對(duì)于促進(jìn)檔案管理水平提升具有重要價(jià)值。本文主要對(duì)高校圖書館當(dāng)中檔案管理數(shù)字化的重要意義、檔案數(shù)字化管理當(dāng)中的一些問(wèn)題、檔案管理的創(chuàng)新三方面進(jìn)行分析，以期能夠不斷推動(dòng)高校圖書館的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校? 圖書館? 數(shù)字化? 檔案管理

中圖分類號(hào)：G252? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）10（c）-0147-03

Abstract： With the continuous advancement of digitization and informatization， the digital construction of all walks of life is also constantly advancing. In Colleges and universities， the archives in the library play an important role in the development of the whole library， and the digital archives management has an important value in promoting the level of archives management. This paper mainly analyzes the significance of archives management digitization in university library， some problems in archives digital management and innovation of archives management， so as to promote the development of university library.

Key Words： University; Library; Digitization; Archives management

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的時(shí)代浪潮下，很多行業(yè)都開始應(yīng)用信息化和數(shù)字化進(jìn)行管理，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。而高校圖書館是高校師生吸收營(yíng)養(yǎng)的地方，在當(dāng)前時(shí)代下同樣接受著沖擊和挑戰(zhàn)，其中檔案管理是整個(gè)圖書館管理當(dāng)中的重點(diǎn)，其管理水平一方面直接影響著圖書館服務(wù)質(zhì)量，另一方面也是真實(shí)記錄高校圖書館信息內(nèi)容，所以有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，在數(shù)字化角度下對(duì)圖書館檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。

1? 圖書館檔案管理數(shù)字化的重要意義

1.1 圖書館檔案管理數(shù)字化

圖書館檔案管理數(shù)字化可以理解為兩個(gè)部分，一部分是檔案數(shù)字化，一部分是管理系統(tǒng)數(shù)字化。其中檔案數(shù)字化是圖書館檔案管理數(shù)字化中的核心，其主要指將各種形式的原始檔案資料，包括紙張、錄音帶和影像資料等，借助現(xiàn)代數(shù)字化手段，比如掃描、壓縮和轉(zhuǎn)化等技術(shù)變成電子文件，并利用現(xiàn)代數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)將其保存在圖片庫(kù)、音像庫(kù)等超大數(shù)據(jù)庫(kù)介質(zhì)當(dāng)中，然后再利用搜索技術(shù)對(duì)相應(yīng)的資料進(jìn)行匹配，從而方便用戶直接從網(wǎng)絡(luò)上查詢相關(guān)檔案資料。而檔案管理數(shù)字化就是依據(jù)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建立的各項(xiàng)管理機(jī)制，包括人員操作規(guī)章制度、系統(tǒng)維護(hù)制度等等。

1.2 實(shí)現(xiàn)圖書館數(shù)字化檔案的重要作用

1.2.1 降低成本，提升圖書館服務(wù)效率

當(dāng)前信息化辦公已經(jīng)成為主流，不論是學(xué)習(xí)還是工作，電子文檔的使用已經(jīng)非常頻繁。傳統(tǒng)的圖書館檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代信息化的需求，所以實(shí)現(xiàn)圖書館數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然要求。再者，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案可以有效降低成本，提升圖書館工作的服務(wù)效率，讓客戶能夠更快查詢到自己需要的檔案，從而提升圖書館的服務(wù)質(zhì)量。

1.2.2 提高空間利用率，提升檔案的保存效果

傳統(tǒng)的高校中的圖書館檔案大多使用文稿的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣會(huì)占據(jù)很多物理空間，給檔案管理人員在整理、歸檔等工作上增加了難度。再者，紙質(zhì)的檔案對(duì)保存條件的要求很高，需要在溫度、濕度上都符合一定要求，一旦發(fā)生火災(zāi)，會(huì)對(duì)檔案造成不可逆轉(zhuǎn)的損失，因而紙質(zhì)檔案的保存風(fēng)險(xiǎn)更高。而數(shù)字化檔案管理則改變了以往的檔案保存模式，將計(jì)算機(jī)作為檔案的存儲(chǔ)工具，本身具備集中性和統(tǒng)一性的優(yōu)勢(shì)，能夠保證檔案儲(chǔ)存的完整性，而且可以異地進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣一旦發(fā)生自然災(zāi)害或是人為禍?zhǔn)碌臅r(shí)候還能保證圖書館中重要檔案的完整性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的。

1.2.3 有利于服務(wù)高校教學(xué)

以往高校中的圖書館檔案很多都是不對(duì)外開放的，這就使得檔案雖然存儲(chǔ)在圖書館當(dāng)中，但卻無(wú)法發(fā)揮其作用，成為一堆無(wú)用之物，而且也在無(wú)形之中增加了檔案管理的成本。而數(shù)字化檔案則能夠有效提升檔案的利用率。數(shù)字化讓檔案不再被空間和時(shí)間束縛，讓檔案能夠被隨時(shí)隨地被讀取和利用，煥發(fā)圖書館檔案新的活力。檔案的數(shù)字化，能夠讓校內(nèi)管理和老師及時(shí)獲取相關(guān)檔案信息，以便能夠快速有效開展相關(guān)的教學(xué)工作，提升圖書館檔案的存儲(chǔ)價(jià)值。再者，數(shù)字化還能夠有效加大圖書館檔案本身的開發(fā)程度，讓檔案信息能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共享，有助于和外界實(shí)現(xiàn)交流。

1.2.4 讓圖書館檔案管理更加公開化

傳統(tǒng)的檔案管理中存在諸多缺陷，但這些問(wèn)題往往被控制在內(nèi)部，外部人員很難插手進(jìn)行管理，這就使得圖書館檔案管理的問(wèn)題長(zhǎng)年存在，影響了圖書館自身的發(fā)展。而在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理之后，能夠讓檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題得到解決。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后很多檔案被在網(wǎng)絡(luò)上公開使用和共享，外界人員和用戶可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)圖書館檔案進(jìn)行閱覽，也讓更多人認(rèn)識(shí)到了圖書館本身，對(duì)于圖書館在管理上存在的問(wèn)題也能夠利用網(wǎng)絡(luò)即時(shí)進(jìn)行反饋，不用直接到圖書館當(dāng)中，這種模式讓圖書館漸漸走進(jìn)人們的日常生活和學(xué)習(xí)當(dāng)中，也讓圖書館更加適應(yīng)當(dāng)前信息化的時(shí)代發(fā)展。

2? 高校圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 管理意識(shí)比較薄弱

在檔案管理當(dāng)中，從教育、教學(xué)工作角度來(lái)進(jìn)行開展，這是高校圖書館檔案管理的弱視，也使得很多管理層和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，很多校職工眼中，檔案管理工作并不起眼，尤其是圖書館檔案管理，并沒(méi)有將其作為獨(dú)立工作進(jìn)行實(shí)施，重視程度不夠，在推行信息化之后更是跟不上時(shí)代需求，所以導(dǎo)致圖書館的檔案管理工作一直沒(méi)有特別大的突破。

2.2 管理制度不到位

檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，需要各個(gè)流程和崗位的工作人員傾力配合，這就離不開完善的管理制度支持。但當(dāng)前，由于高校對(duì)于圖書館檔案管理自身的重視程度不足，所以在檔案管理工作上的制度還不夠完善，管理工作也十分隨意，存在檔案標(biāo)記不嚴(yán)謹(jǐn)、檔案歸檔不規(guī)范、缺少專業(yè)人才等方面的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)斷檔的現(xiàn)象。

2.3 數(shù)字化程度不足

雖然很多高校進(jìn)行了信息化建設(shè)，但對(duì)于圖書館檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)還不到位，出現(xiàn)檔案資料不明確、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換不完整等各種各樣的問(wèn)題，而這些問(wèn)題都直接影響了高校圖書館檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，很多高校當(dāng)中的檔案還是以紙質(zhì)文稿的形式存在。很多時(shí)候用戶無(wú)法直接從網(wǎng)絡(luò)上獲取相應(yīng)的檔案信息，只是提供一個(gè)搜索功能，而沒(méi)有相應(yīng)的文件。這樣的問(wèn)題直接會(huì)讓圖書館檔案數(shù)字化管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)，不利于當(dāng)前圖書館檔案管理的發(fā)展，也不利于為高校中的師生提供更加便捷的查閱服務(wù)，對(duì)高校圖書館未來(lái)的發(fā)展也是有很大影響的，這些問(wèn)題的存在導(dǎo)致當(dāng)前高校的圖書館檔案數(shù)字化管理進(jìn)度被大大拖慢，因而需要積極采取措施來(lái)不斷創(chuàng)新和突破。

2.4 服務(wù)層次比較低

很多高校中的圖書館數(shù)字化還停留在收集和存檔層面上，用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)只能對(duì)檔案進(jìn)行咨詢和閱覽，而當(dāng)前市面上普遍應(yīng)用的云技術(shù)并沒(méi)有在圖書館檔案管理當(dāng)中得到充分體現(xiàn)，這就使得圖書館本身的服務(wù)層次相對(duì)較低。因?yàn)楫?dāng)前所設(shè)置的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并沒(méi)能將其作用充分發(fā)揮，導(dǎo)致高校中的圖書館數(shù)字化相對(duì)來(lái)說(shuō)比較落后，很多圖書館檔案的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)沒(méi)有提供給用戶相互交流的功能，而有一些可以共享的檔案也沒(méi)能及時(shí)對(duì)外進(jìn)行開放，這些都直接影響了圖書館數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，讓圖書館的數(shù)字化建設(shè)還停留在比較低的水平上。

3? 圖書館數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案目錄在整個(gè)檔案管理當(dāng)中扮演著重要角色，是檔案數(shù)字化管理的前提，目錄是檔案信息查詢的重要輔助，目錄能夠讓數(shù)字化檢索變得更加有層次和條理，因而高校在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)首先應(yīng)該創(chuàng)建相關(guān)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。具體來(lái)說(shuō)應(yīng)該在結(jié)合自己高校特點(diǎn)和實(shí)際情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行檢索體系框架創(chuàng)建，并將其按照不同的類別進(jìn)行劃分，比如行政管理檔案、財(cái)務(wù)檔案、工會(huì)檔案以及人事檔案等，以便能夠按照類別進(jìn)行快速查詢和存檔，并且可實(shí)行多級(jí)管理，推動(dòng)圖書館檔案科學(xué)發(fā)展。

3.2 完善檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)

在完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之后，還應(yīng)該對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的每一條進(jìn)行詳細(xì)補(bǔ)充，也就是建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便用戶能夠在點(diǎn)開目錄時(shí)對(duì)檔案全文內(nèi)容進(jìn)行閱覽。在數(shù)字化檔案概念的基礎(chǔ)上，將檔案原文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)和歸檔，是整個(gè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)完善中的核心工作。在進(jìn)行全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，第一步應(yīng)該結(jié)合圖書館發(fā)展的情況和已經(jīng)建立起來(lái)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)現(xiàn)在的檔案進(jìn)行分類別、分層次的細(xì)化歸類工作，這樣所建立起來(lái)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)更有結(jié)構(gòu)，也更有層次感，查詢起來(lái)更加方便;接著，對(duì)于不同類別的檔案要采取不同的處理，比如說(shuō)，高校圖書館當(dāng)中有關(guān)校園類的檔案使用率是比較高的，而且用戶的關(guān)注度比較高，檔案館中存儲(chǔ)的數(shù)量很多，因而在建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候要重點(diǎn)進(jìn)行關(guān)注，豐富校園類檔案的全文讀取模式，以便突出圖書館本身的特色，也能夠有利于建設(shè)出有特色的圖書館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.3 更新數(shù)字化技術(shù)

實(shí)施數(shù)字化檔案管理最終是為了能夠充分利用圖書館檔案，方便更多人，為更多工作提供文獻(xiàn)服務(wù)，因而圖書館應(yīng)該在這方面增強(qiáng)數(shù)字化更新和管理。比如在官網(wǎng)主頁(yè)增設(shè)檔案專欄，將圖書館檔案當(dāng)中可以公開和利用的部分在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行公開，讓人們能夠借助網(wǎng)絡(luò)來(lái)了解圖書館當(dāng)中的檔案資源。同時(shí)，圖書館檔案中還有很多屬于機(jī)密或是重要信息，這些檔案在數(shù)字化過(guò)程中可能會(huì)面臨來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的安全威脅，因而圖書館應(yīng)該在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)以及后期管理維護(hù)的時(shí)候加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)安全的重視，通過(guò)設(shè)置防火墻等措施來(lái)保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免被從外部進(jìn)行篡改或是刪除，影響圖書館檔案的真實(shí)性和完整性。

3.4 不斷提升檔案管理人員自身水平

檔案管理人員在提升素質(zhì)的時(shí)候應(yīng)該注意以下幾個(gè)點(diǎn)：一是，高校應(yīng)該對(duì)檔案管理人員的工作責(zé)任進(jìn)行明確，并且對(duì)管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn)，讓管理人員能夠熟練掌握信息化技術(shù)能夠更加熟練操作相關(guān)的檔案系統(tǒng);二是，不斷更新檔案管理人員的觀念和思維，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理觀念，并且定期為管理人員進(jìn)行考核培訓(xùn)，讓管理人員能夠認(rèn)識(shí)到圖書館檔案管理的重要性。在他們適應(yīng)時(shí)代需求的過(guò)程中，工作人員應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，從而滿足當(dāng)前時(shí)代對(duì)管理人員的要求。同時(shí)，圖書館檔案管理人員還應(yīng)不斷提升在從事檔案工作時(shí)的嚴(yán)肅性，提升在進(jìn)行檔案工作時(shí)的責(zé)任心，對(duì)及時(shí)收集到的檔案材料進(jìn)行整理和歸檔;三是，高校圖書館管理層應(yīng)該加強(qiáng)管理工作的監(jiān)督，從而促進(jìn)圖書管理檔案工作不斷進(jìn)步。

3.5 加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)化檔案補(bǔ)充的管理

雖然數(shù)字化檔案建設(shè)成為當(dāng)前圖書館檔案管理的主流，所有的檔案管理工作都在向著信息化方向發(fā)展，但還是要認(rèn)識(shí)到很多圖書館當(dāng)中的檔案還是紙質(zhì)化的，當(dāng)前紙質(zhì)化的檔案仍然是檔案管理的重要內(nèi)容，紙質(zhì)的檔案本身，其法律效力和權(quán)威性也更高，所以在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中也不能忽視紙質(zhì)化檔案管理，更要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)化檔案補(bǔ)充的重視。雖然數(shù)字化檔案能夠?qū)⒓堎|(zhì)資料直接轉(zhuǎn)換成電子的形式，并將其存儲(chǔ)在電腦這一特定載體當(dāng)中，便捷性非常高，但在讀取的時(shí)候需要有計(jì)算機(jī)的支持才能實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于經(jīng)濟(jì)條件比較落后的地區(qū)來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)設(shè)備的購(gòu)買和更新會(huì)成為一定的障礙和制約，因而需要更加重視紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充管理工作。

4? 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前信息化和數(shù)字化的背景下，高校圖書館的檔案管理工作要想取得突破就必須在數(shù)字化基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，改革檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，結(jié)合當(dāng)前各種先進(jìn)信息化技術(shù)來(lái)實(shí)施相關(guān)的檔案管理方法，不斷提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，從而推動(dòng)高校圖書館檔案管理不斷發(fā)展和進(jìn)步。

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