新時期基建工程檔案管理工作方法思路探究

肖宗蓮

（甘肅省民航機(jī)場集團(tuán)有限公司， 甘肅 蘭州 730030）

1 基建工程檔案管理的重要性

依照國家相關(guān)規(guī)定，從基建工程立項(xiàng)開始到后期的設(shè)計(jì)以及施工竣工驗(yàn)收形成的文件，都需要依照一定的規(guī)范要求進(jìn)行分類和裝訂，加強(qiáng)基建工程檔案管理顯得非常重要，在一批材料進(jìn)場之后需要仔細(xì)對材料是否符合國家要求進(jìn)行查驗(yàn)，并且收集國家規(guī)范所規(guī)定的合格證，將這些合格證歸檔之后進(jìn)行后期操作，如果一支施工團(tuán)隊(duì)進(jìn)場時需要依照規(guī)定對是否有上崗證進(jìn)行檢查，另外還需要判斷是否購買保險(xiǎn)的憑證，需要依照這些資料進(jìn)行歸納整理。在項(xiàng)目開工時也需要進(jìn)行開工申請，竣工時需要通過這些資料進(jìn)行竣工驗(yàn)收，因此檔案是基建工程項(xiàng)目管理過程中的重要資產(chǎn)，也是保證施工質(zhì)量的重要依據(jù)。一般而言一個基建項(xiàng)目的工期相對較長，尤其是房建工程往往需要3～5年之久。在此過程中會出現(xiàn)大量的資料，需要妥善對這些資料進(jìn)行管理，這也是建設(shè)主體單位需要重點(diǎn)思考的問題。

2 新時期企業(yè)基建工程檔案管理特點(diǎn)

2.1 檔案真實(shí)性、實(shí)時性

在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要嚴(yán)格依照同步原則與工程進(jìn)度相結(jié)合進(jìn)行檔案的同步管理，及時對檔案資料進(jìn)行更新，快速的對檔案的記錄內(nèi)容進(jìn)行完善，有效的將工程的真實(shí)情況反映出來，另外需要保證檔案與建設(shè)施工的內(nèi)容相互吻合，避免出現(xiàn)管理不符合實(shí)際施工等情況。

2.2 實(shí)用性

需要保證檔案的內(nèi)容具有較強(qiáng)的實(shí)用性、準(zhǔn)確性，在施工時，如果施工細(xì)節(jié)缺乏明確性，對保證施工的規(guī)范是非常不利的，甚至還會對施工進(jìn)度產(chǎn)生影響，因此一定要重視加強(qiáng)檔案的實(shí)用性和準(zhǔn)確性。

2.3 整體性

基建檔案管理過程中還需要注意確保完整性，需要依照實(shí)際要求進(jìn)行實(shí)施，檔案內(nèi)容需要將施工的整體過程充分的體現(xiàn)出來，可以對施工環(huán)節(jié)的各個細(xì)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)，有效的展開施工工作。

3 基建工程檔案管理工作中存在的不足與問題

3.1 基建工程檔案管理工作尚未得到足夠重視

當(dāng)前很多企業(yè)在進(jìn)行基建檔案管理方面出現(xiàn)的主要問題在于重建設(shè)、輕檔案，沒有對基建檔案的建設(shè)進(jìn)行重視，造成檔案管理過程中從理念到模式都處于滯后的狀態(tài)，沒有有效的對檔案信息進(jìn)行收集，整理的效率不高，對檔案的查閱和利用產(chǎn)生了一定的影響，導(dǎo)致基建工程檔案管理的水平無法有效提升。與此同時，相關(guān)檔案管理人員思想工作不到位，缺乏工作的主動性和積極性，無法對工作進(jìn)行有效落實(shí)，也對檔案處理的準(zhǔn)確性和及時性產(chǎn)生了一定的影響。檔案管理人員出現(xiàn)流動性較大而且不穩(wěn)定的問題、無法對管理職責(zé)進(jìn)行有效落實(shí)也對檔案管理人員與參建主體之間的交流產(chǎn)生了較大影響。檔案收集時，無法保證檔案的清晰流向，整理效率不高，檔案的整理工作往往滯后于工程實(shí)踐，導(dǎo)致檔案開發(fā)和利用的有序展開產(chǎn)生了影響。

3.2 基建工程檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，專業(yè)能力與綜合素質(zhì)亟待提升

從當(dāng)前基建檔案管理的角度出發(fā)，很多企業(yè)沒有對檔案管理工作進(jìn)行重視，沒有成立相應(yīng)的檔案管理部門，對檔案的處理和安置產(chǎn)生了一定的影響。與此同時缺乏專業(yè)性的人才，在教育和培養(yǎng)方面不到位，沒有認(rèn)識到基建檔案建設(shè)和管理的重要性，在管理過程中出現(xiàn)了建設(shè)與管理脫節(jié)等情況，無法將檔案資源的作用發(fā)揮出來。

3.3 基建工程檔案編制工作被忽視，制約檔案查閱與使用

在基建檔案管理的過程中，檔案編制是確保檔案管理的重要基礎(chǔ)，然而當(dāng)前很多企業(yè)在編制檔案方面缺乏積極性和主動性，沒有科學(xué)的對檔案進(jìn)行分類再裝訂和整理方面隨意性較大，對檔案的查閱和使用也是較為不利的，無法保證檔案的成套性和系統(tǒng)性建設(shè)，導(dǎo)致檔案編制水平被拉低。

3.4 基建工程檔案尚未構(gòu)建完善的管理制度與體系

從基建工程檔案管理的角度出發(fā)需要對管理體系進(jìn)行完善，這也是確保檔案管理是有效展開的基礎(chǔ)。盡管基建工程檔案管理工作逐步開始展開，然而沒有有效的構(gòu)建起完善的規(guī)章制度和系統(tǒng)，尤其是檔案管理是無法有效的對各個細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致檔案材料不完整、歸檔不及時，阻礙了檔案材料價值的發(fā)揮。

4 新時期基建工程檔案管理工作方法思路探究

4.1 構(gòu)建健全的檔案管理制度和體系

在新時期在進(jìn)行檔案管理過程中需要重視加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，需要對檔案管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化和健全，幫助管理人員逐步增強(qiáng)意識，有機(jī)的將檔案管理的思維與項(xiàng)目的規(guī)劃相結(jié)合，全面的對檔案材料的整理、收集、歸納的工作進(jìn)行落實(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作，有效的建立起一套從下而上的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各員工的職責(zé)，這樣才能有效的幫助檔案管理工作的展開。

4.2 在基建工程全過程貫徹檔案管理工作

從檔案管理的角度出發(fā)，需要注意加強(qiáng)工程項(xiàng)目的建設(shè)和檔案管理工作，全方位的對檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行落實(shí)。在項(xiàng)目立項(xiàng)初期需要對檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真考慮，尤其是在前期需要注意認(rèn)真對審查資料進(jìn)行整理和收集，在竣工時需要重視檔案的驗(yàn)收和歸檔，這也是加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)。

4.3 強(qiáng)化人才培養(yǎng)

檔案管理人員的整體素質(zhì)高低，對檔案管理的效率有著直接影響，需要重視加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化學(xué)習(xí)理論，樹立終身學(xué)習(xí)的理念。在學(xué)習(xí)的過程中逐步強(qiáng)化紀(jì)律意識、法律意識、檔案管理意識，還需要有機(jī)的融入自身的想法，將工作經(jīng)驗(yàn)與工作技能相融合，以實(shí)際要求為基礎(chǔ)，不斷提升自身的工作能力和綜合素養(yǎng)，需要重視加強(qiáng)管檔案管理人才的儲備工作，通過培訓(xùn)和進(jìn)修深造等方式，逐步提高人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力，建立起人才團(tuán)隊(duì)，不斷充實(shí)擴(kuò)大管理隊(duì)伍，形成人才管理體系，為檔案管理事業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.4 強(qiáng)化檔案資料質(zhì)量管理

基建管理檔案往往在檔案室當(dāng)中保存，如果原件丟失需要馬上復(fù)原，在入檔前需要依照實(shí)際情況進(jìn)行核查，如果檔案文件在格式和內(nèi)容上出現(xiàn)錯誤，需要立刻修正，需要注意針對一些手寫的檔案資料進(jìn)行質(zhì)量管控，比如說書寫時需要使用碳素墨水等耐久材料，如果手寫部分出現(xiàn)褪色等情況需要馬上填寫，防止由于自己模糊不清，而對檔案的實(shí)用性產(chǎn)生影響，資料用紙一定要保持清潔，確保涂裝完整，加強(qiáng)基建檔案管理工作與檔案內(nèi)容本身的有效性實(shí)用性息息相關(guān)，需要加強(qiáng)質(zhì)量管控工作，保證檔案的質(zhì)量合理，最大限度的確保工程質(zhì)量，對工程進(jìn)度進(jìn)行強(qiáng)化。

4.5 積極的開展檔案管理信息化建設(shè)工作

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，我國信息化建設(shè)水平逐步提高，加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化具有非常重要的意義。21世紀(jì)以來，信息技術(shù)逐步融入到人們生產(chǎn)生活的各個環(huán)節(jié)，需要逐步進(jìn)行信息化與檔案管理的結(jié)合，轉(zhuǎn)變原有檔案管理的思路，引入信息化機(jī)制，加強(qiáng)信息化建設(shè)，首先需要對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行強(qiáng)化，建立起完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案管理系統(tǒng)引入操作系統(tǒng)，并且進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新，及時進(jìn)行軟硬件的完善，逐一解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，與此同時還需要積極組織隊(duì)伍加強(qiáng)檔案管理信息化的培訓(xùn)工作，保證它們能夠有效的使用檔案信息系統(tǒng)。

4.5 重視合理的對檔案管理模式和手段進(jìn)行應(yīng)用

為了加強(qiáng)檔案管理工作，還需要重視合理的對檔案管理模式和手段進(jìn)行應(yīng)用，與基建工程項(xiàng)目的具體情況吻合，遵守管理要求，確保按部就班的進(jìn)行檔案管理工作，具體分析基建工程各個環(huán)節(jié)的特點(diǎn)。如果某一環(huán)節(jié)收集資料方面產(chǎn)生問題，可能會對檔案的完整性產(chǎn)生影響，因此檔案管理部門需要全方位的進(jìn)行檔案的收集工作，加強(qiáng)監(jiān)督和跟蹤，特別需要做好一些培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案歸檔的有效性，重視加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，依照檔案管理流程合理的進(jìn)行檔案的分類、編號、保管等工作，遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，并且注意加強(qiáng)檔案資料的信息化建設(shè)，將一些圖像文字等錄入電子系統(tǒng)，以電子檔案的形式進(jìn)行保存，這樣可以有效的保證檔案的可靠性。

5 結(jié)束語

在新時期一定要重視加強(qiáng)基層文件檔案的管理工作，重視檔案管理的專業(yè)化和信息化，合理的使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，讓檔案管理水平提高，并且加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的素養(yǎng)和技能，這樣才能保證基建工程的檔案管理。