芻議信息化技術(shù)在基層運(yùn)管系統(tǒng)內(nèi)部控制管理中的應(yīng)用
——以預(yù)算控制和支出控制為例

吳 麗

（長(zhǎng)沙市道路運(yùn)輸管理處，湖南 長(zhǎng)沙 410001）

一、內(nèi)部控制建設(shè)背景

內(nèi)部控制既是行政事業(yè)單位一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，又是一項(xiàng)重要的制度安排，更是單位履行職責(zé)、全面完成各項(xiàng)任務(wù)的重要保障，它對(duì)提高行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)績(jī)效、保障資產(chǎn)安全、強(qiáng)化廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)具有十分重要的意義。

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》自2014年1月1日起正式實(shí)施，該規(guī)范以預(yù)算管理為主線，以資金管控為核心，以科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)，以流程梳理與機(jī)制建設(shè)為重點(diǎn)，通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，實(shí)現(xiàn)對(duì)行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)各種風(fēng)險(xiǎn)的防范和管控。長(zhǎng)沙市道路運(yùn)輸管理處自2016年8月成立，2017年4月正式啟動(dòng)內(nèi)部控制建設(shè)。財(cái)務(wù)科通過(guò)開(kāi)展內(nèi)控培訓(xùn)，實(shí)施全面動(dòng)員；梳理業(yè)務(wù)流程，分析經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；完善相關(guān)制度，規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)；強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理，開(kāi)展全面清理工作等措施，建立健全了該處的內(nèi)部控制制度，提高了內(nèi)部管理水平。

二、內(nèi)部控制建設(shè)中存在的突出問(wèn)題

（一）預(yù)算業(yè)務(wù)控制不準(zhǔn)

實(shí)施全面預(yù)算管理一直是長(zhǎng)沙市道路運(yùn)輸管理處財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)，從其內(nèi)控工作實(shí)施前的情況看，存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

一是各科室在申報(bào)預(yù)算項(xiàng)目時(shí)，金額測(cè)算不準(zhǔn)確，編制質(zhì)量不高，且各科室手工錄入，財(cái)務(wù)科審核匯總需要耗費(fèi)大量人力物力，預(yù)算編制結(jié)果主觀性較強(qiáng)；

二是預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行與支出審核脫節(jié)，即在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，人工審核會(huì)出現(xiàn)漏審預(yù)算指標(biāo)的情況；

三是對(duì)預(yù)算執(zhí)行無(wú)法進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)跟蹤，預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度不均衡，“前松后緊”的現(xiàn)象一直存在；

四是預(yù)算分析能力薄弱，各業(yè)務(wù)科室及單位領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)掌握預(yù)算數(shù)據(jù)分析情況，不利于做出下一階段預(yù)算執(zhí)行決策。

（二）支出業(yè)務(wù)程序節(jié)點(diǎn)不清

根據(jù)該處財(cái)務(wù)制度，支出業(yè)務(wù)需要科室報(bào)賬員經(jīng)辦—科室負(fù)責(zé)人審核—分管領(lǐng)導(dǎo)審核—會(huì)計(jì)初審—財(cái)務(wù)科長(zhǎng)審核—出納報(bào)賬—分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批—處長(zhǎng)審批等程序。由于程序較多，科室報(bào)賬員無(wú)法清晰知道報(bào)銷票據(jù)處于哪個(gè)審批節(jié)點(diǎn)，且票據(jù)保管責(zé)任不清。

三、信息化技術(shù)引入內(nèi)部控制建設(shè)的意義

鑒于上述問(wèn)題，將信息化技術(shù)與該處內(nèi)部控制建設(shè)相結(jié)合已勢(shì)在必行，其主要意義表現(xiàn)在：

一是消除人為控制因素?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及精細(xì)化提出了更高的要求。在實(shí)施經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理信息化過(guò)程中，將相關(guān)管控制度嵌入內(nèi)部控制信息化平臺(tái)，以減少或消除人為因素，確保日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管控的主觀性。

二是實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全方位信息化管控。通過(guò)信息化技術(shù)，將該處經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的預(yù)算流程、支出流程、查詢及分析流程有機(jī)結(jié)合，將預(yù)算管理和支出管理融為一體，提高了數(shù)據(jù)分析和服務(wù)決策等功能的應(yīng)用程度。

三是建立了預(yù)算執(zhí)行監(jiān)管體系。通過(guò)建立預(yù)算申報(bào)、預(yù)算下達(dá)、預(yù)算執(zhí)行控制、跟蹤反饋、分析評(píng)價(jià)的預(yù)算管理和支出管理體系，可以確保預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，提高其執(zhí)行效率。

四、內(nèi)部控制建設(shè)信息化運(yùn)用

2017年3月，該處內(nèi)部控制建設(shè)信息化系統(tǒng)正式投入運(yùn)行。該系統(tǒng)分為七個(gè)模塊，主要包括：

一是費(fèi)用報(bào)銷模塊：費(fèi)用報(bào)銷列表，費(fèi)用報(bào)銷查詢，費(fèi)用報(bào)銷審批，新增費(fèi)用報(bào)銷，審批狀態(tài)系統(tǒng)提醒；

二是資金使用計(jì)劃模塊；資金使用計(jì)劃列表，資金使用計(jì)劃查詢，資金使用計(jì)劃審批，新增資金使用計(jì)劃，審批狀態(tài)系統(tǒng)提醒；

三是財(cái)務(wù)預(yù)算管理模塊：財(cái)務(wù)預(yù)算列表，財(cái)務(wù)預(yù)算記錄查詢，新增財(cái)務(wù)預(yù)算，財(cái)務(wù)預(yù)算審批，審批狀態(tài)系統(tǒng)提醒；

四是報(bào)表管理模塊：費(fèi)用報(bào)銷報(bào)表，資金計(jì)劃報(bào)表，預(yù)算資金管理報(bào)表，部門(mén)項(xiàng)目用款計(jì)劃表，四費(fèi)公開(kāi)報(bào)表；

五是預(yù)警提醒模塊：資金使用提醒，項(xiàng)目進(jìn)度預(yù)警；

六是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理：費(fèi)用類別管理，部門(mén)項(xiàng)目管理，科室項(xiàng)目管理；

七是權(quán)限管理模塊：用戶管理，組織機(jī)構(gòu)管理，角色分配。

該系統(tǒng)具有的主要特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)主要包括：

（一）實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控信息化平臺(tái)與單位OA辦公系統(tǒng)的整合與數(shù)據(jù)連接

OA辦公系統(tǒng)是該處的數(shù)據(jù)中樞，能夠把很多與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的業(yè)務(wù)、流程和環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)在一起，且使用率非常高。內(nèi)控信息化平臺(tái)作為OA平臺(tái)的一部分，可以方便單位人員使用及查詢，達(dá)到真正的協(xié)同管理。

（二）實(shí)現(xiàn)了預(yù)算控制與支出控制的緊密結(jié)合

通過(guò)內(nèi)控信息系統(tǒng)的實(shí)施，來(lái)實(shí)現(xiàn)全處年度預(yù)算項(xiàng)目的監(jiān)管（如從預(yù)算項(xiàng)目審批—資金使用計(jì)劃的申報(bào)與審批—資金使用與報(bào)銷—資金使用計(jì)劃的落實(shí)與提醒—項(xiàng)目進(jìn)度的跟蹤與預(yù)警等全流程信息化監(jiān)管）。此信息系統(tǒng)的實(shí)施不僅提高了該處財(cái)務(wù)工作的效率，還有效提升了該處對(duì)于各科室預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行情況的監(jiān)管能力，通過(guò)提升資金使用效率來(lái)推動(dòng)全處工作的開(kāi)展。

1.設(shè)置角色控制

角色分為報(bào)賬員、科長(zhǎng)、會(huì)計(jì)、出納、財(cái)務(wù)科長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)、分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、處長(zhǎng)，每個(gè)角色均有對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)權(quán)限。角色分配清晰，有效的保障了數(shù)據(jù)的安全性（見(jiàn)圖1）。

2.預(yù)算業(yè)務(wù)控制

（1）預(yù)算編制納入項(xiàng)目庫(kù)管理

科室在申報(bào)時(shí)，必須通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行申報(bào)。新增項(xiàng)目在申報(bào)時(shí)需細(xì)化測(cè)算依據(jù)（如人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)等），且系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行復(fù)核，有文件依據(jù)的項(xiàng)目需將電子文檔上傳系統(tǒng)。分管領(lǐng)導(dǎo)初審、財(cái)務(wù)科長(zhǎng)復(fù)審后，項(xiàng)目自動(dòng)進(jìn)入項(xiàng)目庫(kù)中，并匯總生成預(yù)算編制匯總表（見(jiàn)圖2）。

（2）預(yù)算指標(biāo)自動(dòng)下達(dá)

預(yù)算編制方案經(jīng)處黨委集體研究通過(guò)后，由信息系統(tǒng)自動(dòng)給各科室下達(dá)預(yù)算指標(biāo)，角色為報(bào)賬員和科室負(fù)責(zé)人的使用人可以查詢到本科室的預(yù)算項(xiàng)目；角色為分管領(lǐng)導(dǎo)的使用人可以查詢到分管科室的預(yù)算項(xiàng)目；角色為財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人、分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和處長(zhǎng)的使用人可以查詢到所有的預(yù)算項(xiàng)目。

（3）預(yù)算執(zhí)行動(dòng)態(tài)跟蹤

在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，系統(tǒng)嚴(yán)格按照批復(fù)后的預(yù)算支出執(zhí)行。如支出申請(qǐng)中存在無(wú)預(yù)算或超預(yù)算支出等現(xiàn)象，系統(tǒng)將會(huì)出現(xiàn)提示；如科室月度執(zhí)行情況沒(méi)有按照預(yù)算進(jìn)行，系統(tǒng)會(huì)在首頁(yè)進(jìn)行紅色提示（見(jiàn)圖3）。

（4）服務(wù)業(yè)務(wù)科室，面向領(lǐng)導(dǎo)決策。

該信息系統(tǒng)通過(guò)預(yù)算編制在線申報(bào)、預(yù)算指標(biāo)在線下達(dá)、支出在線審批、預(yù)算執(zhí)行實(shí)時(shí)分析、支出進(jìn)度實(shí)時(shí)查詢等功能，實(shí)時(shí)監(jiān)控單位預(yù)算執(zhí)行情況，確保預(yù)算執(zhí)行效率和資金安全，實(shí)現(xiàn)了科室項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度分析、收支滾動(dòng)分析的一體化管理。月末系統(tǒng)自動(dòng)出具預(yù)算執(zhí)行情況分析表，月初自動(dòng)出具預(yù)算執(zhí)行預(yù)警信息，有利于財(cái)務(wù)科對(duì)支出與預(yù)算不一致的問(wèn)題進(jìn)行歸納總結(jié)，為處領(lǐng)導(dǎo)下一階段預(yù)算執(zhí)行政策的調(diào)整提供依據(jù)（見(jiàn)圖4）。

圖1

圖2

圖3

圖4

圖5

3.支出業(yè)務(wù)控制

科室報(bào)賬員上傳費(fèi)用報(bào)銷錄入單，科室負(fù)責(zé)人初審后財(cái)務(wù)人員（包括會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）在線審核“內(nèi)容是否完整、使用是否準(zhǔn)確、是否符合預(yù)算”。紙質(zhì)票據(jù)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后，出納人員再次審核電子費(fèi)用報(bào)銷單的完整性。報(bào)賬后，支付流程形成閉環(huán)。每一個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)，各個(gè)角色均能查詢。這樣的流程設(shè)計(jì)，讓不相容崗位職責(zé)更加清晰；分崗設(shè)權(quán)和分級(jí)授權(quán)，防止了授權(quán)不當(dāng)、越權(quán)辦事（見(jiàn)圖5）。

通過(guò)兩年的運(yùn)行，該處內(nèi)控制度依托信息化平臺(tái)的管理，減少了人為因素的干預(yù)，提高了單位財(cái)務(wù)工作的效率和財(cái)務(wù)管理水平，確保了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按流程辦事，按制度管理，有效的防范了單位的廉政風(fēng)險(xiǎn)，提高了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的績(jī)效。