關于對辦公室公文精益化管理的思考

畢妍

【摘要】在公文精益化管理理念逐漸普及的大環境下，辦公室中公文管理水平得到了一定的提升。本文通過對常見的辦公室公文管理問題進行深刻剖析，研究改進思路、提出解決措施，積極將辦公室的公文運作處理能力發揮到最佳狀態，圍繞安全、準確、及時、保密的原則，進一步實現辦公室公文管理的精益化。

【關鍵詞】辦公室 ?精益化管理 ?公文處理

公文又稱文件，指的是公文文書。在國家政府機關、企業、社會組織的工作和管理中制定的文書。由于辦公室的工作復雜瑣碎，稍微馬虎就會導致一些問題的出現。雖然當今辦公室公文管理水平已經逐漸提升，但其中仍然存在著些許不足。因此，要求工作人員積極改進工作思路，促進公文管理的精益化與規范化。

一、辦公室公文管理中存在的問題

首先，文件接收登記分類模糊。文件接收是指按時接收外部送到公司或者機關單位的公務文件，其中包含資料、文件、信函、電報等。辦公室在接收涉密公文、一般公文時沒有按照類型和文件的重要程度進行細致化分類，這為之后的管理工作造成阻礙。其次，缺乏公文的傳閱管理。公文的傳閱是企業或者單位文秘部依據領導審批的傳閱意見，第一時間將接收到的公文或者其他資料提供給相關部門工作人員和負責人進行查閱辦理工作。公文的傳閱記錄缺失會使公文的行蹤不明、閱覽速度受限，出現公文積壓、丟失文件等問題。最后，公文的交接過程不清晰。在公文歸檔工作中，不需歸檔與應歸檔公文的區別不夠清晰，致使工作效率下降。

二、辦公室公文管理的精益化管理策略

（一）規范文件接收登記管理

按照部門辦公室的職責，進行清晰分類精益化管理。第一，對于政府類涉密公文，應進行單獨的分類登記保存。同時，涉密文件的登記、接受工作需要依照《國家行政機關公文處理辦法》、《中國共產黨機關公文處理條例》等法律規章進行。對于涉密文件需要及時進行單獨登記，依照文件之間的關系、保存價值、特征分類登記，確保涉密公文信息的完整性、安全性。比如，省局的公文需要區別于一般的涉密公文和一般公文，單獨收發、登記、保存。第二，紙質類型的公文需要單獨存放。同時需要依照相關規定進行單位或者公司紙質文件的編號、登記、蓋章、發送、保管操作。紙質公文登記應依照登記表做到詳細記錄，確保文件的科學分類與合理保存。其三，對外來郵件的登記。辦公室在收到外來郵件時，應立即拆封，按照具體標準在登記表中記載編號、名稱。其中涉密類文件要單獨存放，將該文件提送至部門主管進行擬辦，供領導批示，依照領導的指示意見送到相應的部門辦理，同時在公文登記表中詳細記錄。注意應及時收回傳閱的文件，并仔細存放。

（二）創建文件傳閱登記表

公文傳閱登記表可以有助于對公文的實時登記追蹤，以免出現公文積壓或者丟失的現象。辦公室需要依照流程對各種類型的文件進行登記。比如，利用傳閱登記表，對登記文件的編號、接收人、送閱單位、接受時間、備注、退回時間等數據進行及時的跟蹤登記，避免造成公文的積壓、泄密、丟失等問題，還可以在問題出現之后利用傳閱登記表找尋責任承擔人。另外，辦公室人員需要具有文件保密意識，以及警惕心理。比如，在公文的歸檔、保存、調取、登記、查閱等流程中，嚴格按照相關管理制度執行操作，確保涉密公文的安全。

（三）強化公文交接登記管理

其一，需要將不歸檔與歸檔的案卷詳細區分，將歸檔的文件交由檔案管理員處理。其二，交接的文件名稱目錄需要一式三份，檔案盒中放置一份，接受部門和移交部門手里各一份，另附《移交備考表》，其中將移交人、交接時間、接收人等信息詳細記錄。其三，目前先進的檔案管理軟件可以幫助工作人員提升檔案的管理效率，是辦公室中普遍應用的管理方法。在文件的交接中，雙方需要仔細檢查文件的情況、案卷中文件的數量，判斷是否與移交目錄中文件的數量相一致。其四，公文交接工作需要嚴格辦理，符合條件的文件在辦理移交時，雙方各執移交目錄一份，在檢查核實無誤之后方可登記簽字，其中辦公室的公文交接需要半年之內做到紙質公文與OA公文交接一次。

（四）升級公文流轉監督管理

工作人員需要強化公文流轉的督查辦理能力，提升辦公的效率。比如，一般要求重要公文流轉時限為1日、復雜公文或者多部門相關的公文做到3日之內完成。同時需要將公文信息及時記錄，依照要求在處理表上注明處理的期限。同時公文的管理單位應當按照公文辦理要求的重要程度，加以詢問處理，積極監督有關部門及時進行公文流轉操作。防止因職責不清晰造成無人管理的現象。另外，需要履行督辦職責。比如，創建公文催辦制度，在一般情況下15個工作日內進行一次，遇到重大事項需要立即督辦通報，從而提升公文的流轉速率，改進工作效率，提升管理水平。

（五）做好文件歸檔管理

工作人員在接受發送文件時注意做好文件的歸檔、保密工作。辦公司管理人員需要及時將傳閱后和完成辦理的企業、政府文件，進行分類、整理、歸檔。其中涉密文件需要獨立存至文件保險柜內，以保障文件的安全性和完整性，還可以于次年的3月末之前將文件移送至檔案室。

三、結論

在現代社會職位分工的不斷精細和專業條件下，精益化管理的工作方式已經來臨。因此，要求工作人員需要充分將精益化管理理念與辦公室公文管理相結合，積極將辦公室由粗放化管理轉為精益化管理，將公文處理做到精益求精，實現辦公室服務效率與工作質量的雙重提升。

參考文獻：

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