科技檔案管理淺論

郭茵茵

【摘要】人類在進(jìn)步，時(shí)代在發(fā)展，科技檔案在推動(dòng)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展中所起到的推動(dòng)作用和做出的貢獻(xiàn)是毋庸置疑的。越來(lái)越被人們認(rèn)識(shí)和認(rèn)知的科技檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，其所擔(dān)負(fù)的不僅僅是管理文件、資料、圖件、情報(bào)檢索等職責(zé)，而且肩負(fù)著信息載體或特殊媒體的使命和重任。

【關(guān)鍵詞】科技檔案 ?問題 ?提升建議

一、科技檔案的概念

科技檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、基建、科研等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、文字錄像等科技文件，是企業(yè)檔案管理的重要組成部分。科技檔案的種類較多，如工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、自然科學(xué)研究檔案、測(cè)繪檔案等。科技檔案具有知識(shí)儲(chǔ)備功能、依據(jù)憑證功能，情報(bào)功能、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能。

二、科技檔案管理的意義

科技檔案作為科學(xué)技術(shù)信息的載體，可以起到促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的作用。國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，采用一定的新技術(shù)要和本國(guó)的資源情況、工業(yè)水平、原材料、社會(huì)的傳統(tǒng)和文化水平相適應(yīng)，這就需要多種門類的科技檔案共同發(fā)揮作用。一個(gè)企業(yè)或事業(yè)單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)決策，除了要充分了解國(guó)內(nèi)外的技術(shù)水平和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)外，更要注意分析研究自己的技術(shù)力量和技術(shù)水平、設(shè)備條件、原材料的供應(yīng)和信息掌握的多少等，這就需要充分利用本單位的各種科技檔案。科技檔案作用的發(fā)揮帶有全面性、綜合性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)。在設(shè)計(jì)工作中提高圖紙復(fù)用率為科技檔案成批成套發(fā)揮作用開辟了新的前景。在現(xiàn)代化生產(chǎn)的科學(xué)管理、設(shè)備改造和技術(shù)市場(chǎng)興起后的科技交流以及科學(xué)技術(shù)史的系統(tǒng)研究中，科技檔案可以提供系統(tǒng)的科學(xué)數(shù)據(jù)和依據(jù)。

三、科技檔案管理面臨的主要問題

一是科技檔案管理系統(tǒng)不成熟。當(dāng)前科技檔案管理中沒有對(duì)歸檔后的操作流程進(jìn)行詳細(xì)記錄，相關(guān)問題的解決進(jìn)度也無(wú)法詳細(xì)記載。當(dāng)新舊員工交接工作時(shí)，這些歷史遺留問題會(huì)因各種特殊原因而得不到及時(shí)處理，拖延時(shí)間較久，會(huì)對(duì)后來(lái)接續(xù)工作的人員在處理相關(guān)問題時(shí)產(chǎn)生較大阻力。檔案歸檔會(huì)涉及很多細(xì)致龐雜的工作內(nèi)容，需要檔案管理者花費(fèi)大量精力對(duì)相關(guān)資料的信息進(jìn)行處理。隨著時(shí)間的不斷累計(jì)，檔案數(shù)量會(huì)變得非常龐大，需要記錄的信息會(huì)越來(lái)越多，工作量也隨之增大。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)在功能設(shè)計(jì)方面還不夠全面，設(shè)計(jì)理念也不夠成熟，會(huì)對(duì)歸檔工作造成很大困擾，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，使管理效率大幅降低。檔案管理在處理特殊情況時(shí)，往往面對(duì)的都是龐大的信息量，在查找與核對(duì)不確定的信息時(shí)無(wú)異于大海撈針。因此，要根據(jù)實(shí)際情況，不斷對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和升級(jí)，使操作能夠更人性化，信息收集和錄入能夠更加準(zhǔn)確，幫助檔案管理員能夠快速完成檔案管理工作。

二是科技檔案管理觀念陳舊。一些檔案管理者仍然以為管理檔案就是把資料分門別類裝訂成冊(cè)、上架、入庫(kù)入柜了事，沒有真正樹立起檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心服務(wù)的思想觀念，更沒有樹立起科技檔案既是企業(yè)技術(shù)資源、技術(shù)實(shí)力的儲(chǔ)備也是生產(chǎn)力的時(shí)代觀念和理念。甚至仍舊以為檔案就是鎖在柜子里的資料，使得原本可以成為活檔案、活資源的東西卻死氣沉沉地躺在柜子里發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。尤其是有些科研成果早已經(jīng)在過(guò)去的實(shí)踐里應(yīng)用且相當(dāng)成熟了，但是沒有及時(shí)被檢索、調(diào)用，直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時(shí)應(yīng)用到現(xiàn)有的實(shí)踐中去。當(dāng)遇到相近、相似的工程疑難和問題時(shí)卻還在做重復(fù)研究和試驗(yàn)工作，造成浪費(fèi)。

三是科技檔案管理缺乏專職人員。很多企業(yè)為了節(jié)省成本，不得不在企業(yè)內(nèi)部采取全面深化改革措施。裁員成為企業(yè)改革中通常的做法，而其中一些非必要部門，如檔案部門往往首當(dāng)其沖，各大企業(yè)裁員大軍中，專職檔案工作人員最先被大量裁員精簡(jiǎn)。因此企業(yè)檔案管理人員通常情況下由本單位的辦公室文案人員或者后勤人員進(jìn)行兼職，由于其本身工作就很繁瑣，加之沒有接受過(guò)檔案管理方面的專業(yè)訓(xùn)練，在面對(duì)科技檔案的具體工作時(shí)，常常顯得力不從心，只能對(duì)日常文件資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集整理工作，很難應(yīng)對(duì)科技檔案信息的精細(xì)化工作。

四、提升科技檔案管理水平的建議

一是創(chuàng)新科技檔案管理思想觀念。檔案部門在一家企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，其思想觀念一定程度上影響著企業(yè)對(duì)未來(lái)市場(chǎng)的判斷與決策。因此檔案部門一定要具備高瞻遠(yuǎn)矚的創(chuàng)新型思維，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念。要有組織有規(guī)劃、有條不紊地進(jìn)行科技檔案信息化建設(shè)。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)也納入年度財(cái)務(wù)預(yù)算的范圍，適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)投入，配置高性能電腦、同時(shí)激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼像機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備。

二是改進(jìn)科技檔案管理系統(tǒng)。檔案管理既是傳統(tǒng)管理也是現(xiàn)代管理，只有不斷創(chuàng)新才能使檔案管理走出難被重視的現(xiàn)狀和尷尬境地，成為企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的有力技術(shù)支撐。加大企業(yè)投入，改變檔案管理現(xiàn)狀資金投入、設(shè)備更新，同事面向市場(chǎng)面向社會(huì)，檔案管理在服務(wù)企業(yè)、服務(wù)市場(chǎng)和社會(huì)中應(yīng)該有新思維、新舉措，不斷改進(jìn)科技檔案管理系統(tǒng)。

三是高度重視科技檔案管理人才隊(duì)伍。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)必須結(jié)合當(dāng)下時(shí)代的最新科技才能使現(xiàn)在的管理更加靈活，更加方便，更加實(shí)用。這就需要專人人才隊(duì)伍來(lái)從事科技檔案管理工作。人才已經(jīng)成為科技檔案是否能進(jìn)行信息化的重要推動(dòng)力。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科技化提升，需要實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的自動(dòng)化、電子文檔存儲(chǔ)的工藝化、開發(fā)管理的智能化，顯然讓管理檔案的種類分化為兩個(gè)不同的類型，即電子類檔案和紙制類檔案。因此定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)力度，提高他們操作計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的熟練度，確保我們天天跟文檔打交道的工作人員必須使自己具備相關(guān)業(yè)務(wù)能力。只有建立一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍，才能有效地實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的信息化，才能有效地解決科技檔案管理面臨的問題。

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