現代人事檔案管理存在的問題及對策探討

中國市政工程華北設計研究總院有限公司 王禹佳

引言

人力資源的管理水平可以通過人事檔案的管理工作體現出來，因此，企業對于人事檔案的管理工作比較重視。在經濟發展迅速的時代，企業將更多的精力以及財力投入到人事檔案管理的工作中，從而提高企業的核心競爭力。

一、人事檔案的概念及其管理的重要意義

為了提高員工工作質量的同時提高員工對于工作的熱愛程度，人力資源專員可以根據人事檔案科學合理的分析員工擅長的領域從而進行人才調配。企業經營過程中，做好人事檔案管理工作可以為企業帶來兩方面的好處。一、人事檔案詳細記錄著員工的各種信息，企業可以通過人事檔案對員工進行全面的了解，包括其綜合素質水平、知識與技能等。且可以據此為員工安排適合其發展的崗位。這樣不僅可以提高員工的工作效率，還在一定程度上提高了企業管理工作的水平。二、保障員工的切身利益。部分員工在整個工作生涯會出現就業、離職等多種問題，這些信息都會在人事檔案中詳細記錄，人事檔案是具有法律效應的文件，可以為員工的切身利益提供可靠的原始憑證。

二、現代人事檔案管理中實際存在的問題

（一）人事檔案管理工作中的不規范現象

現階段，企業在發展過程中對于人事檔案的重視程度不足，同時對人事檔案管理工作的資金投入較少。隨著科學技術的不斷發展，計算機技術廣泛應用到人事檔案的管理工作中，因此，人事檔案管理工作要想取得更好的成績必須要有計算機軟、硬件的支持。通過計算機技術等的使用，人事檔案管理人員可以實現對人事檔案的快速檢索，大大提高管理人員的工作效率以及工作的準確性。然而，大部分企業在開展人事檔案管理工作時由于軟、硬件設施并不完善，人事檔案的取用都依靠管理人員在眾多的紙質檔案中查找，大大增加了工作的難度。同時，大部分企業為了節省檔案儲存的成本，將人事檔案儲存在潮濕的環境中，導致人事檔案受損嚴重，很大程度上影響了管理工作的質量。此外，在人事檔案庫中，管理人員沒有對人事檔案進行科學合理的分類，管理方式也欠妥當，導致人事檔案的調用存在很大的困難，給檔案管理工作帶來很多負面的影響。

（二）人事檔案管理人員能力不足

企業在發展過程中由于人事檔案管理工作沒有為企業帶來直接的經濟收益，導致部分企業對人事檔案管理工作的重視程度不足，從而不去配置專業的人員開展人事檔案管理工作。人事檔案管理工作的體量大并且工作內容復雜，企業只調配較少的工作人員參與管理工作，導致工作效率以及工作的準確度都不高，給人事檔案管理工作的質量帶來不好的影響。有些企業人事檔案管理工作的開展由相關工作經驗欠缺人員進行，甚至是由其他崗位的人員兼任進行，這些工作人員缺少人事檔案管理方面的專業知識，同時也沒有該領域的技術技能，特別是一些兼職人員，他們對檔案管理工作的重視程度不足，缺少嚴謹的工作態度，對待人事檔案不認真，沒有責任意識，嚴重影響了檔案管理工作的整體質量。

（三）人事檔案管理工作的信息化水平不高。

信息技術的日益進步使得各個行業都得到了迅速的發展。人事檔案管理工作中如果合理應用計算機等相關技術可以使管理工作的效率以及質量大大提升，管理人員可以直接在網上檢索查找人事檔案的位置等重要信息。但是，由于企業沒有認識到信息技術在人事檔案管理工作中應用的意義，導致人事檔案管理工作的信息化水平一直止步不前。此外，企業缺少計算機專業技術人員或是操作人員的技術水平較低均使得現代信息化管理設備無法發揮其應有的作用，大大限制了計算機技術在企業中的應用范圍，這也成為了阻礙檔案管理工作效率提升的一大障礙。傳統的人事檔案工作是通過紙質材料進行的，同時人事檔案由管理人員手工進行分類匯總，大部分計算機都處于閑置狀態，不僅造成了資源浪費，且導致企業的建設投入價值降低，嚴重影響到人事檔案管理工作的效果。

（四）流動人員的檔案管理相對滯后

隨著我國市場經濟的深入發展，社會人才資源的配置方式不斷發生變化，使得人才具有比較大的流動性。因此，人事檔案的管理工作就會出現很多的問題，包括檔案破損、丟失以及重新建檔等。此外，各大高校對于生源的擴招導致應屆畢業生數量在不斷增加，使得大學生的就業方向出現了多元化的發展。大學生的就業選擇不僅僅局限于國有企業和事業單位，更多的會選擇私企或者外企工作。私企或者外企在人才選拔中只要求應聘者出示相應的身份證件和學歷證書等，而對人事檔案的關注度很低，這在一定程度上嚴重降低了人事檔案的功能，也降低了人們對人事檔案的重視程度，使更多的企業對于人事檔案的存在不了了之。

三、現代人事檔案管理的完善措施

（一）全面落實責任追究制度

為了提高人事檔案管理工作的質量，企業必須全面落實責任追究制度。首先，企業要根據自身發展的需要制定完善的人事檔案管理規章制度，同時強化責任追究制度。其次，加大對企業人事檔案管理工作的投入力度，增設專門的管理人員，以便將現代人事檔案管理的具體責任全面落實到每一個部門與員工，提高管理人員對檔案工作的重視程度。

檔案管理工作人員可以根據職責內容合理地分配工作，科學的將人事檔案進行歸納分類，避免查找過程中出現檔案混亂問題，同時可以大大節省查找時間。此外，通過管理機制約束管理人員的工作行為，當出現問題時可以實行問責制，避免管理人員之間互相推卸責任。為了保證人事檔案的完整性，企業要設置獨立的人事檔案儲存室，根據人事檔案的具體情況以及企業發展方向合理規劃檔案儲存室的規模，做好人事檔案的防潮防火等工作。

（二）加強現代人事檔案管理的信息化建設

隨著時代的不斷進步以及社會的快速發展，人事檔案管理也開始逐步走向信息化。現階段，我國人事檔案包含的信息量出現上漲的趨勢，為了更好地開展人事檔案管理工作，企業要加強現代人事檔案管理的信息化建設，依靠信息技術建立電子人事檔案。事業單位以及國有企業要提高對人事檔案管理工作的重視程度，在計算機技術的支持下，建立符合企業發展需求的信息化系統，利用先進技術與先進設備將匯總整理好的檔案管理數據信息一并輸入計算機中進行儲存。當需要調用人事檔案時，管理人員可以通過計算機搜索出相關信息并以視頻或者圖片的形式呈現出來，從而提高檔案檢索的效率以及檔案管理工作的質量，使電子檔案與紙質檔案同時發揮出各自的優勢。此外，檔案管理人員要不斷地對工作方法進行創新，充分發揮計算機等網絡技術在管理工作中的巨大作用，在進行檔案保密的同時實現信息共享。

（三）加強企業對現代人事檔案管理隊伍的建設

人事檔案的管理是企業必須承擔的責任和義務。企業通過合理開展人事檔案管理工作，不僅可以提高員工的整體素質，還可在一定程度上為企業增加經濟效益。為了使企業人事檔案管理工作能夠順利地開展，組建一支專業能力強、責任心強以及職業素養高的管理隊伍是重中之重。此外，為了切實提高檔案管理人員的整體素質，在經濟能力允許的情況下，企業應給檔案管理人員提供更多的學習培訓機會。

（四）進一步推動人檔分離機制的優化，完善人事代理程序

在人事代理工作中，人檔分離能夠有效促進人力資源的流動，提高人力資源的配置效率。人才服務中心在人檔分離機制建設與完善過程中，人事檔案部門和人事管理部門應建立嚴格的管理制度，提高檔案管理意識，加強檔案相關法律法規的宣傳與講解，利用現代化管理制度搞好人事檔案的管理；明確人事代理期間的工作內容，要求個人或者企事業單位定期將變動信息歸入到人事檔案，并適當補充材料，提高人事檔案管理的靈活性與有效性；簡化人事代理流程，根據個人以及企事業單位的需求靈活調整檔案管理機制；針對個人則積極推進人才交流、職業能力評估、就業指導等服務，將人事檔案與個人發展相結合，提高人力資源管理水平。

四、結束語

綜上所述，隨著科學技術的發展以及企業經營模式的不斷調整，傳統的人事檔案管理模式已經不能滿足時代發展的需求。人力資源管理人員要按照人事檔案的綜合資料對人才進行選拔，提高檔案的準確性與全面性，推動企業綜合發展。企業要不斷地完善人事檔案管理規章制度，建立健全專業的人事檔案管理工作者隊伍，并結合互聯網的優勢，搭建符合企業發展的人事檔案信息化平臺，在提高人事檔案管理工作水平的同時進一步推動企業穩健快速的發展。