檔案管理系統(E6)在石油化工企業檔案管理中的具體應用①

摘 ?要：隨著科學技術的快速發展，在檔案管理中逐漸應用數字化管理模式，檔案管理系統（E6）的使用，標志著檔案管理逐漸向著科學化和信息化發展。本文主要分析傳統檔案管理中存在的問題，并概括檔案管理系統（E6）簡介和優勢，分析探究其在石油化工企業檔案管理中的具體應用。

關鍵詞：檔案管理系統;石油化工企業;檔案管理

引言

對于一個企業來說，檔案是企業的技術、科研結構和生產活動的記錄，檔案管理屬于一項基礎性的工作，成為企業發展過程中的無形資產，對于企業的管理有著重要的作用。以往，檔案都是以紙質的形式存在。隨著社會的快速發展，紙質檔案出現保存時間短、查詢不方便等問題。特別是對于石油化工企業來說，企業規模較大，檔案資料多且復雜，需要及時整理、定期維護。在信息技術快速發展的背景下，將信息技術結合檔案管理，實現石油化工企業檔案管理系統的升級，檔案管理系統（E6）的應用讓檔案管理工作順利開展。

一、傳統檔案管理存在的問題

（一）檔案管理缺乏安全性

對于石油化工企業來說，僅僅采用電腦實現數據處理和信息共享已經無法滿足企業檔案管理的需求。而且傳統檔案管理缺乏安全性，根據相關研究發現，將近有五分之四的資料泄露主要是由于企業內部出現文檔缺失和被盜的情況，導致檔案管理存在安全性問題。

（二）檔案資料利用率較低

石油化工企業的檔案管理具有記錄功能，一些檔案資料成為生產工作中的有效材料。比如，石油勘探施工的資料，記錄了詳細的施工過程和使用的工藝技術，能夠對施工的優劣進行判斷。但是石油化工企業卻沒有有效利用這些資料。另外，檔案管理部門由于一些因素將一些年代久遠的資料銷毀，因此出現了資料遺留的問題。

（三）檔案信息處理效率較低

一般檔案管理工作中的檔案數量較多，而且在進行檔案錄入的過程中，很難對其進行分類。假如檔案在錄入之后出現問題，就會影響處理的效率，甚至會出現差錯。由于缺乏統一的工作交流平臺，企業內部進行溝通時只是口頭交流或者軟件交流，不利于檔案信息的發放。

二、檔案管理系統（E6）簡介和優勢

（一）工作原理

檔案管理系統（E6）是較為先進的資料管理系統，是將國外先進技術模型、文檔管理系統和我國知識庫管理系統融合起來產生的一種具有功能性和操作性的管理系統，能夠實現文件管理、檔案建設、OCR識別、全文檢索、在線預覽、權限控制、文檔借閱、操作日志和手機登陸等功能，對檔案資源進行上傳、掃描、借閱、送審、刪除和歸檔。

（二）優勢

（1）實現檔案信息的快速錄入和查找

石油化工企業規模較大，其中信息多樣化和復雜化，在進行錄入的過程中存在一定的困難，錄入效率低下。而使用E6系統，能夠有效提升錄入和查找的效率，解決歸檔難的問題。只需要各個部門將其部門信息、檔案錄入到系統中即可，管理人員和企業領導人員通過網絡，就可以查看企業的員工信息和運營信息等。

（2）有效節省人力和財力的投入

傳統紙張檔案在管理過程中出現問題，就需要進行拆卷維護。例如企業中出現部門人員調動，需要查找該員工的檔案信息，并在修改之后進行重新歸檔，需要耗費大量的紙張，無形之中增加成本投入。而在應用E6系統之后，能夠實現關鍵字、部門或者員工名字等方式查找，快速找到該員工的信息，有效節省人力和財力。

（3）提升檔案資料的保密性

傳統檔案管理的過程中，要想查詢某位員工的信息，管理人員會將該員工的全部信息取出來，這樣將暴露該員工的信息;要想查詢企業的收入情況，也會暴露支出、稅負等信息，無法實現檔案信息管理的保密性。而應用E6系統之后，管理人員需要登錄權限，調取所需要的部分信息，其余信息取法查到，這樣在很大程度上提升了檔案資料的保密性。

三、檔案管理系統（E6）在石油化工企業檔案管理中的具體應用

（一）企業基本材料中的應用

一般石油化工企業的基本檔案信息包括工藝技術、工藝圖紙，設計圖紙、技術更新記錄、儲運系統、電器系統、儀表自動化系統、總體規劃圖紙、通訊系統圖紙、系統管網圖紙、供排水系統圖紙等資料，還包括石油開采竣工材料等。采用檔案管理系統（E6）能實現檔案資料在線錄入和離線客戶端錄入。在線錄入要求必須連接石油化工企業內部局域網，實現身份認證Ukey，這樣不需要反復進行數據導入，并且在錄入過程中需要進行身份認證，有效保證檔案信息的安全性，而且企業員工較多，還能實現多人多線同時上傳，有效節省信息上傳的時間。離線錄入要求計算機中安裝有Excel和ERMS的離線客戶端，這樣直接登錄就可以實現信息的錄入，但是需要多次導入和導出數據。另外，管理人員在進行檔案信息上傳的過程中，可以在編制Excel導入表格的過程中，在電子文件關聯項進行文件關聯路徑的設置，這樣能夠實現電腦自動將導入表導入到離線的EMRS客戶端中，不需要反復上傳。

（二）企業員工信息中的應用

對于石油化工企業來說，工作人員數量較多，而且每個部門的工作都不一樣，進行員工檔案信息管理存在一定難度。應用檔案管理系統（E6），能夠按照員工姓名姓氏的首字母或者筆畫進行排序，根據員工的不同部門進行部門管理排序，在進行排序時候可以實現總表、臺賬的動態化管理。

（三）企業經營材料中的應用

在石油化工企業生產經營過程中，包括有機化工生產、高分子化工生產等過程中，其中使用的工藝技術，生產量和出現的問題都需要進行全面的記錄，進而保存到企業檔案管理中。應用檔案管理系統（E6）能夠將詳細的信息，包括名稱、生產管理人員、生產時間、生產數量等情況進行詳細的記錄，在技術升級改進時可以隨時查看這些資料，分析其中存在的問題。

總結

總而言之，將檔案管理系統（E6）應用到石油化工企業中，能夠有效提升企業檔案管理的效率，保證檔案信息的安全性，實現快速錄入和查找，節省人力的同時還有有效節省財力，促進石油化工企業向著信息化和自動化方向發展。

參考文獻

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[3] ?賈春玲.淺談檔案管理工作的重要性[J].蘭臺世界，2015（S3）：18-19.

作者簡介：李麗， 1972年7月30日生，女，漢族，甘肅省涇川縣人，大學本科，館員，畢業于西安交通大學工程建筑專業，研究方向：檔案管理。