以服務為中心提升醫院檔案利用效果的途徑

寶雞市人民醫院 吳斕

前言：醫院是治療和護理病人的服務型機構，近年來，醫院的檔案管理與檔案利用問題不斷被人們所熱議。在醫院，處處都有檔案管理的影子，醫院的檔案管理和檔案利用效果的高低影響著醫院的管理水平和工作效率，醫院檔案管理的手段如果不順應歷史的變革發生變化，就難以發揮醫院檔案管理的最大功效。新時期，對于如何以服務為中心提升醫院檔案利用效果是人們所需要探討的一個重要話題。基于此，對以服務為中心提升醫院檔案利用效果的途徑的探究勢在必行。

一、以服務為中心提升醫院檔案利用效果的重要性

檔案是一種信息資源，是對組織進行生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄的一項基礎性工作，檔案管理是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，是一種無形的資產〔1〕。檔案詳細真實地記錄著各種業務往來，是一個龐大的資料庫。有效的檔案管理可以為人們的管理和決策提供各種數據，具有一定的參考作用，是決策制訂的參謀和幫手，在組織管理的各個方面發揮著重要的作用。

醫院檔案中包含著重要的信息，在醫院的日常工作中，時時刻刻都離不開檔案的利用與管理，日常工作中，人們需要對病人的病情和醫生的診治情況進行記錄歸檔，還需要對醫院內部的人事變動、醫院的各類基建進行歸檔和記錄，這一切一切都是醫院維持正常運轉的工作基礎，包含著重要的信息，是醫院生產經營和管理的重要依據，是醫院經營和發展過程中的寶貴財富。醫院的工作性質要求其必須保持高效優質的運轉。所以，在醫院的日常工作中，以服務為中心提升醫院檔案的利用效果對醫院管理者及工作人員乃至對整個社會來說都極為重要。由此可見，檔案的利用與管理在醫院的整體管理中占據著重要的地位，是醫院管理的重要組成部分，以服務為中心提升醫院檔案利用效果對醫院的整體運營管理至關重要〔2〕。

二、以服務為中心提升醫院檔案利用效果的途徑

（一）更新檔案管理觀念，加強對醫院檔案管理的重要性認識

醫院要實現以服務為中心提升醫院檔案利用的效果，首先第一點就是要更新醫院相關人員的檔案管理觀念，改變固有思維，建立起符合新時代的思維方式，與時俱進。加強對醫院檔案管理的重要性認識，重視檔案管理工作對醫院的作用，向員工廣泛普及檔案管理的知識和價值，增進員工對檔案的認識和利用，加強醫院的檔案收集與整理工作，提高醫院檔案管理工作的有效性，尋求醫院利益的最大化。

（二）增強檔案管理人員自身素質

檔案管理人員的自身素質是影響醫院檔案利用效果的重要因素，要實現以服務為中心提升醫院檔案利用的效果，相關部門應有意識、有計劃、有目標地增強檔案管理人員的自身素質，要鼓勵檔案管理人員“走出去”，多多看看現代社會的變化，提升檔案管理人員的專業水平，要聘請專業的、經驗豐富的檔案管理人員對本部門的檔案管理人員進行培訓，讓實踐與理論充分的結合，增強檔案管理人員的自身素質，引進專業的、經過系統學習的檔案管理專業人員，加強檔案管理人員的事業心、責任感〔3〕。

（三）健全檔案管理制度，完善管理體系

新時代醫院要實現以服務為中心提升醫院檔案利用的效果，就要注意健全醫院的檔案管理制度，完善管理體系。各相關人員要嚴格地按照檔案管理制度進行檔案管理工作，確保其檔案的真實性、安全性和完整性，要加強對檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案保管實行全過程管理，由檔案管理人員統一協調負責，保證管理工作的連續性。各部門要明確分工，確認在檔案的形成和管理方面的職責，要形成全面的、嚴格的檔案管理網絡。另外，還要建立健全檔案管理的檢查審核制度和查閱制度，定期對檔案管理工作進行檢查，確認檔案管理工作的完整性和準確性，對檔案的查閱要經過相關負責人的審批，防止隨意對檔案查閱。

（四）拓展醫院檔案管理的歸檔范圍

要實現以服務為中心提升醫院檔案利用的效果，就要注意拓展醫院檔案管理的歸檔范圍，對與歸檔文件有聯系的或有保存價值的文件都應隨時歸檔。在實際的檔案管理中，不僅要對醫院的人事行政類、基建黨務類、教學研究類、會計檔案類的檔案進行歸檔，還要注意對醫院的設備檔案、聲像檔案、實物檔案進行歸檔。另外，還要注重對科室自存的檔案進行歸檔，除病案外還包括門診病歷和各種檢查的申請單、報告單、登記本以及病理切片、照片、圖紙、X光片、CT 片的檔案〔4〕。

（五）加強對檔案管理工作的考核，健全檔案管理評估辦法

要實現以服務為中心提升醫院檔案利用的效果，相關部門要加強對醫院檔案管理工作的考核，健全醫院對于檔案管理的評估辦法。要針對企業內各部門的不同崗位及職責進行分類考核，發揮考核對員工的評估和激勵作用。醫院要通過廣泛宣傳及個別談話等方法，讓員工對檔案管理的考核和評估的方法進行了解，讓其認識到檔案管理的重要性。考核標準要全面，要保證重要的評價指標沒有遺漏，標準應盡可能量化，不能量化的要細化，讓職工相信檔案管理考核的公正性和可行性。

（六）進行檔案管理信息化的建設

信息化這個主題在信息技術發展之初就一直被人們所提出，并不斷地為之進行實踐研究。在信息技術高速發展的今天，人們無時無刻不在享受著信息技術帶給我們的便利，人們能夠搜索到巨大的信息量，能夠擁有多樣化的傳播方式和傳播途徑，為檔案管理的信息化建設和發展奠定了一定的基礎。新時代醫院要實現以服務為中心提升醫院檔案利用的效果，就要對醫院的檔案管理進行信息化的建設，加強資金的投入力度，優化醫院檔案管理工作的軟硬件環境，為檔案管理的信息化建設配置一定的人力資源和物力資源的投入，配置一定的軟硬件資源及網絡資源，對相關的檔案管理人員進行相關的互聯網技術培訓和檔案管理的信息化建設培訓，保證信息化檔案管理的正常運行，提高醫院檔案管理工作的實效性〔5〕。

（七）建立完善的電子檔案管理平臺

新時代醫院要實現以服務為中心提升醫院檔案利用的效果，要致力于建立完善的電子檔案管理平臺，加大檔案管理工作的科技含量。醫院檔案記載著醫院的所有重要信息，是確保醫院信息安全的重要工作，醫院的有關負責人應充分認識這一點，利用移動化聯網技術可以在一定程度上提升電子檔案管理的實效性和安全性。在醫院具體的實踐過程中，可以建立針對醫院的檔案管理工作內容，有針對性地建立一個電子檔案管理平臺，利用網絡平臺電子檔案的內容，提高檔案調取的便捷性和高效性〔6〕。

結論：綜上所述，醫院相關領導一定要重視提升醫院檔案的利用效果，更新檔案管理觀念，加強對醫院檔案管理的重要性認識，增強檔案管理人員自身素質，健全檔案管理制度，完善管理體系，拓展醫院檔案管理的歸檔范圍，建立完善的電子檔案管理平臺，進行檔案管理信息化的建設，真正的實現以服務為中心提升醫院檔案的利用效果，為醫院、人民乃至社會做出貢獻。